简述档案管理工作的发展趋势 浅谈电化子档案管理的发展趋势
时间：2019-01-24 03:26:07 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：随着科学信息技术的飞速发展，电子档案也越来越多地走进各个领域。如何提高档案管理质量，保障电子档案安全，已经成为迫切需要解决的问题。本文从工作实践角度，认真分析电子档在使用和维护过程中容易产生的问题，并有针对性地提出改进措施。
关键词：电子；档案管理；提高；措施
中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0347-01
随着时代的进步，科技的发展，传统的纸张式的档案管理，已经被这个经济快速发展的时代抛弃，取而代之的是电子档案管理，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用。如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者，已经成为我们迫切需要探析的问题。
一、电子档案的优点
传统档案一般是纸质档案，手工操作，效率低，而且查阅检索也很不便，不能完全将档案的作用发挥出来。而电子档案承载介质很多，有光盘、磁带和各种存贮器等可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到充分利用；缩短信息的再次加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息成果可多份拷贝，实现一次投入，多次产出，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。
二、档案信息化应坚持的原则
（一）规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，档案馆在接收电子文件时，应该坚持严格遵守制度和规则，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。（二）安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。（三）效益性原则：档案信息数字化需要投入相当的人财物力，因此必须遵守效益性原则。选择数字化内容时，要与“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，无多大价值的档案则无须数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。
三、推进档案信息化的措施
（一）建立统一的电子文件管理标准。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。第一，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；第二，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；第三，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；第四，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。（二）完善安全制度。由于电子文件包括文件的字体、签名、印章等，根据需要可以在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，这使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。（三）提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。最后，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。（四）强化工作人员工作意识。要想作一名合格的档案管理人员首先要在工作意识和工作态度上转变思想，以“全局观点、整体利益”为工作的出发点和落脚点，时刻提醒自己“工作就是服务”，以增强服务意识。在工作中更要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，只有这样才能从根本上转变意识，提高档案管理工作者的服务质量。员工的工作意识服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。
作者单位：河南中原工程集团公司
作者简介：黄永燕（1969.09― ），女，现工作单位：河南中原工程集团公司。
参考文献：
[1]赵晖.信息时代档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123(1):56-58.
[2]马云涛.高校档案管理信息化建设探析[J].聊城大学学报,2008,(4).
