大数据在企业智慧档案馆建设中的应用
时间：2021-05-29 00:05:34 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘要】随着我国信息化社会进程的不断推进，大数据的概念越来越深入人心，而在档案管理领域出现的档案无论是数量还是类型都呈几何倍数增长，需要借助不断发展的互联网、大数据、云计算等新一代信息技术，帮助进行档案资料的整理与分析，开展智能化的档案管理，全面提升档案管理工作的质量与效率。本文主要就当前大数据在企业智慧档案管理中应用时存在的问题与挑战进行分析，探究如何应用大数据开展智慧档案馆建设。
【关键词】大数据;智慧档案;应用;档案管理
智慧城市是当前我国城市建设发展的主要趋势，它使得人们生活更加便捷，已经在交通、医疗、政务等不同领域得到广泛开展，企业档案管理部门也需要抓住发展机遇，开展企业智慧档案管理，为智慧城市发展贡献一份力量。
一、大数据与档案的关系
顾名思义，根据我国《档案法》的相关规定，档案主要指的是国家机构、社会组织以及个人在从事社会政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。仅仅从档案法对档案的具体定义来看，经过档案进行记录的信息才能够被称为数据，只有电子档案与大数据有着密切的关系，其他以书本等形式记载的档案与大数据并没有很大的关系。如果从档案的具体特征来看，档案与大数据一样都具有社会性、历史性、原始记录性以及确定性的特点，都是对人类的行为互动进行的原始记录，记录下的内容都是对已经完成的事物进行确定性的记录。从数据是否具有保存价值来看，很多数据都只是进行短期保存，对于社会发展来说并不具备永久保存的必要性。从分析可以看出，档案管理中真正受到大数据影响、与大数据有着直接关联的只有电子档案，从概念上来说二者属于概念与属概念的关系。
二、大数据时代加强企业智慧档案馆建设的必然性
（一）企业智慧档案馆建设必然需要充分借助大数据技术。1.要想充分开展利用已有的企业档案信息资源，需要充分借助大数据技术。随着企业的不断发展，已经形成了海量的信息资源，但是当前很多企业档案馆采用的管理模式相当落后，还停留在人工阶段，无论是档案管理人才队伍建设还是现有工作人员的档案管理意识都存在很大的缺陷，正是由于这些缺陷的存在，企业档案资源难以得到有效的开发利用，现存档案无法充分发挥应有的效果。面对海量的档案信息，要想充分开发利用，仅仅依靠人力是无法有效开展的，需要充分借助大数据技术，将计算机管理引入档案管理中，将已有的档案文件快速录入到计算机中，使得管理更加便捷、清晰，后续数据调用更加准确，将档案管理者从忙碌的人力劳动中解放出来，实现人力管理朝数字化管理的转变。2.新时期开展企业档案数据存储与备份工作需要借助大数据技术。随着企业的不断发展，产生的档案资料也越来越多，虽然为了顺应信息化的发展趋势，很多企业已经转变档案管理形式，但是依然存在档案数据存储空间问题，做好档案数据存储与备份工作迫在眉睫。通过借鉴其他企业档案管理工作的经验，企业智慧档案馆建设可以从开展档案目录数据库、档案全文数据库以及实物与音像档案数据库等途径来开展，这些工作的开展都需要借助大数据技术辅助才能够充分实现。3.企业档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术。如今档案资料仅仅开展借阅的方式供用戶使用已经无法满足用户的实际需求，用户迫切需要获得数据背后蕴含的相关信息，为企业的发展提供数据支持，这是开展企业智慧档案馆建设工作的重要目的，因此需要从传统的简单数据供应转变为知识服务供应，这就需要借助大数据技术开展服务引擎搭建。
（二）企业档案管理工作面临的时代挑战。1.传统企业档案的管理理念和管理模式受到冲击。过去我国企业智慧档案管理工作理念只是将不同的档案分门别类地进行有层次、有区别的档案整理与管理，但是随着大数据时代的到来，数据数量几何增长，工作量急剧增加，而且还需要对部分数据进行处理，旧有的管理方式的弊端日益暴露出来，为传统企业档案管理模式带来巨大的挑战。2.如何有效确保数据的安全与隐私成难题。进入大数据时代后，很多企业档案资料都是通过电子文档的形式进行保存，其安全问题受到各种因素的影响，如果不做好严密的安保措施，落实安全管理工作，那么可能会因为电脑黑客或者电脑病毒等因素的影响，对现有的数据系统进行破坏，数据被盗取，可能会引起重要信息数据丢失、泄密，无论是对企业还是对个人都会造成很大的损失。3.技术挑战。大数据时代的企业智慧档案馆建设工作需要充分借助信息技术来开展，过去原始的纸质档案管理形式已经不适应大数据档案管理的现状。但是开展智慧档案管理工作对技术的要求很高，无论是前期技术研发还是后续技术推广都需要经过漫长的时间，对企业来说会造成大量的运营成本，一旦投入后无法取得应有的管理效果，还可能会破坏原有的档案管理体系，扰乱档案管理流程，有一定的管理风险。4.档案信息资源管理的挑战。进入大数据时代后，企业建设中出现的档案信息只会越来越多，虽然当前很多企业已经在如何有效开展企业智慧档案馆建设方面有了一定的经验，但是在如何对企业档案信息进行长期可靠的保存，使其具有可读性，如何在现有的数据中挖掘出有用的信息，为以后企业发展提供有价值的内容，依然是横在企业智慧档案馆建设面前的一道难题。
三、大数据环境下企业智慧档案馆建设的应对措施
（一）创新企业档案馆建设的体制模式，树立档案管理大数据意识。意识指导实践工作的开展，在大数据时代加强企业智慧档案馆建设工作，首要的就是将已经跟不上时代发展的档案管理意识进行改变，不断创新、改革旧有的管理体制，改变信息服务理念，从简单数据供给转变为知识服务，实现档案管理与利用并举。与过去的档案管理方式不一样，大数据时代的企业智慧档案馆建设主要途径是电子化，不仅节省档案存储的空间，管理的效率也得到有效提升。在现有的档案管理功能技术上根据实际情况不断进行创新，补充缺少的功能，实现便捷化的同时做到多元化。
（二）革新档案管理技术。过去的企业档案管理工作主要是针对具体的档案资料进行手工管理，大数据时代大量的计算机技术应用到档案管理中，并且在应用过程中技术不断更新换代，信息技术与档案管理工作联系日益密切，需要不断进行技术创新，借助更先进的信息技术辅助档案管理工作的有效开展。
（三）提高档案管理工作人员素质。为了更积极地应对大数据环境为企业智慧档案馆建设工作带来的人才挑战，企业需要不断加强对档案管理工作人员队伍的建设，对在岗人员要定期开展专业技能培训，提升工作人员的档案管理专业业务水平，将档案管理与企业建设有机结合起来开展相关的培训计划，确保工作人员能够及时掌握新的档案管理知识与技术，尽快适应现代化档案管理方式。在进行人才招聘的过程中，尽可能选择专业化的人士，专人专岗，为企业智慧档案馆建设工作的有效开展提供人才保障。
（四）积极与第三方大数据技术公司合作。信息社会要想有效加强企业智慧档案馆建设工作，必然需要充分借助相关技术，将先进的信息技术引入档案管理工作中去，与实际管理工作结合在一起。对企业档案管理部门来说，信息技术并不是自己的强项，为了档案管理单方进行技术开发是不明智的，可以选择解放固有的思想，与第三方大数据技术公司合作，积极主动地走出行业之间的藩篱，寻求大型信息技术企业进行合作开发，设计与自身企业智慧档案馆建设实际情况相符合的管理系统与技术。
四、结束语
随着信息化的不断发展，传统的企业档案管理方式已经无法满足当前企业发展的需要，迫切需要根据实际发展需求不断进行档案管理模式创新，改革管理体制，创新管理方式，不断推进企业智慧档案馆建设，在加强档案管理的基础上不断深化对档案资源的利用，挖掘背后潜在的数据价值，创新服务内容，使得档案对企业发展的作用实现最大化。
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