办公自动化学哪些内容【基于邮件合并技术实现教务办公自动化】

时间：2020-03-07 09:08:12　来源：雅意学习网本文已影响人

　　[摘要] Word 中的邮件合并是一个非常实用且强大的功能，本文主要介绍怎样使用该功能制作成绩报告单，从而提高教务办公效率。　　[关键字] 邮件合并域批量处理
　　
　　Word 中的邮件合并是一个非常实用且强大的功能,但往往被人们所忽视，其实邮件合并功能已被广泛应用在日常教务管理工作中，在教务办公中，常常需要打印大量的信封、信件、录取通知书、学生成绩单、各类获奖证书、准考证等。这些文档的特征均是基本内容和格式相同，只是某些项目的具体内容不同。只要在教务办公过程中，合理利用邮件合并技术就可以轻松方便快捷地完成工作，从而大大地提高办公效率。本文以制作成绩报告单为例，对邮件合并在学校教务管理中的应用进行了探讨。
　　一、问题提出
　　在每个学期结束，高校班主任或辅导员都要打印几百甚至几千份学生成绩报告单。传统方法是首先打印出相同内容成绩单，然后手工填写学生的姓名和各科成绩。这种方法导致投入的人力多、速度慢、易出错，而且还造成浪费。思想家笛卡尔曾经说过:“最有价值的知识是关于方法的知识”，那有没有那种简单易学，而且功能强大，能让工作人员轻松、快捷、准确地完成这些简单而重复性很大的工作的方法呢？答案是肯定的，笔者认为，如果能从word自身找到解决问题的答案,其意义是重大的,它相当于开发了一套功能完备的数据批量处理软件。
　　二、解决问题思路
　　众所周知，邮件合并是指在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档。它的本质是将文档中变与不变的内容巧妙结合到一起的功能，而每学期成绩报告单主文档包含系别、班级、姓名等信息是固定的，而成绩则是可变的，鉴于这种情况，完全可以用邮件合并来功能来实现。
　　三、实现方法
　　下面以期末成绩报告为例来介绍具体用法
　　1.先设计一个如下图1所示的Excel 表，作为数据源。
　　 2.启动word，打开XX学院成绩单，对成绩单上字体、格式等进行修饰，留出插入学生学号、姓名、成绩等信息的位置，设计如下图2所示文档，作为主文档。
　　3.执行菜单命令“工具”- “信函与邮件”-“ 邮件合并”，然后按照邮件合并向导的提示一步一步操作下去，共分别设置类型、选择收件人、插入域等三大步骤完成后结果如下图3所示。
　　 4.然后单击“邮件合并工具栏”的“合并到新文档”，这时邮件合并已基本完成，可以保存为文档，若想将成绩单直接打印出来，则选“打印”按钮，若想通过电子邮件发送，则选 “合并到电子邮件”按钮，至些，邮件合并全部完成，效果如图4所示。
　　四、结束语
　　本文介绍了利用邮件合并和域功能实现数据批量处理的方法，使我们对Word 邮件合并的功能和操作过程有了比较全部的了解, 其实在实际应用中，只要是批量输出有关的成绩管理工作都可以借助Word 的“邮件合并功能”来完成。充分运用这一功能，可以大大提高工作效率，得到更好的工作效果。
　　参考文献：
　　[1]童秋艳.邮件合并在高校学生成绩管理中的应用[J].软件导刊.2010.
　　[2]方玉华.邮件合并在学校教务管理中的应用[J].电脑知识与技术2010(3).
　　[3]肖伟.巧用邮件合并中域的嵌套制作成绩通知单[J].科技信息.2008(9).
　　[4]熊正云.初窥Word 邮件合并功能在办公自动化中的应用[J].科教文汇.2006(5).
　　

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