[流程优化与IT建设并进,企业成功转型的基点] 基于流程优化的it规划步骤
时间：2019-05-17 03:33:16 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
言 时下欧美债务危机似乎愈演愈烈，使许多国内企业面临前所未有的挑战，被迫走上转型之路，以保持适应力和竞争力。为了应对欧美经济萧条的冲击，管理流程、业务流程优化成为企业转型的必然选择。但利用IT优化流程，促成企业成功转型的道路却并不好走，因此IT建设与优化流程如何互为促进、提升成了企业重大战略课题。
流程(Process)是指将需求变成满意结果的必不可少的系列增值活动的组合。它能够让我们将工作更快、更简化、更低成本地做正确。企业战略定位和关键成功要素明确后，必须要有有效的业务活动来保证落实，即要通过建立有效的流程体系才能够得到有效保障。企业流程分为管理流程和业务流程两种，包括建立流程、流程优化、流程重组等多个环节。
近日，IDC机构对全球500位CIO进行“企业转型期中，除了IT，你还在干些啥？”的主题调查，调查结果显示，68.8%的CIO选择了“流程优化”，其次分别是电子商务、创新、物流/供应链、战略规划、其他、生产运营、研发、财务等。
调查表明，流程优化成为企业转型期间CIO跨界工作的主战场。许多CIO表示“流程优化是IT基础，战略规划是IT趋势。达成目标或完成订单，流程永远是重要的基础工作。”
近期，有关“10大CIO急需解决的商业问题”的调查报告显示，其中位居前列的问题是企业内部运营效率低、急需提高流程效率，许多CIO认为很大因素是因为企业流程太长、不合理所致。如何提高企业的运作效率、进行流程优化，是眼下许多转型企业迫切需要思考的课题。
这些年，随着信息化建设在国内的广泛应用和大步推进，企业内部“信息孤岛”的现象却越来越严重，其实出现这些孤岛，很大程度可以归咎于企业在信息化建设时，没有理顺、贯通整体业务流程所致。过于主观、无重点、没基础的企业信息化，却直接运用IT技术手段“自动化”未经优化的手工处理方式和业务流程，很多不合理或无效的工作也会被固化到系统中去，反而造成信息化成本的激增与无效，导致信息系统并不能有效支撑企业业务流程与业务战略的转型，企业难于进一步提升竞争力。
业流程紊乱的几大问题
1．基础制度薄弱，流程管理缺失
时下不少企业的管理制度与流程管理仍不尽合理，主要存在以下问题：一是没有规范的流程管理制度，更没有形成可认可、可执行的规章制度，更多的是依赖于以往的管理意识和默认的规则进行运作，往往按领导的意志、风格办事，人治多于机制；二是没有合理清晰的流程执行标准，使得原本一些简单的重复性工作，由于每个人的理解、认识不同，导致了各行其行、各行其政，难以达到提升管理效率的目的；三是多层次管理导致信息的冲突与滞后，以致执行效果差强人意。目前不少企业多头管理非常严重，多部门、多层级流程导致信息传递路径长，决策滞后，什么部门都可以管、结果什么部门都管不好，难以及时快捷地响应市场不断变化的需求。
2．流程多而乱，接口模糊、难融合
众所周知，一个企业有众多管理流程，如销售流程、采购流程、生产流程、财务流程等；同时，不少企业导入了OA、CRM、HR、财务等IT系统，但由于许多企业的流程不明确、不规范、不统一，不但管理流程难于融合，也导致了应用多项IT系统后，反而使流程接口更复杂模糊，各个部门流程数据和内容难于一致、难有共享价值，系统也难于融合，往往使管理人员为了取得需要统一准确的数据付出很多的时间和精力，工作效率事倍功半，适得其反。
3．流程的意外情况频频发生，难于提升竞争力
不少中小企业生产经营总是不按“游戏规则”办事，意外情况、突发事情频发，比如不按规则就擅改工艺流程，在计划外进行采购，或遵守正常生产计划流程就突然加班生产，没按制定的成本法进行财务核算等。事实上，这些意外情况、突发状况使得企业管理更显紊乱，即使应用信息化，也使企业茫然无措，很难做到借IT之力帮助企业转型、提升竞争力。
4．流程缺乏自我持续改进的动力，缺少IT技术的有力支撑
理想的企业流程应该是一个能够自我持续发展完善的系统。但由于许多企业缺乏专业管理、技术人员，基础信息收集困难，使企业难于准确自我评估及自我改进。再则高效运转的流程，离不开IT技术的支持，但不少中小企业只在财务方面运用IT，或是部分运用OA系统，至于ERP、PLM等高级系统的运用更是少之又少，也就无法进一步对公司管理流程、业务流程进行有效的集成、优化和提升了。
业管理流程如何优化？
1．使数据统一、标准，让业务流程全面优化
企业信息化建设目标的达成，总是伴随着流程不断优化的过程，总是充分进行整体规划、分步实施、扎实基础、循序渐进的过程。然而不管此过程有多长久、多复杂，搜集数据、整理数据并保证IT系统所应用数据的标准、统一与准确才是优化管理流程、信息化建设成功的基本前提。保证数据的标准、统一，才能保证系统所输出的信息具有可用价值，信息系统所应用的数据才能准确，才能给企业经营决策提供可靠准确的数据信息。
1999年，青岛啤酒在青岛的销售公司开始建立Oracle ERP系统，2001年建成青岛本埠七家单位的财务、库存等管理系统，再到2002年在青啤华南公司推广应用ERP系统，2003年又在青啤西安公司进行ERP系统的实施，直至2010年在集团所有企业基本实现ERP管理系统的应用，青岛啤酒为此做了大量扎实的基础工作。
统一了80000余种物料的编码、品名、计量单位、基本属性和分类；统一会计科目编码；统一固定资产分类编码，清理资产；统一客户、供应意见书编码及信息格式，整理5000余个客户档案、4000多个供应商档案等。通过这些集成数据的规范整理，形成了集团整体的编码规则，实现集团范围内产品、物料、客户、供应商等信息的口径统一、准确提供与全面共享。而信息的高效共享和业务流程的全面优化，使青岛啤酒能够推行现代物流管理方式，以最短的时间、最少的环节和最经济的运送方式，将产品送至全国各地。 2．关注客户需求，针对不同客户设计不同的需求满足过程
转型期，“客户是上帝”的重要性更是凸显。作为流程型管理模式的企业应从最大程度满足客户的基本需求出发，做好细分化服务。不同客户对于产品（服务）、预约、交货（交款）期、付款方式、售后服务的要求是不同的，因此企业应针对不同客户的个性需求，对全部工作流程进行重整梳理，设计相应的服务策略、不同的业务处理模式，从而设计最优流程，保证每个客户都能得到最便捷的服务。
如今仍有不少医院尤其是一些大医院的门诊流程总是颇受诟病，问题主要表现在一个方面，即门诊挂号收费流程，挂号发卡、收费分设在两个地方，而挂号处及收费处病人排队因高峰期不同，存在挂号处与收费处忙闲不均、“人满为患”、难于就诊等令人头痛的现象。如果能对门诊流程作出有效调整，实现门诊挂号收费“一窗式”服务，收费及挂号发卡窗口合二为一，每个窗口都可以同时办理挂号、发卡、收费、医保，就能在很大程度上缓解病人排队之苦。若能进一步果断调整、改革，实现“一站式服务”，如门诊妇产，孕妇在门诊妇产科大厅，就可以全部完成挂号、发卡、收费、取药、就诊、化验、B超、妇产科检查等所有程序，不用走上走下、跑东跑西，那就十分方便步履维艰的孕妇了。当然，这一切的改观，需要检测、设施、IT系统及场所等的全面配套与完善。
3．找出业务流程优化的切入点，挖潜增效，进一步提升内部流程优化
挖出现有流程中增加管理成本的主因，寻找组织结构设计不合理的环节，然后根据市场、业务、技术及企业的实际境况，理清问题的大小缓急，找出优化业务流程的切入点，对业务流程中的重要环节进行重新界定、排序和再造。因此，企业内部的销售、订单、物料、生产、研发项目等也能实现进一步优化管理，从而全面提升企业管理效率。
不断扩张中的珠啤集团在实施ERP过程中，对所有工作流程进行了重整，理顺100多个流程，不但没有产生“消化不良”的苦恼，而且大大提高了业务运作效率，其中销售订单流程的改变颇具有代表性。过去珠啤的客户订单流程是先由销售公司开单，财务再收款开发票，最后才是客户提货。这意味着开发票时销售成本已进行结转，财务也冲减了库存数量，但有客户会过一段时间再来提货，此前实际的库存数量并未减少。如今珠啤对流程进行改造，客户要提货时，先由销售公司开出订单，向财务交款后，财务打出订货单，客户凭订货单到仓库提货后，由仓库发出信息后企业订单系统就会自动生成发票，财务就此做帐。这样就消除了以往成品库存帐、物不符的情况，使企业财务数据更能真实准确反映实际情况，为企业经营管理决策服务。
4．建立端到端的最短流程，并完善流程的配套措施
一线销售人员业绩的考核，不光需要销售体系的层层考核，还需要财务体系的层层审核，行政部门也要参与指示，甚至要借助外部客户的评介，多个体系多个部门的层层上传下达，流程复杂，时间漫长，让基层苦不堪言，也让基于IT系统建立科学的业务考核机制无所是从。
因此优化流程时，除了鼓励企业大量应用、利用IT技术同时，还要考虑流程的配套措施。这时CIO还应具备管理学家的知识、技能，建立端到端的最短流程，帮助企业建立扁平式考核机制，形成科学合理的部门岗位职责、管理制度、操作规程等配套措施，这包括：一是对企业组织机构进行再造，尽量减少中间环节，使组织系统扁平化；二是实施流程负责人制度，每个流程指定一个负责人，负责整个流程的运行及结果，而不是陷入多头管理的困境；三是建立流程可以量化的考核标准，以检验流程的优化是否达到预期效用。
如此，以避免多头管理、人为的割断流程以及部门之间扯皮或推诿责任，促使协调共进，保证所有人员都围绕响应市场需求进行活动，如此也有利于IT考核管理系统充分发挥效用，指导企业管理工作。如果企业的流程管理思路到位，方案清晰，就可以在IT平台上走出简单高效的流程。
另外，针对企业关注的不同以及流程自身所属的领域及特征，还有时间导向、成本导向、系统优化、流程再造等四种类型的流程优化方法，限于离IT领域较远及篇幅关系，不再赘述。
改善业务和管理的需要是信息化建设的根本出发点，IT系统只是实现这些需要的重要支撑，在企业中特别是IT部门中，要树立“流程为本、IT支撑”的观点，要在改善管理与推进IT建设并进过程中全面促成企业成功转型！
