命令方块召唤him指令_浅论Word中替换命令的妙用和文档使用技巧
时间：2019-01-28 03:29:52 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
随着字处理软件Word的使用范围的加大,人们对它的某些操作只了解其表面含义,并没有将其扩展开来,如替换命令,仅知道用它来替换文字,但对其很多应用人们还不怎么了解,如在替换字符格式、段落标记、分页符、换行和其他项目等方面还不怎么熟悉,常用的几种技巧即文件的合并、文档与其他文档之间的转换、在排版时遇到特殊要求时的操作等。本人结合多年来对Word的教学,谈一谈Word中替换命令的一些妙用和文档的一些使用技巧。
随着计算机技术的迅猛发展,计算机在各个领域的应用逐渐得到推广,相应地许多应用软件的使用也得到进一步的推广,其中应用软件office就是目前流行最广的办公集成软件,而其组件之一的Word在字处理方面应用就更广,在目前有80%～90%的人都在使用它。在文字处理方面,人们对Word稍微有所了解,但了解得不怎么透彻,如替换命令,很多人只了解其表面,仅仅知道用它来查找和替换文字,但对其更深层次的应用人们还不怎么了解,如在替换字符的格式、段落标记、分页符、换行、空格和其他项目等方面还不怎么熟悉。本人结合多年来对Word2000的教学,谈一谈Word中替换命令的几点妙用和文档的一些使用技巧。
一、修改字符中的某些错误
众所周知,Word是目前使用最广的一款字处理软件,人们在用它进行操作的过程中或多或少会犯下某些错误,其中常见的错误是字符本身的输入错误、字符格式或段落格式的错误等。出现上述错误该怎么办?对一篇长文章来说,这时如果对着屏幕一个个地查找并改正的话,将费时费力,有时甚至还可能改错。针对此情况,我们并没有必要一个一个地找,一个一个地改,因为Word已经为我们提供了功能强大的查找与替换功能,使用它不仅可修改错误,还可大大提高编辑工作的效率。下面以将文中的所有“西方”替换为“西欧”,且字符格式设为黑体、五号、加粗、倾斜、阴影为例来谈一谈如何利用它来完成解决此种问题。
先选中要进行替换的文本,然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令,打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框中,输入“西方”,在“替换为”框中输入“西欧”。如果扩展的替换选项看不见,可单击“高级”按钮,选中替换框中“西欧”,单击“格式”按钮,从下拉列表选择“字体”命令,然后在弹出的“字符”对话框中,选择字体为“黑体”,字号为“五号”,字形为“加粗、倾斜”,效果列表选中“阴影”。若要全部修改可直接单击“全部替换”按钮,在弹出的提示框中,若单击“确定”按钮,则完成修改操作,若单击标题栏右面的“关闭”(即“×”)按钮,返回“替换”对话框;若要逐个修改,可单击“替换”按钮,重复多次,也完成多个错误的修改(注意一般不提倡使用“全部替换”命令进行替换命令)。最后单击“关闭”按钮,这样就可完成对上述问题的相关操作。至于其它类似错误的修改与上述操作相似。
二、删除文字间多余的字符或符号
在实际生活中经常遇到这样的问题:如从Internet网下载一篇文章其保存为Word文档后,会发现在文档的字符间有很多个无用的字符或符号,特别是特殊符号,其中特殊符号最多的是空格符、手动换行符“↓”(即软回车符)和段落标记“”(即硬回车符),有时多得甚至在每两个字符间均含有一个多余字符或符号(其中空格符占的比例较大)或在每一行后有一个手动换行符或段落标记,这样就不仅影响了文档的美观,并可能浪费了磁盘空间。该如何将其删除呢?通常人们就直接用删除键(即DEL键)或退格键(即BackSpace键)将多余的字符或符号一个一个地慢慢删除,但对一篇长文章来说,这样虽然可将字符或符号全部删除,但费时费力,有时甚至还可能删错。有没有更快的方法呢?回答是肯定,我们可用Word中替换命令来完成。下面以删除多余的空格符为例介绍一下该方面的具体操作。
先选中要进行替换的文本,然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令,在打开的对话框的“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮,在弹出的菜单中选择“空白区域”项或直接输入“^w”,在“替换为”框中不输入任何内容,再单击“全部替换”按钮,在弹出的提示框中,若单击“确定”按钮,则完成多余字符的删除,若单击标题栏右面的“关闭”(即“×”)按钮,返回“替换”对话框;也可使用“替换”按钮,逐个将其删除,最后单击“关闭”按钮,这样就可将多余的空格删除掉。至于其他字符或符号的删除与上述操作相似。
三、特殊符号间的更换
Word中的特殊符号很多,除了前面涉及的空格区域、段落标记、手动换行符外,还有制表符、手动换页符、分节符、不间断空格、分节符、分栏符等。若在文章中要实现它们间的相互更换,该如何操作呢?例如:从Internet网下载一篇文章将其保存为Word文档后,会发现在文章中本来应该分段的,却分成了行(即句号后有一个软回车符)。如何将分行操作转变成分段操作呢,其实质就是将软回车符“↓”转变成硬回车符“”。方法有很多种,人们常用是直接用删除键(DEL键)或退格键(BackSpace键)将软回车符一个一个删除,再一个一个按Enter键加入硬回车符,这样做起来虽然可将软回车符改变成硬回车符,但对一篇长文章来费时费力,有时甚至还可能改错。有没有更快更好的方法呢?回答是肯定,我们也可用Word中替换命令来完成。下面以将软回车符转变成硬回车符为例介绍一下Word中替换这方面的妙用。
先选中要进行替换的文本,然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令,在打开的对话框的“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮,在弹出的菜单中选择“手动换行符”项或直接输入“^l”,在“替换为”框中选择“段落标记”或直接输入“^p”,再单击“全部替换”按钮,若单击“确定”按钮,则对特殊字符的更换,若单击标题栏右面的“关闭”(即“×”)按钮,返回“替换”对话框,也可使用“替换”按钮,逐个修改。最后单击“关闭”按钮,完成此方面的操作。其它特殊符号的更换与上述操作相似。
四、利用替换进行分行或分段
例如:将下列诗《将进酒》按每行一句排列。
君不见黄河之水天上来,奔流到海不复回。君不见高堂明镜悲白发,朝如青丝暮成雪。人生得意须尽欢,莫使金樽空对月。天生我材必有用,千金散尽还复来。烹羊宰牛且为乐,会须一饮三百杯。岑夫子,丹邱生,将进酒,杯莫停。与君歌一曲,请君为我倾耳听。钟鼓馔玉不足贵,但愿长醉不愿醒。古来圣贤皆寂寞,惟有饮者留其名。陈王昔时宴平乐,斗酒十千恣欢谑。主人何为言少钱,径须沽取对君酌。五花马,千金裘。呼儿将出换美酒,与尔同销万古愁。
碰到这种情况,可能有的人可能会采取以下方式:将插入点定位于每个句号后,再同时按下Shift+Enter键插入一个软回车符来完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段,就直接在句号后按Enter键插入段落标记(即硬回车符),这样操作是彻底错误,他们把分行看作是分段,严重违背了题目的意思,是不可行的。做此题时首先要分辨清楚,什么是分行、什么是分段,两者是怎么区分的。分行和分段的区分关键在于特殊符号是软回车符还是段落标记,若是段落标记说明它是分段,否则就是分行。用直接插入软回车符的方法给诗文分行虽可进行,但不是最佳方法。最佳方法是:
先选中要进行替换的文本,然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令,在打开的对话框的“查找内容”框中,直接输入句号“。”,在“替换为”框中直接输入句号“。”和特殊符号“手动换行符”或直接输入“^l”,再单击“全部替换”按钮,在弹出的提示框中,若单击“确定”按钮,则分行操作,若单击标题栏右面的“关闭”(即“×”)按钮,返回“替换”对话框。也可使用“替换”按钮,逐个修改来完成分行操作。最后单击“关闭”按钮,完成分行操作。
注意:分段操作与此操作相同,只是要将“替换为”框中的“手动换行符”或直接输入“^l”换为“段落标记”或直接输入“^p”即可。
五、通配替换
如果要想将文档中的书名(包含在书名号“《》”之间的部分)统一设置“黑体、红色”,可以利用通配符替换来实现:打开“查找和替换”对话框,展开“高级”选项,选中其中的“使用通配符”选项,在“查找内容”中输入“《・》”,然后将光标定在“替换为”右侧的方框中,不输入内容,打开“替换字体”对话框,将“中文字体”和“字体颜色”分别设置为“黑体”和“红色”,点击“确定”返回,再按一下“全部替换”按钮即可。
六、在Word输入特大字和特小字
众所周知,在Word文档编辑过程中,选择适当大小的字体,既可使文档美观大方,又具有较好的阅读性。但Word文档字号的默认设置最大只能为72磅,最小只能为5磅,那么如何输入比72磅大或者比5磅小的字呢?操作的步骤是:先选中要修饰的文本,然后点击菜单“格式”中的字体项,直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值即可,字体大小的磅值范围为1―1638之间。在改变字体大小时,为了更具有直观性,可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大,使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小,直到您满意为止。
中文Word中字体的大小有两种单位,一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们的对应关系如下:
七、将Word文件转换成电子邮件,立即发送
当使用已编辑好的Word文档并需转换为电子邮件发送时,其方法是:单击常用工具栏上的“电子邮件”按钮,窗口变成发送邮件的界面时,单击“收件人”按钮,进入Outlook程序,并打开“选择收件人”对话框,在收件人列表中,选择需要的收件人,选中“收件人”后,单击“确定”按钮,接着点一下“发送副本”按钮就可以方便地把Word文件作为电子邮件发出。
八、合并Word文件
工作中我们常常需要与别人合作,一起完成诸如一个课题、一篇论文等的研究论证,如果使用Word制作文档需把两个或三个合作者的文档合并处理时,一般情况下,我们都是把合作者的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。用如下的方法轻松完成:单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到合作者的文件,点击“插入”按钮,马上合作者的文件已经历历在目,而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化。
九、更改文件默认存盘格式
在Word的默认情况下,我们的文件一般都存为Word的DOC格式,但是有时出于特殊需要,如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。我们常用这种方法:单击“文件”→“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是,每次这样做未免有些麻烦。简单的方法是:单击“工具”→“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为所需格式即可,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为所预先设定的格式了。
十、给跨页的表格自动添加表头
在Word中制作多页表格,需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”,这样在以后的每页上就会自动加上表头。
十一、小结
通过上述介绍,可以使人们对字处理软件Word中的替换命令的应用和文档的一些使用技巧有个大致的了解,遇到问题时也知道解决方法。通过学习使我们可进一步了解到对于某些问题不要被表面现象所迷惑,应深入了解其实质,只有这样才能更好地解决好问题。
参考文献
[1]封新亚周秀会著.中文WORD2000使用详解.北京:机械工业出版社,2000.
作者单位:山西榆次晋华技校
