【如何做一个称职的档案管理员】档案管理员

时间：2018-12-25 03:37:04　来源：雅意学习网本文已影响人

　　摘要：档案管理工作是由档案、必要的物质条件和档案管理人员三个基本要素构成的，其中档案管理人员是最重要、最活泼、起决定性的因素，因此，要搞好档案管理工作，首要的是要有能适应档案管理工作需要的合格的档案管理人员。要做一名称职的档案管理员，就必须认真学习政治理论，加强职业道德修养；努力钻研业务知识，提高综合素质；锻炼身体，强健体魄，使自己成为一个全面发展的人。
　　关键词：档案管理员称职素质能力
　　
　　档案管理工作是由档案、必要的物质条件和档案管理人员三个基本要素构成的，其中档案管理人员是最重要、最活泼、起决定性的因素，因此，要搞好档案管理工作，首要的是要有能适应档案管理工作需要的合格的档案管理人员。随着我国现代科技的不断发展，档案事业也发生了新的变革，档案事业的规模日益扩大，档案的内容日益丰富，档案信息的载体日益多样化，档案管理的现代化手段也逐步推广，对档案利用方面的要求日益提高。为适应这些新的变化和要求，档案管理人员必须努力地全方位地提高自身素质，做一个称职的档案管理员。
　　那么，如何才能做一个称职的档案管理员呢？本文从以下几点谈一些看法：
　　
　　一、必须具备坚定的政治思想素质
　　
　　“档案工作是一项政治性和机密性较强的工作”。高校档案管理工作直接关系到党、国家和学校的一些重要机密。因此，档案管理人员必须具备强烈的政治责任感和健全的法制观念。
　　1.必须注重政治理论学习，深入理解党和国家的理论、方针、政策，积极提高自身的思想政治觉悟和明辨是非的能力。现阶段，要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习胡锦涛书记关于构建和谐社会的思想，使自己具备扎实的政治理论素质，坚定自己的立场，始终在思想上、行动上与党、国家和学校保持高度一致，讲正气、讲团结、讲原则、守纪律，品质端正，廉洁自律，做到政治上成熟，用马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的立场、观点、方法去分析问题和解决问题。只有这样，才能在档案管理工作中不迷失方向。
　　2.必须树立严格的法律意识，工作中做到以国家法律、档案法规和党的纪律规范自己的行为，遵纪守法，切实做到有法必依、执法必严。在日常业务中时时处处用法律尺度衡量自己，依照法律规范自身行为，自觉接受社会监督。由于档案工作是一项不同于其他行业的服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒”、“有求必应”。因为许多档案都记载着党和国家的重要机密，特别是近些年来，随着我国对外政策的实行，我们和国外的科技交流、技术合作、工程合作都在日益扩展，随着外事活动不断增加，国外敌对势力也蠢蠢欲动，千方百计地图谋窃取国家机密。如果我们的档案管理人员思想警惕性不高，没有足够的警惕性，就会泄露机密，给国家带来巨大的损失。因此，档案人员必须具有严格的保密观念，并树立起“保守机密、慎之又慎”的思想，养成良好的保密习惯，确保档案在政治上的安全。
　　
　　二、必须具备高尚的职业道德素养
　　
　　档案管理人员必须具备高尚的职业道德素养，这是由档案工作的职业特点决定的：档案工作不仅平凡而且繁琐、单调，真正是一项默默无闻的工作。
　　这就要求档案管理人员要热爱档案工作，忠于职守，具有主人翁的工作态度，一丝不苟的工作作风和为档案事业无私奉献的精神。档案工作是确保历史记录的真实性、维护历史记录的连续性、保持历史记录的生动性、提高历史记录的实用性的工作，从事这项伟大事业必须爱岗敬业。档案日常业务尽是大量的收集、整理、编目、装订、保管、查阅的具体工作，既单调又琐碎，档案人员要耐得住寂寞，经得起诱惑，把全身心投入到档案事业中去。一般来说档案收集项目多，工作量大，需要逐项登记交接，档案管理员要耐心细致、不厌其烦。同样查阅档案往往不是单一的，有时一次查阅多份资料，且时间跨度较大，它要求管理者要做到利用者至上，热忱服务，想利用者所想、急利用者所急，主动、及时准确地为利用者提供档案信息。
　　
　　三、必须具备过硬的业务知识机能
　　
　　档案管理人员必须具备过硬的业务知识机能，即系统地学习和掌握档案学知识。档案理论知识来源于档案工作的实践，档案工作的实践又迫切需要档案理论知识的指导。作为一名档案工作者，要解决档案事业发展过程中出现的一些新情况、新问题，不但需要一定的科学管理知识，而且需要有较好的档案理论水平和知识，只有这样，才能把实际工作中出现的某些新现象、新经验提到理论的高度来认识，从而在实践中不断总结、补充、发展和完善档案理论体系。因此档案人员必须扎实重点地学习和掌握好档案的五门主要科目知识，即《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《文书学》、《档案文献编纂学》。这五门科目是档案管理人员必备的专业知识，在此基础上应进一步学习其他科目的档案学知识。
　　
　　四、必须具备较强的综合能力
　　
　　档案管理是一项综合性较强的工作，这就需要档案管理员具备较强的综合能力：
　　1.组织能力：档案是由文件和各种资料转化而来，这一转化过程其实就是文书立卷归档。文书立卷归档要能符合档案部门的要求，做到以后便于查阅，档案管理员就要具备较强的组织能力，在整理文件和资料时，对文字组织和统稿都能做到使人一目了然。
　　2.协调能力：虽然档案管理员的一些具体工作是由个人独立完成的，但档案工作的整个过程却离不开其他人员和部门的协作，因此档案部门与其他部门之间以及档案部门内部工作人员之间，都需要建立起团结协作、互相关心、互相理解、互相尊重、互相配合的协调融洽的关系。档案管理员必须树立全局思想，具有合作精神，善于协调关系，团结他人一道工作。与各部门之间，要主动协调，凡有部门需移交文件或资料的，档案员要主动约定办理时间，并尽量为移交者提供方便。如遇到部门同志需查阅档案，而所需档案或已上缴上级部门，或刚刚被借出去，这时就要主动帮其联系，使得来办事的同志都能高兴而来、满意而归。
　　3.办公自动化能力：当今社会已全面进入信息化时代，信息时代对信息的收集、加工、处理、储存、传输已不能停留在手工操作阶段，必须借助先进的办公自动化工具，来提高工作效益。多媒体和计算机网络技术的发展使档案信息的处理手段有了质的飞跃，这就要求档案管理人员能掌握计算机、传真机、复印机等办公自动化设备的使用机能。目前，档案管理软件已逐步应用于档案管理领域，这对于档案管理员来说，是一个全新的课题，因而必须全面学习办公自动化技术，切实提高驾驭现代化办公设备的能力。
　　
　　五、必须具备健康的身体素质
　　
　　健康是事业之本，这是众所周知的。档案管理工作要进行长期的收集、整理加工、编研，有很强的系统性、连续性，这就决定了做档案工作要有一个能适应紧张工作的精神状态，而这种精神状态来自健康的体魄。脑力劳动的工作效率与健康身体密切相关，档案工作不仅有脑力劳动，而且有大量的体力劳动。例如：在整理档案过程中需要将大量整理好的档案进行上架排列，如果没有一个健康的身体素质，就无法完成这项工作。因此档案工作人员在档案管理工作中必须具备健康的身体素质。
　　总之，要做一名称职的档案管理员，就必须认真学习政治理论、加强职业道德修养；努力钻研业务知识，提高综合素质，锻炼身体，强健体魄，使自己成为一个全面发展的人。
　　
　　参考文献：
　　［1］陈翠英.谈高校档案管理人员的素质要求［J］镇江高专学报，2007，（2）：112-114.
　　［2］莫卫霞.论新时期高校档案管理人员的素质及其提高途径［J］甘肃科技纵横，2006，（4）：188.
　　［3］钟自洪，李赐健.浅谈高校兼职档案员的素质培养［J］内江科技，2008，（2）：45-46.

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