医院文书档案管理现存问题与有效应对
时间：2023-06-17 22:35:02 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
余倩霏
（海南医学院第二附属医院，海南 海口 570311）
医院文书档案管理属于档案管理的分支，主要由公文管理逐步演变而来。在文书档案中记载着医院现有的各种规章制度条例、医疗活动及发生的重大事件信息等，反映着医院行政管理工作的全过程，是医院科学持续发展的历史见证和现实依据，因此文书档案管理承载了不可忽视的功能。但从目前所了解的情况看，医院普遍对文书档案管理领域有所忽视，导致文书档案管理质量不高，对医院管理工作的记录与反映不详实，严重影响了医院档案管理工作的整体性、完整性和科学性。因此面对快速变革的档案管理要求必须要重新审视当前做好文书档案管理工作的各种问题，并以此为基础探讨可提升文书档案管理工作质效的可行举措。
1.1 文书档案管理机制尚待完善
机制是实现文书档案管理的先导和前提，要提升文书档案管理的有效性必须依赖完善的制度予以指导和规划。在《档案法》中也明确：档案管理应由单位档案管理部门实施统一化的管理，确保档案管理工作的开展质量[1]。但现阶段文书档案管理在档案管理中的受重视程度不高，没有专门针对这方面的管理机制体制，影响了其作用的发挥及质量的提升。同时，受制于医院档案管理水平的影响，在文书档案管理中存在着参差不齐问题使文书档案管理优势始终难以发挥。
1.2 文书档案资料收集面临阻碍
文书档案管理工作具有长期性、反复性及系统性特征，涉及医院诸多业务部门的资料收集。然而文书档案作为医院发展中所收集的重要资料并未得到医院各方的重视，尤其是在文书档案收集管理的过程中尚且存在着缺乏沟通、收集随意、整理不科学等现象，即反映出在实际操作过程中，人员之间的责任意识、协同意识淡薄，同时也显示出管理模式的单一陈旧，无法真正发挥出文书档案管理工作效能。另外，医院在文书档案管理的收集方面，主要是档案管理人员到各科室进行相关资料收集，或利用信息技术向各科室相关人员进行资料索要，这种单方面的资料收集途径面对海量的资料可能会出现收集不完善，或导致原始资料的保存整理不到位等问题，甚至产生档案资料缺失的情况，最终使文书档案管理质量下降。
1.3 文书档案信息化管理滞后
伴随网络信息技术的发展及应用，医院在档案管理信息化建设方面的重视程度逐渐提升，但不可否认的是当前仍处于探索与起步阶段，在信息化应用能力上仍有所欠缺。文书档案作为医院档案管理的分支，利用大数据信息技术来进行文书档案管理的意识仍不够强，研究也不够深入[2]。另外，从部分医院档案管理的实践来看，由于对文书档案信息化管理的资金及技术投入力度不足致使诸多管理思维、内容及方法落实不到位，传统化的文书档案管理模式依然占据着主导地位，阻碍了信息化条件下文书档案信息共享优势的发挥，这与互联网时代下利用大数据进行高效办公的趋势不相符。
2.1 健全文书档案管理机制，优化文书档案管理方式
医院作为档案管理工作谋划与发展的主阵地，必须要对医院文书档案管理工作的开展引起高度重视，在具体实践中关注细节化管理，使得从资料收集到管理使用的各环节都能井然有序地开展。同时，医院文书档案管理工作点多面广、纷繁复杂，在实践中必须要强化责任意识，深刻认识文书档案管理的重要性，切实依托在管理机制上的改进和完善，使文书档案始终处于有条不紊的状态。此外，医院要加强各领域之间的协调，将涉及文书档案管理的科室、部门进行衔接，通过宏观制度的约束和引领，让各科室、部门能够参与到文书档案管理之中，培养其主体意识及责任意识，并在制度的框架下提升档案的管理能力。事实上，医院档案管理的系统性，决定了医院在文书档案管理中必须要下大力气、用真功夫，建立健全各类文书档案管理制度（制度内容涵盖到日常档案的产生和收集，以及整体档案管理的成效等方方面面），使得相关人员工作的开展都有制度作保障，同时应建立评比考核、奖惩激励等条例，对于工作中认真负责，创新务实的人员给予相应的奖励，反之则需根据情况作出严厉惩处，严禁走过场，重形势的现象发生，以防档案管理制度变成一纸空文，为文书档案管理工作的高效开展提供保障。
2.2 强化文书档案资料收集，优化文书档案管理衔接
在医院所开展的医疗服务过程中将产生大量的文书档案资料，而这些资料应如何高质量的收集、整理及保存不仅是档案管理部门的责任，更是医院各个环节应重视的问题。因此要想提升文书档案管理质量必须要强化对文书档案资料的收集，依据规范的档案收集管理流程，将文书档案完整、系统、安全地进行保存。一方面，文书档案管理人员要发挥职能，确定文书档案收集的范围、时间及方法，认真做好文书档案的归档立卷工作，在处理时要严格按照工作计划和流程，建立统一规范的资料收集体系，使文书档案资料的产生、收集、整理、归档及查阅形成完整闭环，形成规范化的档案管理模式，确保文书档案能够发挥出最大历史价值与现实价值。另一方面，档案管理应强调协同配合，即档案管理部门要加大宣传引导力度，针对文书档案收集与管理的特点，深入进行工作宣传沟通，提升医院各科室及部门的认识，在各项文书档案资料的收集中，确保沟通有效、管理顺畅、责任到位，促进文书档案管理工作的有效衔接，推动医院档案管理工作的整体发展。
2.3 加快文书档案信息建设，优化文书档案智慧能力
随着大数据、云计算及“互联网+”等创新技术的应用，医院档案管理同样面临着全新变革，在此阶段必须抓住时机切实以前瞻的筹划推动文书档案管理信息化建设，让智慧档案管理目标逐步实现[3]。一方面，医院在认清文书档案管理价值的同时，要结合当前的信息化发展趋势，积极加大对基础设施的投入，既要保证信息化硬件设备的引入，也要做好整体的信息化建设规划，注重自动化管理系统的建设，搭建智慧化文书档案管理平台，强化档案信息的共享，打通文书档案信息的交互渠道，赋予文书档案新的历史定位。另一方面，医院要积极督促档案管理的转型升级，尤其是改变传统的文书档案管理方式，将纸质文书档案资料向数字化迁移，通过扫描、识别等方式建立电子档案，改变以往文书档案资料收集难、管理难及查阅难的窘境，使文书档案信息满足共享共用的要求。另外，文书档案管理信息化建设中，管理人才的引入也至关重要，因此需要制定完善的引入及培养计划，实现文书档案信息化平台的高效运用。
随着医院档案管理形势的发展与变革，文书档案作为其中的重要一环，同样需要加大关注和改革力度，充分认清文书档案的历史价值与现实意义，不断强化制度建设、能力建设及信息化建设，适应当前医院档案管理的新特点、新任务和新要求，通过自身的不断演进和完善，解决传统管理中的制约性问题，共同推动医院文书档案管理可持续发展。
猜你喜欢 档案资料文书档案管理 太行山文书精品选（17）邯郸学院学报(2022年2期)2022-07-05展览档案资料的收集和归档探讨海风(2022年1期)2022-06-09工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨建材发展导向(2021年18期)2021-11-05如何规范档案管理内蒙古教育(2021年18期)2021-02-12监狱执法文书规范探讨安徽警官职业学院学报(2020年6期)2020-07-21地质档案资料的保密工作探析现代企业文化·理论版(2019年22期)2019-09-27黑水城出土《宋西北边境军政文书》中“砲”类文书再讨论西夏学(2019年1期)2019-02-10档案管理与企业内部控制关系的思考消费导刊(2017年24期)2018-01-31建筑工程档案资料有效管理措施的应用研究科学中国人(2015年26期)2015-03-12健康档案管理的“云”前景中国卫生(2014年11期)2014-11-12
