冶金地质档案数字化利用与保密对策
时间：2021-04-23 08:02:01 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：地质档案是地质工作中对于活动过程和成果的记载，具有很高的保存价值。随着当前科学技术的不断发展，冶金地质档案逐渐由纸质档案向数字化档案转变。然而在数字化过程中，如何有效利用好数字档案，以及做好档案保密工作，是当前冶金地质档案管理的难点所在。本文从冶金地质档案数字化的现状和问题进行分析，提出数字化利用和保密的对策建议，以期为发挥数字化档案在冶金地质工作中的作用提供有价值的参考。
关键词：冶金地质 档案数字化 利用 保密
在冶金地质工作中，档案是工作人员在勘查和试验等过程中，获取并形成文字、图表、声像、数据等形式的文献资料，对于冶金地质勘探和分析来说具有十分重要的价值。由于传统的纸质档案具有难复制、难保存等缺陷，通过采用扫描、照相或者电子文档录入等方法，将冶金地质材料存入计算机硬盘、软盘、光盘或者U盘中，成为现阶段更为适宜的档案管理手段。但与此同时，数字化固有的缺陷也成为冶金地质档案管理中的难点，档案数字化利用与保密问题亟需解决。
一、冶金地质档案数字化的主要问题
1.档案原件向数字化的转换缺少有效管理。冶金地质档案数字化不是计算机自动操作，必须依靠相应的工作人员来负责。特别是在野外地质勘探过程中，工作人员多是地质专业方面的专家，对于计算机操作未必熟练，档案录入的硬件设备配置不齐全，软件使用一知半解，导致档案数字化比较随意。哪些原件需要数字化、如何数字化，以及哪些不需要数字化，没有一个固定的要求和规范，造成档案数字化利用无法发挥应有的作用。
2.数字化档案的管理维护与保密之间冲突不断。实践中，由于档案数字化的工作量非常大，特别是数字化初期，对于以往许多年来形成的大量纸质档案需要进行数字化处理，这个份量是无法计量的。对于这一难题，有的单位采用应付的方式，只针对冶金地质档案数字化硬性要求的部分进行处理，对于没有明确要求数字化但仍然具有保存价值的档案资料，有选择地录入计算机，导致部分冶金地质档案流失。有的单位则违规委托档案服务公司进行统一加工处理，虽然有效解决了档案数字化的效率與质量问题，但由于冶金地质档案涉密与否区分不细，档案服务公司保密意识不强甚至别有用心，造成泄密等问题发生。
3.冶金地质档案数字化利用效果不佳。数字化档案之据以替代纸质档案，成为当前新兴且为国家大力普及的档案管理方式，其原因之一是数字化档案更利于后期的加工和利用，特别是冶金地质档案中涉及大量的数据和信息，更加需要电子档案软件的处理。然而，实践中冶金地质档案管理与冶金地质前期勘探、后期使用之间存在一定的脱节，建而不用、用而不管、管而不管等问题始终存在，导致大量的冶金地质档案建成后并没有发挥应有的作用，数字化利用效果没有达到预期目标。
二、加强和完善冶金地质档案数字化的建议
1.从思想上提高认识。冶金地质档案的构建，其主要组成部分虽然是计算机的软硬件，但其根本上仍然离不开人为的操作。只有从思想上真正重视冶金地质档案的价值，将档案数字化利用与保密放在冶金地质的核心工作中，才能更好地发挥数字化档案的作用。冶金地质档案的主管单位要切实加强与冶金地质勘探、使用等相关部门的协作配合，必要时成立专门机构进行统一组织协调，改变地质档案数字化各自为政的局面，形成共建、共享的格局。要进一步配齐配全档案数字化所必需的硬件设备，增加计算机存储硬盘容量和运行内存，确保冶金地质档案管理完善、使用便捷。同时，应当加强与档案系统软件公司的沟通，探索建立并不断更新档案管理软件，使其越来越有利于构建一套有实用价值的档案管理软件系统，从而为冶金地质档案数字化利用与保密奠定坚实的基础。
要着眼于冶金地质档案数字化人才培养，特别是要引进或培养兼具档案管理和冶金地质两项专业技能的人才，同时还需要对计算机软件操作有着一定的了解，才能真正解决冶金地质档案数字化管理利用效率低的问题。同时，要注重上游相关工作的完善，比如定期对冶金地质勘探人员进行数字化档案管理方面的培训，使其对于数字化档案形成一定的认知，从而在收集档案资料时能够有意识地依照档案管理的要求进行处理，从而减轻后期工作的负担。
2.加强档案数字化软硬件管理。冶金地质档案数字化，在很大程度上都有赖于计算机软硬件等科学技术的辅助。加强冶金地质档案数字化利用与保密，必须坚持与时俱进，不断引进和提升数字化的技术水平，加大技术设备方面的资金和人力投入，促进档案管理向现代、高效、稳定的方向发展。要进一步发挥冶金档案数字化的共享价值，充分融入大数据思维，通过互联互通，实现地质资料的资源共享，使数字化档案资源得到最大程度地利用。同时，进一步更新完善档案管理软件，探索并不断完善关键词搜索、分类筛选、模糊类比等功能，使档案使用者能够便捷高效地检索并使用冶金地质电子档案，使档案服务于冶金地质工作。
在加强数字化档案运用的同时，还应当配套完善保密技术手段，通过加密狗、独立局域网、设置浏览和下载权限等加密手段，加强对档案的管理和档案使用者的限制，从设备和技术上减少冶金地质档案泄密的机率。特别是针对不同的使用者，应当依据使用者身份、档案内容的保密等级等，对使用权限进行限制，并保留每一位使用者的浏览和下载记录，以进行全程监控。
3.完善档案数字化保密措施。首先要做好冶金地质档案数字化保密的基础制度建设，通过建章立制确保档案管理有章可循。可以结合我国现有的保密、档案管理、矿产资源等方面的法律法规和规章制度，制定冶金地质档案数字化保密的实施细则，加强对档案保密工作的组织领导，明确保密范围和责任落实。特别是要强调档案管理部门的领导责任和相关人员的直接责任，使每个人都有意识地做好档案数字化保密工作，避免因工作人员的主观原因导致信息泄露。
在日常档案管理工作中，应定期或不定期地加强监督检查，对于涉密冶金地质档案载体更是要定期抽查或核实，对于可能存在的保密隐患早发现、早处理，对于计算机、网络等科技设备定期进行更新和杀毒，尽可能采取物理隔离措施，使失泄密的可能性降到最低。同时，应当适时举行专门的保密工作会议，对档案管理人员和使用者进行保密教育，对于发生泄密问题的严肃处理并及时通报，使档案保密意识真正进入到每一位相关人员的心中。
三、结语
利用与保密是一对经常相伴出现又相互矛盾的双生子。如何在充分发挥档案作用、利用好档案价值的同时，加强和完善档案的保密工作，是冶金地质档案中不可忽视的一项工作。因此，必须在实践中探寻二者的共赢模式，在保障冶金地质档案机密的同时，合理利用档案提高冶金地质研究和实践，从而实现冶金地质工作的持续创新发展，为我国地质学的发展和进步作出更大的贡献。
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