探索建立电子档案信息管理系统
时间：2021-04-23 04:01:50 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：随着信息技术和网络的发展和普及，利用电子信息管理文件已经是各行、各业的日常基本工作，信息档案的建立是标志着办公自动化的完成，电子档案信息系统就是通过计算机技术处理的图像、视频、文字等信息，使之成为能相互进行信息存取和输出的集成系统。换而言之，能综合信息发布者的意愿和接受者对信息的需求，对信息进行收集、整理、组合并双向式传播。 现在部分的单位还采用传统的方式进行存储，或将底图扫描成图片文件进行存储，这就造成了存储不安全、查阅不方便、数据不共享等问题。
关键词：电子档案；信息；系统；管理
建立电子档案信息系统，可以将现在存在的电子档案和目录装到数据库中，来实现电子档案的共享。这样，单位内部用户可以方便查询图纸和与之相关的档案信息。
1 建立完善的档案数据管理系统
利用网络信息技术的优势建立一套完善的数据管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，构建完整的档案信息资源共享服务平台，利用先进技术对档案数据进行即时更新，解决信息报送不及时问题。同时对档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，同时这些信息可以重复利用，但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化、科学完善的自身管理机制，也是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放和过期档案的销毁，都要实施集体决策。
1、资源共享、强化整合
以现阶段档案信息系统和信息资源为基础加强整合，如何合理整合档案资源，深入挖掘档案资源的潜在价值，实现互联互通资源共享，在管理信息系统设计时，充分考虑应用原有设备保护现有系统的建设，把现有系统资料和数据进行合理有效的整合，充分利用和保护现有资源，为资源共享强化整合工作，科学有序的开展奠定了良好的基础。
2、追求先进、力求实用
采用先进、实用的信息技术，既能保证系统现在的功能，又充分利用自身的优势，结合目前档案管理现状，借鉴其他单位先进经验，认真比较和选择先进技术路线，优化设计任务，使建成的档案信息管理系统既是技术先进的系统，也是经济实用，符合实际需求的系统。
3、扩大开放、确保安全
应用需求的不断发展和电子档案信息系统规模的不断扩大，采用具有良好的开放性和扩充性的方案，来保证业务系统的增加，业务量的增长，社会公众需求的延伸和新应用的开发等应用需求的发展，尽可能利用结构化的设计方案，在功能设计上，适当引入高新的先进技术，加强信息的安全，信息的集成和利用，更有利于将来系统的安全和开放。
2 电子档案管理系统的现代化功能与优势
随着社会科技的快速发展，以纸质为载体的档案信息逐渐被电子档案所代替。为了适应社会经济体制改革的需要，并在市场竞争中占有优势，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源共享。真正实现档案管理信息化、便捷化。
1、数据录入功能是档案部门的一项重要工作，档案管理员在收集整理中按照分类，对各种类型的档案进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息，施工资料和竣工资料的详细信息和图纸。一旦档案信息录入了归档库，其他用户即可通过在网上浏览、查询实现对已录入信息的电子档案库进行搜索和查询所需资料。档案管理人员也可以通过录入、编辑各种档案数据完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作，并能对文件进行修改和重新归档。实现了办公自动化和无纸化的目标。
2、数据检索功能是提供检索数据和浏览图纸等相关功能。注册人员只要登录档案信息系统，首先要选择需要检索的档案类型，再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息，若想用本地机上的系统浏览文件，可用“文件浏览器进行设置。在用户权限允许的条件下，可以直接浏览到所需要的档案信息的全文，可以下载到本地机上供检索者利用。也可以對这些图纸和资料进行借阅，借阅必须通过审核后，方可看到借阅的电子图纸或蓝图，传统的底图保存方式会占用大量的库房，管理不便，档案电子化可以节约大量的库房和人力资源，提高档案的检索效率。因此，也提高了档案的查询率和查准率。检索完毕后，应用“退出系统”关闭检索子系统，防止他人盗用用户的身份和权力。
3 、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制， 以前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息，纸质档案的信息化管理是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。电子信息的档案化管理是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案。为了进行数据转换，首先需要进行转换关系的定义，即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
3 电子档案管理系统的保密工作和风险控制
随着网络技术的发展与信息化的全面推进，给电子档案信息保密工作也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在关于保护电子信息档案方面也不够健全，规章制度不够明确；其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高，因此，建立完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子档案信息管理系统在运用过程中的保密工作和风险防范工作。保密工作不仅要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养要及时更新，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估和控制，防范于未然。
1、从制度上保证档案形成以及管理部门的权威性。档案部门的工作性质本身就是权威和严肃的代表，这也是档案部门工作的价值体现。所以在对电子档案进行管理的时候，同样要运用和传统的纸质档案管理时候利用的同一个甚至高于传统的管理标准进行档案的管理。主要包括建立相關的制度规范部门的职责义务和权利。要规范操作程序，保证电子档案在传输过程中的安全，应该落实并严格把关盖章签章制度，使其得到法律制度的保护。还可以利用外部群众的监督措施来保证电子档案的权威性。
2、在技术上保证电子档案的原始状态。为建立的档案信息管理系统，安装病毒查杀软件，建立防火墙等安全措施，防止他人的恶意攻击造成系统瘫痪和对档案的损坏，以及对档案的盗用和对内容的篡改等。还要对系统进行加密，限制访问权限等，防止无关人员的随意进入查看，设定电子档案密级，设置访问权限。并且根据电子档案内容的密级层次进行有效管理。对内容不是完全开放的电子档案，不提供拷贝的方式使用。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，保证电子档案的保密性和安全性。另外要对文件档案进行备份防止在丢失和被破坏后及时回复管理。
3、电子档案信息管理是一项系统化的工作，复杂程度较高，为了使电子档案信息管理更具有效性与安全性，加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，便显得极为重要使他们的能力得到提升。从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。
作者简介
孙玉春（1970-），女，吉林四平，中专，档案馆员。
