数字时代创新医院档案数据管理路径研究

时间：2023-06-12 10:15:28　来源：雅意学习网本文已影响人

福建省仙游县总医院张春萍

数字化时代的来临，推动了我国医院档案管理的发展进程，为医院档案管理工作提供了更多先进技术，提高了资源管理效率。但是现阶段医院档案管理中依然存在诸多问题，比如在管理过程中缺乏健全的组织体系，没有加大力度建设信息化平台，档案管理从业人员缺乏专业的管理技术，管理设备相对落后，没有及时更新、档案信息缺乏安全保障等。本文着重分析以上问题，并提出相应的解决途径。使用大数据以及云计算技术，能够有效解决目前医院档案管理工作中出现的问题，提高档案管理的安全性，扩大大数据资源收集范围，使医院有更大的空间储存档案信息数据。

现阶段，我国科学技术日益成熟，大数据技术与AI 智能技术被广泛应用于社会的各个领域，人们的生活方式也因此发生了很大变化。同时各行业也都抓住了时代发展的新机遇，利用科学技术不断提升自身核心竞争力，以此谋求长远发展。通过收集人们的生活信息、工作信息、生产信息以及更多的信息数据，信息化系统的形成是有效整合收集到的数据并对其进行分类，最后产生大数据信息。大数据时代信息具有以下优点：更新速度快，适合用于各行各业，使用成本低并且定位准确。在大数据时代下，既要完成存储网络信息的工作，还要进一步开发更多形式的数据。大数据的产生为人们的生活带来了极大便利，其主要特点是涉及的信息种类范围相对较广，而且具有很快的传播速度，但是也存在一定的安全风险，在使用过程中应着重注意。计算机网络如果出现问题，就很容易造成损失（比如经济损失），如果严重的话，还会对用户的个人隐私造成一定的威胁，这时就会引起社会去关注信息的传播、信息的扩散、信息的安全以及一系列的问题。

（一）资源高度共享

信息交互性强是数字时代最突出的特点。使用先进技术对医院的档案数据进行管理，不仅能够减轻工作人员的工作压力，还可以提高其工作效率，有效保证档案管理的作用得到充分发挥，工作人员也能够得到想要的档案信息数据，不再受时间与空间限制。还可以将大量的档案资源进行有效整合，减少人工整合过程中出现的各种错误，提高档案的精准度。传统的医院档案管理模式相对落后，管理方式大多是以人工操作为主，不仅降低了档案管理的工作效率，而且还影响工作质量。将数字技术融入医院档案管理工作中，可以减少以上问题的发生，给医院档案管理工作提供了全新的管理思路。数字化时代的来临，得力于计算机以及数据库等技术的不断发展，将档案管理工作的流程变得越来越简单。在数字时代下，工作人员也可以利用先进技术随时查看档案信息，使资源得到高度共享。

（二）手段高度灵活

数字化时代的来临，给医院档案管理提供了更有效的管理技术。当档案管理人员想要查看相关档案时，只需要在计算机等电子设备上输入想要查询的人员信息，就可以得到相关数据，在提高工作人员工作效率的同时，也提升了检索效率与准确性。传统纸质档案对储存环境与管理要求相对较高，而且在管理过程中费时费力，最终也不能保证所有纸质档案保存完整，既加大了档案管理的工作量，还不能保证质量，但使用电子版档案能有效改善以上问题，最大程度保证档案信息的完整性，具有较高的灵活性。

（一）缺乏健全的组织体系

数字时代下，医院档案管理工作中存在组织体系不健全的问题。现阶段我国大部分医院在对档案进行管理时，依然沿用传统的纸质档案管理方式，没有将先进电子技术运用到日常档案管理工作中，缺少对电子档案的使用，既降低了工作人员的工作效率，还无法充分发挥档案管理的作用，导致医院经常出现档案流失、泄露以及信息录入错误等问题。

（二）信息化平台建设力度不足

数字时代下，医院档案管理工作人员对网络信息化平台建设了解不充分，不能合理使用网络技术，基础信息化平台建设意识不足，缺乏专业技术的学习，没有为使用先进信息化技术提供有利的理论与技术保障。而且一直沿用传统的管理理念，没有及时顺应时代发展，接受各种先进技术与思想。一些年龄较高的档案管理人员无法高效使用计算机等电子设备，更不会使用各种电子技术，也阻碍了信息化平台的建设。

（三）从业人员技术水平不高

数字时代下，医院在招聘相关档案管理从业人员时，没有对其进行严格的选拔与培训，在后续管理工作中也没有对其进行严格要求与定期考核。档案管理工作人员缺乏对数字化档案管理的认知，不能有效利用电子信息技术，极大程度降低了档案管理的工作效率。另外，医院档案部门缺少相应的管理人才，很多在职档案管理人员没有足够的专业知识支撑日常工作，影响了医院档案管理工作的发展进程。

（四）档案管理设备落后

近年来我国科技水平日益成熟，社会各个领域都在顺应时代发展，逐渐将其应用到日常工作过程中，同时我国也进入了电子信息化时代。但是医院在进行档案管理工作时，并没有积极运用互联网展开数据转化与信息传递，也没有结合档案管理工作的实际发展情况，对管理方式进行调整，依然采用纸质版的档案管理储存方式，这样不利于档案的数据管理。由于纸质档案的储存与管理对环境要求较高，在管理过程中需要耗费大量人力、物力与财力，还会浪费大量时间，极大程度地降低了档案管理工作的工作效率。但是将互联网技术合理应用到医院档案管理工作中，可有效改善传统管理方式出现的问题。

（五）档案信息安全存在诸多隐患

网络时代的来临，既给医院档案管理工作带来了诸多方便，同时也产生了很多安全隐患，网络安全一直是相关领域重点关注的内容，在使用数字技术对医院档案进行管理时，信息安全也成了医院管理工作的重点。医院档案信息具有很强的保密性，如果信息被泄露，会给医院带来很大损失。因此在使用数字技术对档案进行管理时，医院应随时做好信息的防护措施，提高操作的安全性，防止病毒入侵，避免信息泄露。

（一）不断完善医院档案管理制度

想要使信息化技术在医院档案管理工作中发挥真正作用，相关管理人员要及时健全档案管理制度，在实际工作过程中发现制度的不足，及时对制度进行补充与拓展，为档案管理工作提供有力保障。医院档案管理涉及多方面内容，搜集、整理与服务均在档案管理范围内。管理人员在制定相关档案搜集制度时，要采用正确的收集方式，结合搜集到的实际档案内容，才能够体现出医院档案价值。管理人员在整理档案过程中，要时刻关注使用数字化技术整理的档案结果，针对不同类型档案采用不同的整理技术，全面提高档案整理效率，保证档案信息数据的安全。管理人员在档案服务过程中要将服务质量作为工作重点，不断优化服务态度，使用户满意。将以上三方面档案管理制度充分落实到日常管理工作中，能够将传统纸质档案与电子档案有效结合，减少二者之间的矛盾，在不断融合的过程中提升医院的档案管理模式，促进医院全面发展。

（二）落实信息平台搭建，实现信息数据共享

医院想要落实信息化平台的搭建，就需要聘用符合数字时代发展的专业档案管理人员，在工作过程中能够充分使用各种电子信息技术与设备，全面提高信息化平台的建设质量，有利于医院构建科学化的信息管理系统。

此外，医院还需要对档案管理工作人员进行监督，工作人员要及时更新数据库的各种档案信息，保证信息的完整性与时效性，尽最大努力提高档案管理的工作效率，不断探索更加适合医院发展的管理方式，在工作过程中随时注意档案管理问题发生的原因并改进。

相关技术管理人员应不断强化自身专业水平，以此保证信息平台的搭建，不断强化智能化信息管理系统的性能，提高档案管理的灵活性。档案信息管理人员应合理利用网络平台，将患者信息资源共享。当患者转院或去其他医院就诊时，为相关医疗人员提供患者信息。

（三）提高管理人员职业素养

想要加强医院档案管理的管理效率，需要上级部门针对医院出现的档案问题作出具体调整。首先应对档案管理人员定期进行培训，使档案管理人员提高档案管理意识，明确档案管理工作的重要性，提高使用各种先进技术的水平，充分融入数字时代的档案管理队伍中，对各种案件进行分类管理，为后续工作夯实基础，保障医院档案管理工作朝着规范化、信息化与系统化方向发展。由于医院档案管理工作涉及广大患者的隐私问题，因此要提高医院档案管理工作人员的保密意识，设定档案机密等级，与档案管理工作无关人员不给予查看权利，而且在保密管理过程中，工作人员还应注重档案室的整体环境，定期除湿除潮，防止纸质版档案受潮腐烂，最大程度保障档案信息完整。

（四）购置先进的档案管理设备

想要在数字时代下充分发挥出档案管理的作用，医院应积极采购先进的档案管理设备，为档案管理人员的工作提供有力的技术支持，逐渐融入信息化时代发展中，将信息合理有效利用起来。由于医院档案信息的数量多而且内容复杂，各医院应结合日常工作的实际档案情况，将档案信息利用先进设备进行合理运用，在现有档案信息基础上建立档案信息数据库，利用现代化技术设备对档案信息进行有效整合，减轻工作人员整理电子档案的工作压力，提高整体工作效率与档案检索速度。购置先进的档案管理设备还有利于医院构建信息化平台，利用大数据技术深挖档案信息，提高档案管理人员的工作效率。

（五）加强网络环境安全建设

增强档案信息化安全管理的技术保障，引进多样化、多元化、实用性强的信息化安全防护技术，如电子文件封装、指纹（面部）识别、条形码等物理方面的安全技术手段，可以为档案信息安全建立重要的防护墙。还可通过数据加密和备份、权限控制、监控技术、防写技术等有效、直接、有力的防护措施来保障档案信息的安全。为保证医院档案管理工作能够安全有效地展开，特别要求医院方面需采取既定的措施来提升计算机防火墙及对应安全技术的开发力度，科学运用一些效率较高的防火墙及高性能杀毒软件，兼并开发高效的网络防火墙，采用这些软件来规避病毒入侵，并及时对网络中存在的漏洞问题进行仔细排查。不仅如此，还能对系统进行优化，清理掉系统中的各种隐患问题，对网络环境做净化处理，实现信息技术在医院档案管理工作中的合理利用。

（六）构建档案数据资源库

积极创建档案数据资源分析机制并对其进行创新，医院对档案进行管理的主要目的是：给患者提供更好的医疗信息查询服务，减少就医的烦琐过程，为患者提供便利，同时也是为医务人员查询各种医疗相关信息提供数据查询服务，提高医护人员的工作效率。所以建立有效的数据资源分析机制，对医院档案管理工作有深远影响。合理利用数据资源分析机制，能够提高医院档案管理人员对大数据技术、分布式数据库技术以及各种算法工具的使用效率，为档案管理提供健全的大数据分析等逻辑系统，不断强化档案管理在医院日常工作中的价值。

综上所述，在当今数字时代背景下，传统纸质档案的管理方式存在诸多弊端，不仅增加了人工管理成本，还不能保证信息的准确性。合理使用现代化电子技术，将纸质档案与电子档案相结合，提高档案管理的便捷性。医院档案管理中涉及较多信息，其中包括很多患者的医疗信息，医院在管理过程中要不断优化管理手段，创新管理技术，以此保证信息的安全，不断推进我国医疗水平的提升，为患者带来更好的医疗体验。