如何在现代企业管理中发挥办公室工作的积极作用_办公室作用发挥方面
时间：2019-04-15 03:16:40 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘 要】在现代企业管理部门中，办公室的主要职能是服务上级领导，统筹各级部门工作，从事着办文、办事、办会的工作。办公室工作对企业管理水平升级起着至关重要的作用。 【关键词】现代企业管理；办公室；作用
一、办公室工作在现代企业管理中的重要作用
随着现代企业改革的进一步深入和新的管理体制的建立，企业管理必须按照现代企业制度管理的要求全面加强，各级管理部门也必须随之转变职能。办公室是现代企业各个部门紧密结合的纽带，一方面向各级管理部门传递信息，另一方面还要将上级领导的管理思路和指示转换为管理行为贯彻实施下去，甚至直接参与到管理工作中。
办公室作为现代企业的一个综合性科室，既发挥承上启下、上传下达、联系内外的桥梁作用，又是展示现代企业形象的窗口，同时还是维护现代企业正常运转的后勤保障，可谓是事情繁杂，责任重大。办公室执行力强否，间接或直接影响着上级领导决策的贯彻落实，关系到办公室执政力的发挥，进而影响着现代企业科学发展。这就迫使办公室部门在当前新形势、新挑战面前，与时俱进，开拓创新，提高自身整体综合素质，严格要求，转变岗位职能，热情服务，服务基层，切实提高执行力，为现代企业工作大局服务，促进现代企业发展。
二、如何在现代企业管理中发挥办公室工作的积极作用
1.把握政策，提高业务能力。
保持坚强的政策性，是办公室执行力的根本保障。提高办公室执行力，关键是要重视理论修养和作风修养，树立服务大局的思想。办公室人员心中要有“一盘棋”的全局观念与意识，不能仅仅因个人喜好、一些部门利益、眼前或经济利益而忽视全局或整体利益、长远利益。面对激烈的企业竞争，办公室必须坚持学习，准确理解和把握上级意图，深刻领会各项政策实质，富于创新，勇于贯彻落实，探索上级指示转化为观察问题、解决实际问题的有效方法，充分发挥好为领导决策服务的参谋和助手作用。必须提高办公室业务水平，提高决策参谋和执行能力。办公室人员必须勤奋学习，终身学习，广纳众长。办公室人员必须学有所长，并且要把学习与办公室工作实践有机结合起来，提高决策参谋、协调和执行能力。坚持广泛调研，把下级、同级等各部门的意见和建议综合起来，深入分析，及时向上级提供有参考价值的信息和参考意见，充分发挥办公室的信息综合作用；对领导的指示要积极开动脑筋，力求周全，周密部署，做到与上级“合拍共振”；重点做好服务大家工作，促进企业管理各项工作能够顺利开展。
2. 增强敬业精神，深化服务。
爱岗敬业精神是提高办公室执行力的重要前提。对事业缺乏热情，工作就没有动力源泉。办公室工作琐事多，难事多，急事多，因此要求办公室工作人员必须具有良好的敬业精神和强烈的事业心，增强全心全意为企业管理服务的意识。正确认识本职工作，兢兢业业，一丝不苟，时刻保持饱满的工作热情和干劲。
同时办公室要在全企业中做好表率作用。做勤奋学习、团结协作、统筹协调、作风过硬的表率。努力构建一个学习型科室，增强办公室工作人员处理各种问题的能力。生活上相互关心帮助，工作中相互团结支持，在温馨和谐的环境中迎接各种挑战。做好企业各项工作的统筹协调。发扬勤勤恳恳、雷厉风行、求真务实的作风，不敷衍推诿，树立全企业各部门的榜样，树好服务窗口形象。建立高效的工作运行管理机制，提高企业办公室执行力。根据各项工作的不同特点，科学界定和认真细化企业办公室每位工作人员的职责。构建办公室岗位目标管理和责任追究制度，建立合理的绩效考核评价体系和奖优罚劣体系。让办公室工作人员确立起危机意识和竞争意识，激发工作人员的主动精神。
强化服务意识，提升服务质量，自觉服从服务于企业工作。办公室的办文多数情况是属于领导报告、讲话稿等公文，而领导报告、讲话稿撰写者正是办公室工作人员。他们对报告里提到的各类工作的策划、方案制定负责，通过会议发布出来，这是办公室工作参与企业管理的重要途径。办公室撰文是在充分研究的基础上完成。由于办公室掌握各部门的总结报告和资料数据，最能了解当前企业的管理现状和存在的问题，对上级部门，办公室经常参加领导会议，最能洞悉领导的管理理念和思路。对企业外界，由于不断跟随部门和最高领导外出，最能了解外界出现的新的管理方法。这些层面是办公室秘书撰文的基础。据此，办公室办文、办会就有了解读管理方法的能力。
3.做好办公室规范化管理，促进企业管理规范化。
办公室管理职能是现代企业管理职能的一个重要体现，而办公室管理的效益好坏又取决于企业规范化管理的水平。办公室管理水平的高低优劣会对现代企业管理目标的实现产生直接影响。办公室管理的规范化程度对企业是否能按照规范化运行起决定作用。如中国石油集团公司为例，其电子公文OA就是一种相当规范化的管理模式。这种电子公文以电子信息的形式对公司公文的写作、排版、审批流程进行初步规范。因为这种公文本身就是一种现代管理手段，而且电子公文实行分权限公开性，使管理各部门进行互相监督，从而实现了企业管理的规范运行。
同时，还要实行办公室的信息收集报送职能规范化。在日常工作中，企业办公室要经常收集各类信息和报送工作，以工作简报形式发布，以达上通下效。工作简报要注重企业工作思路、工作方法和工作效果描述，是企业管理效果的直接反映。企业中，基本上由办公室来完成信息的沟通工作。办公室通过对资料对比和分析，去伪存真，提供给上级部门一份真实、客观、全面的资料，给管理者制定政策提供参考。办公室可以代表上级行使调研，相对于其他专业部门来说，这种调查范围更广，调研报告更全面。通过这种方式，有关部门可以用较少的时间以制定合理的管理方案。这种工作是办公室参谋作用发挥的充分体现。
4.以创新办公室工作来促进企业管理创新。
管理理念创新是企业管理创新的基础和前提。面对我国入世后的机遇和挑战，激烈的竞争和外部环境对企业现行的管理理念、方法、手段和模式造成了巨大冲击。在这种挑战下，现代企业必须按照现行市场经济模式和有关的国际惯例规范运作，必须树立创新意识。企业办公室工作也存在着管理创新等重要问题。办公室工作者必须从领导位置出发，以管理理念创新引领企业管理活动以及其他方面的创新活动。企业办公室工作的观念和思维必须依瞬息万变的国内外市场随事而变，随境而变，吐故纳新，随市场经济随时调整办公室工作。现在市场经济竞争日趋激烈，企业在竞争中大浪淘沙，优胜劣汰。企业领导为了本企业的发展，会根据市场变化随时调整营销策略。所以，企业办公室要将工作思维和行动置于国内外市场大环境中，及时更新思维与行动方式，发挥其参谋助手作用，使企业领导的管理思路不断拓展和更新。
5.办公室以信息化和督察督办为抓手强化企业管理。
办公室管理着企业中的各种信息。信息的收集、流通对于提高现代企业管理意义重大，故此办公室应尽可能收集、掌握更多的企业管理信息，这包括企业外部优秀企业的管理经验、本企业周边环境等各种信息，以及企业内部的管理现状和存在的问题。通过内部各部门的交流，使这些有用信息资源在企业进行流通，进而奠下企业的管理基础。办公室还兼有督察督办职能，促进企业整个管理过程可控化。现代企业管理中经常强调过程控制，使下级的实际工作符合上级的管理要求和意图，避免发生偏差。办公室对于企业下级的工作阶段目标的完成情况进行督导，可以强化部门对工作的重视，并能反映工作中实际存在的问题，以便上级领导进行调整工作方案或及时处理出现的新情况。
此外，办公室也要注重接待和对外联系职能。这是展示企业形象的一种重要手段，同时也对企业的外部交往、沟通协调、经营公关等方面有着积极的作用。
【参考文献】
[1]查理等.办公室工作对现代石油企业管理的推动作用[J].今日科苑，2011（02）.
