新时期民政局如何更好地开展档案管理工作
时间：2021-06-14 00:04:11 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
[摘 要]婚姻档案是档案管理中的一个重要组成部分，其作用也逐渐被社会所认可，婚姻档案的建立也受到了越来越多的重视。婚姻档案管理关系人民的切身利益并且对于家庭的和谐，社会档案管理的进步等都有着积极的意义。加强婚姻档案管理，从档案管理建设的要点出发，以多种形式来完善婚姻档案管理是及其必要的，基于此，文章探讨了新时期民政局加强档案管理的措施。
[关键词]民政局；婚姻档案；管理措施
中图分类号：D632；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）19-0318-01
引言
婚姻登记档案是婚姻登记机关在依法办理婚姻登记、撤销婚姻、离婚登记和补发婚姻登记证等工作的真实记录，是婚姻当事人的婚姻关系和婚姻状况是否合法的真实凭证，与广大人民群众的利益息息相关。随着社会法制的健全和文明和谐的提高，越来越深入到我们生活的各个方面。当事人在经济活动中的法律地位、在生育活动中婚姻家庭关系、在经济活动中的担保责任，甚至在寻求配偶的婚介活动中，都需要利用婚姻登记档案，出具婚姻状况证明。可见，建立健全婚姻登记档案管理体系，是维护家庭和谐的基础，是维护婚姻当事人合法权利的有效手段，因此做好规范婚姻档案的管理工作势在必行。
一、婚姻档案的基本概念
婚姻档案有两方面的意义，有的将之理解为婚姻登记档案，意即民政部门处理结婚、离婚等工作中形成的凭证材料；而有的则将之理解为民政部门婚姻登记机关在记录结婚、离婚登记管理时所产生的材料，涵盖范围要更加广泛一些。为了方便起见，本文综合采纳两种意见，统称之为婚姻档案。对这两种意见的进一步理解，可以得出以下结论。第一，婚姻档案在民政部门产生，而基本上集中于民政部门的婚姻登记机关。第二，婚姻档案的基础性内容有婚姻登记与婚姻管理过程中产生的各类凭证，如申请书、统计表、照片等。婚姻档案的内容具有丰富性特点，其中既包括登记时产生的材料，也包括管理时产生的材料；既包括纸质材料，也包括其他载体材料；既包括当事人材料，也包括民政部门内部材料。第三，婚姻档案是在一定程序下形成的婚姻情况材料，具有保存价值，应当集中进行保存、长期保存，甚至是永远保存。第四，婚姻档案反映的是双方当事人婚姻情况，因此需要以婚姻双方当事人为基本保存单位。第五，婚姻档案的管理具有动态化特点，随着社会经济的不断发展与婚姻登记程序的完善，各种材料日渐规范，婚姻档案管理也需要具备一定的动态效果，只有在不断调节的过程中，才能真正加强婚姻档案的科学性。
二、婚姻档案管理建设的要点
第一，婚姻档案的建设要注重相关信息的收集。对于档案管理而言，信息资料是极为重要的，在婚姻档案管理建设中，要加强对婚姻信息资料的收集整理，并且作用及时有效。严格按照婚姻登记档案管理办法的规定，婚姻登记承办人员及时完成相关的婚姻登记材料的收集及其整理、归档等工作，并且做到当年的档案按照规定及时完成归档及其档案的交接工作。此外，在工作时，还要保证档案登记内容的完整性，使得档案具有较好的保管价值并能够满足日后查询等的需求。
第二，做好档案的管理工作。婚姻档案建设的实现需要有效的管理措施，在档案建设时，要保证档案内容整理的规范性，以准确合理的分类使档案内容按照条理列明整理，在归档时坚持一定的原则，按照档案的形成特点及其规律等进行整理，使得婚姻档案之间具有一定的联系性，方便之后的保管和利用。此外，档案的整理方法也是极为重要的，按照年度顺序对当事人的婚姻状况进行登记管理，以集中管理的方式来保证婚姻档案管理的安全，达到一定年限后交由国家档案机关管理。
第三，注重对婚姻档案的利用。婚姻档案管理的建立是为了更好的发挥其对公民和社会的服务作用，为了实现这一目标，在婚姻档案建设时便要明确档案使用的程序并增强档案服务的意识。以准确的档案登记为基础，为档案相关利益者的使用提供更多的便利，服务意识的强化能够推动其使用目标的更好实现。
婚姻档案管理措施
1、强化学习培训，增强婚姻登记员档案管理业务素质
婚姻登记档案管理是婚姻登记工作的重要组成部分。为进一步促进婚姻登记档案管理工作的规范化和科学化，该局着力从三个方面强化婚姻登记员档案管理业务素质：一是配备婚姻登记档案管理工具书，并将国家和省、市有关婚姻登记档案管理标准和规范复印，发至婚姻登记员，做到人手一份。二是认真组织学习《婚姻登记管理办法》及相关业务知识，要求婚姻登记员不但要熟练掌握业务知识，还要能够应用于实际工作中。三是将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙，便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。
2、确保婚姻档案信息安全性
随着婚姻信息网络化不断深入发展，档案信息得到了普遍应用，但安全性问题又成为当前信息化管理工作的重要问题。受网络黑客、病毒的侵袭，以及程序缺陷、技术淘汰等多种因素的影响，对当前婚姻档案信息化安全管理提出了更高的要求。要增强安全意识，提高防范能力，防止失密、泄密事件发生。要建立完善的信息系统，提高防御能力，综合利用防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等综合技术手段，及时对软件进行更新升级与监控，发现异常现象要及时向上级部门报告。同时，还要不断研究和探索新的安全防护技术，有效应用身份认证、识别、数据加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术检验过滤过往信息。
3、依法办事，保证效率
档案管理人员要严格依照《婚姻登记档案管理办法》规定办事。在规章制度中明确规定婚姻登记档案管理部门要建立档案利用规章制度，明确办事程序；在实施细则中对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门等利用婚姻登记档案，分别作出实体性和程序性要求，并规定利用婚姻登记档案的不得公开登记内容，不得损害婚姻当事人的合法权益；同时，婚姻登记档案的使用要求极为严格，原件禁止外借，复印时也要明确使用规则以及表明出处，防止任何非法使用。各级国家综合档案馆和其他婚姻登记档案管理部门在开展查档服务时都必须严格遵守上述规定，不得违反。
4、完善各项规章制度
切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，对于婚姻登记档案管理利用工作，婚姻登记机关要完善各项规章制度，严格依法办事，切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，使婚姻登记档案管理工作更为规范化和程序化。婚姻登记档案管理的工作人员要全面领会《婚姻登记档案管理办法》，加强对自身业务的指导，深入掌握技术规范，拓宽婚姻登记材料收集的渠道，设立专门档案室，分门别类进行归档存储，安全保管、合理利用。切实保障婚姻登记档案的安全性和真实性，维护婚姻当事人的合法利益。
结语
随着社会主义市场经济体制的建立和完善，改革开放和现代化建设呈现出新的局面，社会生活也出现了一些新的情况。经济活动领域扩大，社会流动人口增加，对外交流增多，人民群众对婚姻登记档案的利用需求也不断增长。婚姻登记档案管理工作中，必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定，加强婚姻档案的规范化管理，有效保护婚姻登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益，立足婚姻档案工作实际，做好民生档案管理工作，为构建和谐社会服务。
参考文献
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