委婉语与商务英语信函教学的关系探究 委婉语在商务信函应用
时间：2019-04-20 03:30:07 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
引言 随着经济的发展，商务英语信函也发展成为一种交际手段，在商务活动中起着互换信息、商谈业务、传递友谊等作用，其撰写的成功与否对商务活动的顺利开展有着极其重要的影响。但是由于商务活动双方利益存在冲突，因此，有策略地运用委婉得体的语言以体现写信者对收信者的友好、尊重、体谅等态度就成为了学习礼貌原则及其运用在商务英语信函中的充分理由。
一、委婉语与礼貌原则
（一）委婉语的含义与功能
委婉语（euphemism）一词源自希腊语euphemisos，意思是“good speech”(优雅动听的言语)，指用温和的语气和含蓄的词语替代直接冒昧的表达，减少交际双方的冲突，从而保持良好的人际关系，使交流双方达到最佳交际效果。
在商务英语信函写作中，特定语言环境中的委婉语能避免直接矛盾，为交际双方留出更多的选择余地。此外，委婉语在商务信函中的使用能巧妙地表达真挚的感情与由衷的歉意等态度。因此，委婉表达在商务信函中的使用能使交际达到最大限度的和谐，进而促进贸易活动的顺利进行甚至建立长期友好的商务关系。
（二）礼貌原则
“礼貌”是一种普遍的社会现象，它本身是日常生活行为中具有道德或伦理意义的一项行为准则，包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。从理论发展的角度来看，当以英国语言学家Leech提出的礼貌原则最有影响力。
Leech的礼貌原则是建立在Grice的合作原则基础之上的。合作原则是指谈话双方在言语交际过程中，为了能互相理解、配合而共同遵守的一些基本原则。Grice将其进一步划分为四条准则。可是Leech认为人们在言语交际中会故意违反合作原则，以求达到礼貌的目的。于是，他提出在言语交际中要遵守礼貌原则，并效仿Grice将礼貌原则分为六个准则：
①策略（得体）准则：它是指交际双方的言语要尽量少让别人吃亏，减少对别人不利的信息。
②慷慨准则：指交际双方的言语要尽量少让自己受益。
③赞誉准则：指在言语交际行为中要尽量少贬低别人，尽量多赞誉别人。
④谦逊准则：指在言语交际行为中要尽量少赞誉自己，尽量多贬低自己
⑤一致准则：指在言语交际行为中要尽量减少双方的分歧，尽量增加双方的一致。
⑥同情准则：它是指交际双方应尽量减少双方的反感，尽量增加双方的同情。
在这六条准则中，策略准则是最根本的一条，它体现的是使自身受惠最小（受损最大），使他人受惠最大（受损最小）。
礼貌原则从语用角度对语言交际中的礼貌现象进行了深入的研究，它不仅适用于口头表达，对书面语言的使用也有重要的指导意义。得体的商务信函应该重视对方的观点，尊重对方的需要，能让人拥有愉悦的感觉。因此，礼貌原则在商务信函写作中的应用尤为重要。
二、商务信函的分类
商务英语信函是公文文体的一个实用分支，有其自成一体的风格特征。一般来说，商务信函格式规范，措辞得体，通常一封函件只讨论一个事项，或者是要求建立贸易伙伴关系，或者是推销本公司的产品，亦或是对对方公司的服务进行投诉与索赔等等。在所有信函中，每个函件作为一个言语行为单位，传达的信息本身与礼貌的关系各不相同，如在感谢函中，传达的内容本质上就和礼貌是一致的，而在催款函中，传达的内容本质上是不礼貌的，要避免正面冲突，取得较好的表达效果，对礼貌策略就有较高的要求，但其最终的目的是激发对方的交际意愿，确保交际顺利进行，以达到发信方的交际目的。按照Leech对言外行为的分类，可把商务信函相应的分为四类：合作类商务信函、竞争类商务信函、和谐类商务信函和冲突类商务信函：
（一）合作类（Collaborative）
言外行为与礼貌无关联，多见于宣布、报告中。适用内容：确认订货信、形式发票、开证通知、装运须知等。
（二）竞争类（Competitive）
言外行为与礼貌竞争，多见于请求、要求中。适用内容：建立业务关系、询价、报盘、还盘等。
（三）和谐类（Convivial）
本质上礼貌，多见于提供、承诺、致谢中。适用内容：接受报盘、续订函、道歉函、感谢函等。
（四）冲突类（Conflictive）
本质上不礼貌，多见于威胁、指责、拒绝中。适用内容：拒绝还盘、催款函、索赔函、抱怨及投诉函等。
三、委婉表达在商务英语信函中的应用
根据Leech对商务信函的分类，可以看到：在合作类与和谐类信函中，前者侧重于信息的发布和传达，后者的言外行为本质上与礼貌是一致的，因此这两类信函对礼貌原则的顺应度比较高，写信人在撰写此类商务英语信函时会顺应礼貌原则的准则使用委婉表达。而竞争类和冲突类商务函电的言外行为与礼貌是相斥的或在本质上是不礼貌的，这两类信函对礼貌原则的顺应度比较低，更需要写信人在撰写信件时注意礼貌策略的使用和委婉表达的应用。以下重点从三个方面对委婉语在几类商务英语信函中的应用进行举例分析。
（一）换位思考(You-attitude)用语
商务英语信函中的You-attitude就是让自己从对方立场出发，站在对方的角度思考问题，尽量照顾对方的感受，满足对方的需求，继而根据对方的需要表达自己的意见。这一标准体现了礼貌原则中的慷慨准则，语言内容使得收信人得益。因此“you”和“your”这两个第二人称代词在商务英语信函中的使用率往往高于其他类代词。例如：
（1）You will get special offers if you order more than 100 dozens at a time.
（2）a.We can not offer you any refunds for the goods you returned are dirty.
b.You could get a refund if the goods you returned had remained clean. （2）a句虽合情合理，但是没有完全采取对方立场。用“I/we attitude”强调“我方”，以自我为中心标准，令对方感觉自己的利益被忽视。而（2）b句则以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现了礼貌原则的应用，也是委婉表达法在商务英语中运用的主要方式和特点之一。
当然，采取换位思考的观念并不是指在所有的场合都使用第二人称代词。它的本质是贯穿于商务信函中理解、体贴、尊重对方的态度体现。因此如果能恰当地使用第一人称，第三人称甚至非人称结构同样也可以表达换位思考的内涵。在拒绝对方请求或是回复对方的投诉或索赔要求时，同样可以表达出对对方的歉意，显得礼貌委婉。例如：
（3）We apologize about the delay and will have our shipping department.
此句中第一人称得到了灵活的运用，该句也体现出了诚挚地为对方着想，将对方利益放在首位的态度，显得十分礼貌与体贴，呈现出合作的姿态。
（4）This is the lowest price and any further reduction is out of the question.
（5）A thorough exam presented that the broken bags were due to improper packing for which the supplies are definitely responsible.
例（4）和例（5）运用了非人称结构（it，one，etc.），句子的主语既不是写信人，也不是收信人的第三方。在表达拒绝或指责等态度时，非人称结构能将重点转移到写信人或收信人所造成的错误或后果之上，这样就避免了人称代词的直接指向，减少了双方的分歧与反感。
（二）虚拟表达的应用
在索赔、拒绝等冲突类商务英语信函中，写信人通常会避免直抒己见，而是使用虚拟手法，采用客气、委婉的语气去表达自己的意愿、请求或建议，把不满的情绪间接地转化为遗憾或惊讶，淡化了直接陈述句里的否定、批评等含义。常用情态词should，would，could，might代替shall，will，can，may。如：
（6）We should be thankful if you would help us with your ideas.
（7）a.We would suggest that for this particular order you let us have a D/D.
b.We want you to let us have a D/D.
在例（7）a中，动词suggest引导的宾语从句采用虚拟语气为收信方提供了很好的意见，其温和的表达方式给对方留下了美好的印象。而（7）b中的表达语气过于强硬，暗含不管对方接不接受都必须那样做的意思，这样会使对方不高兴，感觉受到要挟，最后要达成贸易也就比较困难了。
此外，if引导的假设条件状语从句会使主句表达的内容呈现出试探性，因此使用if引导的条件句在向对方提出要求或是建议时会显得非常客气,从而要求也会容易为收信方所接受。例如：
（8）We shall be pleased if you investigate the case as urgent and let us know the reason.
而if引导的虚拟语气句子多用于表达主观愿望和虚拟假想的情况，因此多用于表达要求、建议或是命令，这样的运用会使语气婉转含蓄。例如：
（9）We shall be much obliged if you would keep the packages until called for by the local agents of Pacific Transport Ltd.
（三）被动式语句的采用
在商务英语函电的写作中，当写信方想要指出对方的某些不当或欠妥之处或希望对方为其做某事时，往往会采用被动句的表达。因为用主动表达常有谴责对方的感觉，而用被动句，由于动作的执行者或施为者已经弱化到可以忽略不提的地位，因此显得温和礼貌得多，使收信方更容易接受。正因为如此，写信方经常使用被动式语句来含蓄地强调收信方应该按合同或协议所承诺的义务和职责等。例如：
（10）We are compelled to express our disappointment at finding the goods contained in your shipment not up to the agreed standard.
（11）A very careless mistake was made during the course of shipment.
（12）a.Upon inspection，it was found that the total content had been short-delivered by 2 tons.
在索赔、理赔的交易过程中，商务信函多用被动式语句来呈现事实，这样既巧妙地避免了对对方直接的指责，又减轻了收信方的利益损失，也减少了双方的分歧与反感。如果把上述句子中的意思表达成：
b.Upon inspection, we found that you had short-delivered the consignment by 2 tons.
这样一来，站在收信方的角度，写信方明显是在指责其出了错。因此，为了双方的长远合作，这种表达显然是非常不合适甚至是不礼貌的。
四、小结
通过分析礼貌原则在上述四类商务信函中的运用，我们发现，委婉表达在商务信函中的恰当运用能减少交际双方的冲突，对建立及促进融洽的商务合作关系起着举足轻重的作用。因此在商务英语信函的教学中我们要注重结合语言学理论，尤其是其中的语用学原理，使学生意识到将礼貌原则应用在不同类别的商务英语信函写作中的必要性。使他们不仅能掌握好专业的英语知识，还能注重完善语言的表达技巧和方式，从而写出地道、得体的商务英语信函，切实地提高其专业的实际应用能力。
【参考文献】
[1]Jacob,L.M.Pragmatics:An Introduction[M].Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press,2001.
[2]Leech,G.N.Principles of Politeness[M].London and New York Longman,1983.
[3]陈建平.商务英语研究[M].杭州:浙江大学出版社,2010.
[4]何兆熊.新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社,2000.
[5]翁凤翔.商务英语研究[M].上海:上海交通大学出版社,2009.
