浅谈如何做好机关事业单位档案安全工作
时间：2021-04-23 04:01:45 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：若想把机关事业单位工作做好，就一定要注重档案管理科学化，用档案管理的科学化，带动整个单位的工作高效化。出于这样的考虑，本文试图从档案的保管、利用、保护和保密等四个角度分析探讨如何做好当前机关事业单位档案安全工作，以便起到维护档案完整与档案安全的效果，达到档案有效利用的总体目标。
关键词：档案安全 保管 利用 保密
一份合格的档案可以真实记录单位的活动内容，体现单位的发展历程，属于极为宝贵的信息资源与经验财富，所以，做好档案管理工作可以促进单位内各项工作的开展。然而，在如今的机关事业单位里面，档案管理工作却依然存在很多问题，比如档案的保管不到位，保密工作未能与信息技术时代相接轨等。如何合理地解决这些问题，是摆在所有档案人面前的重要课题。
一、保管工作是前提
档案保管工作的一个关键词是规范化，以规范化为宗旨才能谈及更进一步的保管与利用工作。应当说，对于档案管理工作而言，档案整理和保管工作是其前提条件。在进行档案整理与保管时，应当按照分类、排列、编号、编目、装订、入库等程序有条不紊地依次实施。具体整理过程中，对于载体不同、形式有差异、保管时间限度有区别的档案，要予以分类处理，分别存放。档案保管工作的目的是管档员可以随时、准确地取用档案。在保管的具体过程中，管档员经常要面对的一个问题是：一直会有新近出现而未整理的材料，这部分材料经常杂乱无章地摆放，缺少固定位置与准确目录，对于这部分材料，就应当同已经规范储存的档案区别开来，及时整理、及时入库，以便使使用者免受零乱混杂的干扰。
二、最终利用是目标
为了保证档案的最终合理利用，笔者认为应当从管档员着手，而非从档案着手。经过前面的整理保管工作，档案已经较为规范有序了。此时，若由经过系统培训的管档员对之进行处理利用，效果是非常明显的。所以我们应当注重档案管理者的培养及教育工作，用以增强其利用档案的能力。一是提高政治素质完善服务能力，对于机关事业单位来说，档案工作属于党与国家工作的重要环节，其中很多文件都属于密级文件，这就要求档案管理者必然坚守正确的思想政治路线，自觉贯彻党的执政路线，保守秘密，忠于职守。二是提高文化素质增强服务能力，机关事业单位的工作涉及的内容非常广泛，因此档案管理者应当全面学习，从多个方面增长自身能力，完善知识体系，使自己既要处在理论知识与现代科技的前沿，也要保持社会交往的合理状态，使本职工作能够更好地完成。三是提升业务素质，在实践过程中对经验加以总结、对教训加以汲取，不断积累知识和能力，以便随时适应新任务。四是要有意识地提升自身身心素质，档案管理工作相对繁杂和艰苦，因此需要注意以合适的方法增加身体锻炼的机会；同时档案管理工作易产生枯燥乏味之感，因此需要以正确的思想态度对待档案管理工作。
三、保护工作是基础
档案保护工作是档案保管工作的升华，只有将工作提升到这一层面，才能真正谈及后续的档案安全问题。对于机关事业单位而言，档案属于党与国家的重要资源和财富，很多都要求永久性保存，而由于自然界物质存在不可避免的变质特点，档案所依赖的物质材料同样会有灭失的可能，使得保存时间受到限制。管档员应当根据不同材料的档案，分别制定相关的存放与防护策略，尽最大可能延长档案储存年限。对此，首先要做的是完善库房管理工作，库房中使用的档案设备，必须符合相关标准，同时在管理方法上尽可能科学合理，配备专门的保管人员，保证管档员的业务培训时间。其次，若想使档案处在安全状态，注重存放是一个不能不考虑的问题，通常来讲，需依档案种类、保管期限等区别，再参考档案形成时间，予以分类处置，坚决避免未经整理的材料与旧档案混放。最后，机关事业单位档案管理及利用时，须避免档案的丢失与损坏，例如档案处在借阅状态时，会出现离库现象，此时一定要履行借阅手续，避免档案的遗失与无谓磨损。
四、保密工作是重点
档案保密工作是一项重点内容，在信息技术环境下，只有把这项工作做好，才能真正做到“密不外流”。对于电子档案管理工作而言，一方面应当强调其方便性，一方面也要注意其保密风险的增加。管档员应当在密码应用、信号屏蔽、病毒防范、IP地址登入登出等方面做好充足准备，避免秘密的外流。与此同时，应当积极构建电子档案的审批和登记制度，并保证涉密设备有专门的存储介质及管理方法。在做保密工作时，管档员应当坚决做到涉密的内容不上网、不随意扩大使用范围、不随便复制文档等等，以便保证档案在管理和使用过程中的绝对安全性。
总结：
促进完善机关事业单位档案管理工作，是社会与单位共同提出来的要求。各级管理部门要把信息技术的优势充分利用起来，不断改变思路、改进方法，形成从管理、利用再到保密的一体化协调机制，带动档案管理工作的真正进步。
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