档案全宗 新环境下非全宗结构映射档案存放模式
时间：2019-04-24 03:28:05 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
按全宗顺序存放档案案卷，是我国综合类档案馆大部分库房架目排列的基础。通过规范的上架管理，严格对应全宗目录次序，可以有序地排列案卷，减少错误发生几率，提高查询检索效率。实践证明，目前的方式行之有效。然而随着技术的进步和新时期经济社会发展对信息资源利用水平的提高，档案资源管理的层次也必须相应提高。然而从档案馆“五位一体”的功能定位上看，库房案卷管理方式并非没有提高空间，相反，恰恰可以有所突破，提高档案馆为人民群众服务的效率。
全宗制度行之有效
全宗制度本身起源于大政府体系，特点是把档案资料按照文件生成机构分类，再按时间顺序排列，优点突出，即使在计算机数据库在档案系统得到广泛应用的时代，仍有优点。第一，全宗结构条理清晰，不易混乱。档案的原始记录性决定了成为档案的文档资料和其他资料必须和档案的生成机构放在一起。全宗是原始记录性得到维护的有效保证。第二，全宗制度保证了档案的完整性，由于档案馆接收档案都是从各个单位接收而来，面对卷帙浩繁的文山，全宗制度是一道规整档案的屏障。第三，全宗制度承接性非常好，对于厘清档案文件的源流非常有益。对于一个生成档案的主体，档案记录的是它的活动。那么档案的内在价值本身就蕴涵在文件卷宗序列或按序排列的实物组合当中。第四，档案文件实体现在并没有彻底淡出服务档案利用者的功能圈之外，所以易于取放是衡量档案分类制度是否优良的很好标准，而按照全宗原则组卷就具备了这样的优点。
因此，世界上多个国家，包括法国、俄国、中国等，都采用全宗制度保存档案。美国的档案管理其实也并未抛弃全宗制度，相反，基于NARA完善的管理规则和发达的档案教育，美国档案界更加透彻地领会了全宗制度，无论是商业文件保存还是公立机构文档保管，都做得十分周全。只是由于管理模式和内容与我国不同，才造成许多人认识偏差。但是其开放利用效率非常高，加上联邦级别的档案机构对档案的收管标准执行到位，应用先进的计算机技术，美国政府档案系统对信息的有效发掘程度远远超过我国。
按全宗存放并非万能方案
全宗模式的劣势如下：
1 载体限制和文书档案为主的辩证关系反映了现实的困难。显然，案卷盒不能盛放所有档案，那么，问题就接踵而至。比如异质实体档案放归同一全宗，大部分可能是文书档案，剩下的怎么办?未来还有大量保真数字档案产生，在树形的分类系统下到底怎么区分?多种载体并存却不能共享单一的档案保管位置分划。另外，库柜布置的矛盾似乎很难解决。分库、树形结构则被打乱，虽然有目录数据库，但是著录过程很难保证不出差错。
2 保护技术的要求和档案馆的现状决定了全宗制度不能覆盖各类档案。假设一个单位生成了数据资料光盘、磁带、摄影胶片、纸质文卷、VHS或Beta录像带这五种载体的档案，档案馆接收之后要安排库房存放。不同载体不能按同样标准存放。目前在许多档案馆，防磁柜内存放着磁记录介质，静态图片光盘和胶片则随着洗印照片案卷一起存放。视频光盘有些是单独开立全宗，有些则作为实物档案或文书档案的附属件一并存放。这样一来，假如在分开全宗存放的实为同一立卷单位生成的不同档案载体间提取立卷单位作为共同特性，平台实现虽然不难，但数据库结构设计就相对复杂。最重要的是当前许多承担数字化档案馆建设项目的企业，根本不愿意舍弃成熟的通用系统来提高性能。于是在不同位置存放的实体间实现“逻辑全宗”的映射就非常困难。
3 全宗制度覆盖有限。立卷单位是全宗得以建立的重要基础，但目前档案部门的职能所在并不是仅限于收集政府和公立机构系统档案，然而受客观条件制约，实际上档案接收工作很不到位。这就造成现实和各级档案馆职能的落差：我国只有一些特别的档案，比如金融和少数科技类文档，形成于非公立机构并得到了妥善的规范保管，大量反映社会经济文化活动的档案资料既没有私立档案机构收纳整理，也没有公立档案馆过问。如果都立卷设立全宗，显然是不可能的。因而按全宗方式组织存放也就不太现实。
4 全宗制度先天不能反映多样化信息载体的所有信息资源，从而极大影响利用效率。以照片档案为例。照片档案可能有几种来源——重复的印制品，比如当年新华社发布的新闻图片；反映立卷单位的第一手记录和反映社会事件的记录；特别应用照片比如劳模人物标准照片和舞台剧照等。现实是，专门图片保管的形式没有与按地区划分的档案馆网络高度整合，于是每个档案馆都有多种零碎的图片。按照目前的组卷归档模式，一张某地1980年代老市长视察管网改造的照片可以被归类到地方领导全宗，或者政府全宗，或者工程指挥部全宗，这通常根据摄影者的来源确定。但是我们简单想--T就发现，这一张照片内含有的信息有：历史背景、城市发展脉络、一处城区的旧影、一个领导的在任工作。就笔者在档案馆工作经历看，档案馆内大部分都是这种“一照多义”的纪实照片，笼统归卷就等于抹杀了网状的档案文件实体联系，实在很可惜。也许未来会通过语义分析实现档案分析连接，但是摄影数码化也催生了图片数目的爆炸式增长，到了那一天，系统开销是否是档案系统所能够承受的，仍是未知。因为档案的实体安全迫使云计算系统不能和数字档案库房实现无缝衔接。而这仅仅是以图片为例。文书档案里的招工表和一份规划公示文案及附图也存在同样问题。
档案管理客观条件变化呼唤灵活保管模式
由以上分析不难看出，在档案保管上全宗制度是有不完备地方的。没有计算机时，树形结构是文件组织最佳形式，但是档案员必须和档案结合成一个整体，才能有效提取信息。未来我国档案保管必然会走少藏精藏的道路，但信息发掘力度却会大大超越以往。档案部门生存的意义也就在于此。在新技术方兴未艾，公众档案意识加强的当下，有效地保管档案信息资源仍然一如既往重要，所以必须积极探索新的保管模式。
档案管理的客观条件已经变化。首先，大量不依赖实体的数字化档案出现，其中有些内容根本不能采用双套保存，比如编译后的程序、CAD图、保真数字签名档案等。而这些数字化档案也不再依赖档案媒介，而是依赖与逻辑信息一致。其次，档案信息数据库至少在条目级别已经普遍覆盖大多数综合性档案馆。这一根本性变化彻底让档案存放地点必须严格对应目录的铁律失效。即便在库房中按其他形式保管，数据库中依然可以在一体，不影响双套保存后文档的提取应用，也不影响档案保存的条理。第三，档案部门开始主动走上前台积极地直接参与社会活动，档案信息资源多样化，档案载体移交方式同样多样化。在此基础上，探讨灵活的保管就有了基础。 笔者认为，实现档案载体实体或数字化数据块的逻辑映射，照顾传统的全宗制度是必由之路。既然全宗保管制度有待完善，就应该构思符合新形势的保管方法来完善。简而言之：对于载体一致的档案资源，目录已经按全宗建立，文档则应该在库房中排列在一起；对于全宗属性一致，但载体甚至载体依赖程度不同的档案，应该充分考虑信息获取最大的原则，面向未来实施载体相关的保管，以利档案保护；对于多种相关同样重要的同类档案，则应该按年代、属地、属人、事件原则立卷，从提取方便、利于实体保护的角度出发管理档案实体。而同时，为了照顾传统，无缝对接档案馆的工作，应该注意有机地整合档案全宗制度。实现承上启下，为今后完全基于语义分析组织和建立的档案信息资源库的建设工作，做好铺垫。
灵活保管档案的优点：
1 解决同宗异质的矛盾。假如逻辑上建立了全宗，并将其作为档案组织的基础结构，借助计算机数据库标定档案实体，同宗异质带来的不便就会彻底消弭。之前最棘手的就是档案保管的相关标准不支持卷内的异质档案组合，而文件级档案的组合在全宗制度下也不能消除。过去对分散保管同一立卷单位的档案的顾虑主要集中在不规范，但是，在档案计算机化管理的今天，加强管理制度建设的同时，利用数据库的优势，过去的担心就完全变成了过眼云烟。
2 集约纳入不同的档案案卷系统。根据目前情况，档案案卷信息做一些低层次整合，则会有较好效果。整合中有些调整应该主要面向逻辑层，主要是优化数据库。比如对查得多的招工表、知青档案等，是否应该集中资源深入了解，把分立的档案统合配置。此外，有些调整则应该考虑优化本体存放环境。比如有些档案馆确实难以保证精确地把所有库房的温度湿度都控制得当，是不是应该把某些易损的和保藏条件敏感的档案一起放在有保障的库房环境里。
3 合理优化利用库房，节能减排，提高效率。档案库房是需要主动调节环境保护档案的场所，节能减排则是当今社会主流理念。档案部门应该从小处出发，紧扣先进观念。在当今市场经济高度发达的社会，档案库房已变成宝贵资源。通过开发利用档案库房，提供档案增值服务，是很多地方通行做法，有利于档案部门自身健康发展，更有利于全社会档案信息的管理和档案资源的利用。这样，库房管理也成了一项重要的事情，积极地调整管理模式适应新形势，才能凸显灵活管理的现实价值。
实现灵活保管，因地制宜发掘档案信息资源
实现多样化管理的先决条件是：有覆盖完全的档案条目数据库；日常库房管理规范，基本保护条件和库房条件适应多种载体档案保管的要求；载体异质的问题突出，已经影响有效保管。
之所以强调第三条是因为很多情况下信息挖掘做得不充分，而熟悉本单位的，有经验的档案员本人就已经通过自身的知识和对馆藏的熟悉，弥补了数据库的不足，结果就是没有必要从管理模式着手，优化档案保管。档案馆的档案不论是保存在密集架上还是档案柜内，只要通风、防霉、防虫、温湿度调节这些基础工作做得得当，不搬运不调整就是最好的保管状态。这样一来，为了个别档案案卷的问题，大动干戈调整库房规制，实在是因噎废食。另外还需强调，对档案保管有利于什么，有利于收、管、用中到底哪个方面这个问题，缺乏统一认识和标准，也不可能有统一认识。便利利用，是不是就损害了便利保管?两全其美的方案并不总是存在。
因此，首先有必要多做透彻研究，摸清档案馆内哪些档案资源需要调整管理模式，哪些不需要，哪些档案需要权衡是否调整，分清哪些档案应该做什么样的“再组合”。其次制订方案，采用什么样的手段规划管理的总体架构，用sQL工具安全地调整数据库的条目，选择合适的方案调整库房布置。在这个过程中，新技术的应用就显得很关键。对于馆藏丰富的省级档案馆和大都市档案馆而言，可以考虑使用RFID技术，将条码集成在数字档案馆系统内，或者采用所谓的“智能”密集架或文件柜，利用其本体功能联合嵌入式设备，开发人员简单地工作就可以给重点文件标定提取信息、流程化的责任人信息等。第三进人_个动态的调整过程。时刻根据新的需要变更档案实体的管理态势。
需要强调的是，有些情况下不应调整，更不能人为地割断档案保管组合和全宗结构之间的联系。比如当档案信息资源完备规整且高度一致的时候，搬运档案实体的风险特别巨大，甚至可能造成档案损失的情况，以及库房状况本来就一般，调整优化对档案保管没有显著优势的时候，还有信息化检索系统没有完备建立的时候，灵活的保管方案都不应该拿上台面。
总之，档案不依赖全宗的灵活保管，在合理安排下的确可以化繁为简，提高效率，充分挖掘档案信息资源，缓解甚至根除档案保管和组织之间的矛盾，使档案馆能够更好地服务人民群众。
