提高办公室档案管理工作效率的探讨
时间：2021-04-23 04:01:32 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘要】随着我国科技的不断发展与进步，传统的档案管理模式已经不能够满足社会发展的需求，将网络信息化应用于办公室档案管理中，让管理工作变得更加准确化，同时，办公室档案管理工作也面临着艰巨的挑战，办公室档案管理工作要提高成为了办公室管理方面的重点问题，本文通过对办公室档案的管理工作进行分析，并对提高办公室档案管理工作效率的措施进行详细的阐述。
【关键词】办公室 档案管理 工作效率 探究
一、引言
随着社会的不断进步与发展，网络技术与信息技术作为一种时代的特征，得到了社会各领域的广泛应用，为了充分的发挥电子信息化管理的优点，跟随经济社会的发展需求，就需要做好档案管理的工作，为未来相关信息管理业务工作开阔道路。办公室档案管理工作的作用是要保证档案的完整性，方便人们对其进行检索，让档案的价值发挥到最大的程度，同时要努力的做好档案保密的工作，首要任务就是对办公室档案管理人员的要求要严格，从而保证档案的安全性与完整性。随着信息时代的来临，计算机管理软件被应用于各个领域中，电子档案的出现为人们的生活带来了很大的便利，也成为人们关注的一个新课题。因此，充分的利用现代电子信息技术，实现办公室档案的电子化管理，对提高办公室档案管理技术有着很重要的意义。本文就对提高办公室档案管理工作效率的相关措施进行详细的阐述。
二、提高办公室档案管理工作效率的措施
（一）建立完善的办公室档案管理制度
要想使办公室档案管理工作做到完整与良好，就需要各部门领导对此给予高度的重视，从而推动档案管理机制的完善工作，可以建立一个独立存放档案的资料室，让办公室档案能有序的进行存放，注意要写明日期标签以便于以后的查找工作，同时，在存放档案的时候，不要将档案放在容易丢失的地方确保档案的安全性，对于一些公司内部的文件，应该单独的进行存放，还要将一些随着时间的推移变得不那么重要的文件清除与整理，在进行管理程序的过程中，要有两个以上的工作人员来完成，这样可以共同监督彼此的工作，还可以在有重要资料的楼层安装监控装置，方便以后的相关查询。
（二）提高办公室档案管理人员的水平
作为办公室档案管理人员应该顺应时代的进步与社会的发展，相应的提高自身的素质与知识能力，这样才能有效的提高办公室档案管理水平，办公室档案管理是一项比较枯燥的工作，正是由于这样它就要求管理人员对工作要有责任心、要有严谨、乐于奉献的精神，因此，就需要相关的管理人员有法律意识与保密意识，同时也要有一定的社会责任感，这样才能在具体的工作中减少失误，提高工作效率。对于管理人员，应该加强保密意识，根据档案文件管理工作的重要性与复杂性，配合档案人员做好保密工作，同时，大力提高法律意识与责任意识，加强管理人员的专业性培养，让每一个档案管理人员都能掌握管理工作的核心思想与操作技能。
（三）对网络电子信息化进行档案管理
将网络电子信息化技术应用到档案管理中，利用电子化的方式对档案文件进行处理，这样可以根据不同类别进行分类的处理，还能够对办公室的其他资料进行修补，也不会由于办公室资料的堆积发生杂乱的现象，还能提高档案管理的效率，让资料的检索变得更加快捷与方便，在档案的管理人员对原有的文件插入新的文件也变得更加方便，还可以对专业水平较高，能力强的管理人员进行专门的培训，找出在档案管理中的不足之处进行分析与研究。可以看出，网络信息化的管理方式能够超出其他管理方式，提供更加高效的工作效率，工作的时候也十分的方便，还有效的增强了办公室档案管理工作的准确性。
（四）加强办公室档案管理的责任意识
在档案的保密工作中，每个工作人员都应该具有保密的意识，各个部门的领导更应该关注档案管理的工作，同时，每一个员工也要有自己负责的一部分工作，这样不仅能够加强工作人员的责任感，也能使档案保密工作做到最好，在日常的档案保密工作中，可以对相关人员实行严格的奖惩制度，对于由于自己工作造成的失误要承担相应的责任，对于在工作中表现比较优异的员工要给予一定的鼓励，这样一来，可以有效的调动起档案保密人员的工作积极性，还能充分的发挥出每一个工作人员的潜力，让档案的管理工作顺利的进行。建设信息管理系统还有利于提高办公室档案管理的效率，在软件的开发问题上，相关培训机构可以利用人才的优势，开发出适合于本校的档案管理软件，从而实现真正的高效管理。
三、结束语
综上所述，随着我国经济的不断发展，各个单位的内部管理系统也在不断的完善，办公室档案管理作为办公室管理的一项重要环节，它与办公室的其他各项工作都有密切的关系，在办公室的工作中起着重要的作用，同时想要提高办公室档案管理的工作效率也变得十分重要，因此，加强档案管理的责任意识，就需要采用最新型的管理模式进行档案管理，上文中对提高办公室档案管理工作效率的措施进行了分析，对以后该方面的工作，以及相关的各项工作的正常运行都有着很好的推动作用，相信未来办公室档案管理工作会有更好的进步与发展。
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