大型煤化工项目的档案信息化管理浅析
时间：2021-05-31 12:02:56 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘要】随着煤化工项目的不断建设成功，相应的档案的移交也在进行，并且国家对于数字档案馆这一目标的提出，使得档案信息化就逐步成为每一个煤化工档案人员要面临的问题，基于这个问题本文展开讨论，并根据日常工作的点滴感受与大家交流。
【关键词】档案信息化；煤化工；电子档案管理系统
随着煤化工项目的不断建设成功，相应的档案的移交也在进行，并且国家对于数字档案馆这一目标的提出，使得档案信息化就逐步成为每一个煤化工档案人员要面临的问题。但是煤化工行业有自己的特点：涉及专业的广泛性、综合性，承包形式的多样性。种种问题摆在我们的面前。并且数字档案馆强调的整体性，在这种情况怎么去实现，成为一个亟待解决的问题。承包形式的多样性在要做到文档一体化的时候怎么解决，也需要我们去思考。
1、档案信息化的定义和内涵
定义：所谓档案信息化，就是在企业领导及档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
内涵：档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受到各种侵害，且因无备份，而又为每年不得不为有的文档损失担忧，从而每年产生大量投入文档的保管及维护经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。但是在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。以上问题在工程公司中得到最大化的体现，如何最快的将可利用文件及数据传达到需要的人手里成为一个亟待解决的问题。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件及档案利用的快速途径。由此可见，信息化是档案工作的必然选择 。并且档案信息化正逐渐成为档案工作的重要工作内容一部分。
由此可见，实现档案信息化是大势所趋。并且在一些成熟的工程公司重视并开展此项工作已经很久，并形成自己较为独立的管理体系。随着公司项目的逐步增多，对于信息共享的要求也将会越来越高。随之而来档案信息化也就成为公司需要重视的一项工作。并且此项工作作为《全国档案事业发展“十五”计划》的战略重点之一，也被明确了相关的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3、档案信息化实施方法
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室中计算机的运行速度及稳定性，保证数据库的稳定运行，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2从档案信息资源建设上来讲主要需要做到以下几点：
（1）档案信息的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其中包括对档案本身的电子化（即对现有档案转换或扫描为电子版）和档案自身信息的电子化。
（2）加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3煤化工档案信息化
综合以上情况，煤化工公司根据自身情况将原有C/S（客户端/服务器）结构的电子档案馆管理系统升级为B/S（浏览器/服务器）结构的电子档案管理系统，大大增强了档案利用的快捷性及高效性。并在原有系统的基础上对部分模块进行加工，使之更符合现今工作要求。并使系统最终具备了下列特征：
4、采纳前端控制和全程管理理念，实现档案在线实时归档
通过前端控制的方式对归档文件在形成之初，进行控制和管理，系统通过对用户归档业务流程的定制，控制各业务部门的归档范围、统一整理规则、控制管理移交接收过程、明确归档责任，使得各业务部门在文件的产生之前即可明确需要归档的内容和责任，真正实现同步建档、随办随归、前端控制，工程项目可通过分类表和归档模板实现多个参建单位的收集整理流程控制，并可在离线状态下实现控制管理。系统针对不同档案类型支持分散整理和集中整理两种模式，支持通过部门移交和跨全宗（单位）的移交，实现数据审核和实体移交归档管理。
5、实现公司档案信息资源集成管理
通过电子文件归档技术规范实现与公司其它应用系统标准数据采集接口，实现系统无缝链接，实现文档一体化管理。系统不仅可以管理神华煤制油传统的文书、科技、工程、设备、产品、科研、会计、合同、员工、实物、照片、音像等各类档案类型，而且可以管理各单位所需要的各种文件、资料和数据，可以将档案管理内容根据需要进行扩展。
