OA软件在文件档案管理工作中的应用
时间：2021-04-22 16:04:05 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘?要：随着电子信息技术的发展，办公软件在各行各业的应用也越来越普遍，在文件档案管理工作中，也逐渐从传统的纸质传阅和管理向电子文件档案传阅和管理进行转变，本文认为借助OA办公软件的便捷性为文件档案传阅和管理工作提供服务，可以明显提高文件的传阅速度，同时也简化了文件档案管理工作的诸多的繁琐环节。
关键词：OA软件；文件档案管理；应用
一、背景概述
在当今社会环境下管理工作日趋电子信息化，更多的行业和办公开始软件化，帮助实现轻松办公。现在文件档案的现状如下：文件档案日益增多，涉及面广，许多政策性文件频繁使用，而我们当今的文件档案管理还主要处在以传统的纸质管理方式下缓慢进行。这不但降低了文件档案查问者的工作效率，也增加了文件管理者的工作量。为了改变这种工作现状，我们可以借助OA软件来完成。
二、OA软件的功能
OA软件是一个管理者借以实现对群体管理的工具，是组织网络办公协同办公的软件。OA软件经过18次的版本升级，已发展为一种傻瓜式安装，无需专人指导，客户端使用浏览器即可实现办公自动。OA软件的主要功能为：①类似于一个虚拟办公场所，使用者可以通过上网的方式进行OA办公平台的访问和使用。②可以通过协同在网络上办公，把需要办理的业务通过Word、Excel进行编辑，然后传送给接收者，进行办理，如需修改OA软件，系统会自动显示修改痕迹。③在办理业务的时候，可以随时跟踪业务的办理情况和过程，这就为发起人展现出一个明确的工作现状。当发起人的事务比较急时，还可以通过紧急的形式来提醒受理者加快办理。④OA软件还可将电子邮箱、手机短信、QQ、MSN的功能辅助为一体，当你不在电脑旁时，可以通进手机短信的形式，实现事务提醒。⑤针对个人事务管理，OA软件可以建立日志和日程安排事务，以提高工作效率。⑥当处理办共事务需要做到保密时，OA软件可以通过账号式登陆随机获得短信密码，为我们的保密工作提供防护。
三、OA软件在文件档案管理中的价值
1.目前文件档案管理的现状
当前，在我们日常工作管理中，①从各方面收到的文件愈来愈多，文件审批所花费的时间太多，往往很多文件都有时效性，这就给文件管理带来很多的不便，也导致了文件任务的执行部门工作量的集中和增加。②单位自身下发文件，当单位中的子部需下发文件时，需到文件档案管理者那里进行修改登记和备案，然后还需要多方协作签字才能签发，如遇各种问题须延迟签发。③由于文件档案不断增多和文件档案使用的频率提高，而我们现在仍采用传统的纸质文件档案的归档的存档方式，这就大大降低了我们的工作效率。④电子文件档案现在已是处理文件档案的主要方式，但这主要使用在下发文件或上转文件的一个过程中，并没有将建立电子文件档案作为文件档案管理的一种方式，而且在日常工作中有很多文件需要做好保密工作，逐渐就发展成为只有纸质传阅而极少电子档案这样一种格局。
2.OA软件在文件档案管理中的应用优势
（1）该软件使得文件档案管理工作变得轻松。①信息流通快，以前需要几天才能处理完的审批程序，现在一两个小时就可以完成。②文件和工作都被自动有序地进行流转，在办公过程中可以清晰地看到已办和待办的事项。③信息平台的建立和使用大大减少了管理者外出办理事务的工作量。
（2）工作的协作性、灵活性明显提高。在专业化效率日益提高的今天，OA软件不但能帮助文件档案管理者更好地管理文件档案，也为文件查阅提供良好的工作平台，为管理者和使用者的沟通创造了良好的条件。
（3）由于管理效率的提高，管理的规范性也日趋增强。OA软件能按照程序的运行来划分相应的责任以对应相应的权力，杜绝了越权操作，使管理工作更加有序。
（4）由于OA软件的登录和管理方式，也可以杜绝电子文件对外泄密。管理者可以设置文件的安全系数，使保密工作更加完善。
随着科技的进步和电子信息技术的飞速发展，各种办公应用软件应运而生，目的均在于实现办公的自动化管理，提高工作效率。OA软件则是提高管理工作信息效率、协作效率、办公效率和管理效率的必需品。
参考文献：
[1]赖劲松.OA软件在管理工作中的应用[J].川化，2006（2）：22—23.
[2]刘金兰.对电子文件档案与传统档案管理“双轨制”的认识[J].山西档案，2009（S1）.
