机要秘书应把好四关

时间：2021-04-23 00:03:34　来源：雅意学习网本文已影响人

　　机要文书既要认真执行有关机要文书自身的工作特点和规章制度，又要严格按照保密规章制度进行发展管理。面对新的形势和任务，笔者根据所从事的机要秘书工作实践，从严把认识关、制度关、程序关、保密关四方面入手，提出机要秘书工作中的几个重要管理环节，并进行了探索和研究。本文理论实践相结合，对机要秘书工作水平提升有一定的促进作用。
　　机要文书是国家秘密的一种存在形式。因为它数量大，内容多，所以涉及秘密的范围也广。获取一个国家的机要文书，便可掌握对方一个方面或几个方面的秘密信息。这种信息当然要比那些道听途说的东西更丰富、准确、可靠，因而更带权威性。机要文书保密，包括机要文书、资料、图表等的保密和密码电报传真的保密。这是秘书部门保密工作的重要内容。在现实生活中有些人未认识到机要文书保密的重要性。
　　一、把好认识关，思想上高度重视
　　把好认识关，是做好机要文件管理工作的前提。机要文件管理水平的好坏，直接影响领导决策的效果，决定着党政机关工作效率的高低，机要文件管理人员必须做到：一要有高度责任感。要科学理论武装头脑，保持高度的政治敏锐性，及时掌握了解党和国家的方针、政策，把上级的精神和领导意图贯彻到工作之中。二要有主动精神。要强化创新意识，争取主动。要有新思路、新方法，想在前，做在先，想人之未想，做人之未做。三要周到细致，精益求精。强化机要文件管理 “天下大事必做于细，古今事业皆成于实”。文件工作无小事，要大力弘扬求真务实的作风，脚踏实地不漂浮，埋头苦干不张扬，大力倡导雷厉风行、急事急办、特事特办的工作作风。力争把机要文件工作做得更好。坚持不以事多而懒为，不以事小而不为，不以事杂而乱为。
　　二、抓好制度关，工作上严格要求
　　抓好制度关，是做好机要文件管理工作的重要保障。首先要建立健全各项制度。对各项具体工作都要作出明确而严格的规定。一是要建立文件登记制度。《收文登记本》、《发文登记本》、《转办登记本》、《借阅登记本》、《机要文件夹走向登记本》，一个不能少。二是针对机要文件管理工作的各个环节，制定《机要文件分发制度》、《机要文件转办制度》等制度，并装框上墙，使各项工作职责分明，操作有序。其次，要严格执行制度，以制度管人、办事。做到有章可依，违章必究，执章必严，以各项工作制度的建立健全促进规范化建设。三是实行督促检查制度。坚持以自查为主，领导督促为辅的方针，具体做到三查：一是查岗，就是定期不定期检查在岗在位情况，确保一直处于待命状态，做到能够随时向领导提供文件资料；二是查勤，就是坚持检查记录本登记情况、文件的运转情况以及相关制度的落实情况。并将检查结果作为年终考评依据，对于成绩优秀的实行奖励，对于成绩较差的进行通报批评；三是查漏，就是检查一次上级来文有没有漏登现象，传阅件有没有漏传现象，受文单位有没有漏领现象，文件回收有没有漏缴现象。
　　三、走好程序关，细节中精益求精
　　走好程序关，是做好机要文件管理工作的关键。要按照 “规范、精细、严密”的总体要求，严密细致做好每一项工作，精益求精完成好每一个程序，坚决确保机要文件办理做到及时、准确、规范。收发报、登记、递送、批办都要做到及时，要有很强的时间意识，随到随收。收取公文后要认真阅看，分清急缓程度、主送机关等，认真检查内容是否完整、有无缺页、字迹是否明显清晰等，发现问题就要及时采取相应补救措施，保证送阅的文件没有差错。要做到规范有序、有条不紊。缓急不同的文件，必须按照不同的办理要求区别办理。提高效率，避免贻误时机，影响工作。
　　四、做好保密关，安全上万无一失
　　做好保密关，是做好机要文件管理工作的重点。机要文件，顾名思义，有一定的发放和阅读范围，有相应的保密要求，特别是其中的涉密内容，机要文件管理人员要特别注意，一定要确保安全。一旦泄密，造成的后果将十分严重，必会给工作带来极大的被动和阻力，因此，务必严防死守，过好安全关。硬件方面，要选用先进、安全的硬件设施，并根据技术发展进步，及时增添更新，软件方面，要按照上级要求装配好应用和防毒软件，确保电子公文传输中不发生泄密事故。从纪律上强化安全，要用铁的纪律进行约束，安全纪律是高压线，任何人都不能碰，对违反保密安全的，要严惩不贷，处理到底，决不姑息迁就。
　　总之，新的形势和任务使机要文书工作成为保密工作的重中之重，关系着国家的利益和单位的发展。如何适应新形势的要求，进行机要文书管理研究，根据本单位的实际情况和管理制度，认真落实“零差错” 的具体办法，是每一个机要人员需要思考的问题，必须深入学习贯彻《保密法》，提高机要文书人员的政治素质，使他们都具有良好的保密意识，更好地把保密工作同机要文书工作结合起来，将保密意识落实到具体业务工作中去，做好机要文书的保密工作。
　　（作者单位：大同煤矿集团公司四老沟矿；山西大同 037028）

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