【信息技术开辟档案存放的新思路】青岛新思路信息技术有限公司
时间：2019-01-08 03:29:48 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要： 各地政府所属人才服务机构，负责保管和管理流动人才的人事档案。针对日益庞大的库房容量，本文提出了基于信息技术的档案存储新思路，描述了实现的方法，并对实现过程中的难点提出了解决办法。
关键词： 信息技术 人事档案 物理位置 数据库
1.引言
档案管理有其科学的管理方法［１］。一直以来，各地人才服务机构保管档案时所采用的方法，主要是按流水号排序进行派位存储。此外还有少数的地区采用了四角号码的派位方法。这些方法，在档案数量较少的时候，弊端尚不明显，而一旦库容量的数量级到了万以上，其不足就显现了出来。主要表现在两个方面。
1.1无法迅速定位。由于档案数量巨大，因此很难在短时间内找到该份档案，曾经出现过的极端的例子是：某中心花了几天时间才终于找到某一份档案。
1.2库房空间浪费严重。档案有出有进，而档案一旦转出，该位置就会永久空着，否则流水号就会不连续。而为了确保在某个类别档案流水号的末尾可顺序放置新档案，就必须空置一段容量可观的空柜子。
1.3经常需要整库。按照以上的操作，日积月累后，档案库房的空间就是“千疮百孔”了。于是，隔上一段时间，就需要花费大力气整库（盘库）了，否则新档案就会没有空间放置了。
为充分利用档案库房的有限空间，我根据自己多年的档案工作经验和一定的计算机知识，提出一个档案存储全新的方法，以及如何具体运用计算机技术和数据库技术彻底解决这一历史难题。
2.实现方法
一个稍具规模的人才中心，档案一般都在数万份以上，传统的档案管理工作延续了旧的编码排位规则，故而存在位置的不确定性，并且库房利用率不高。所以如何在数量巨大的档案库中迅速找到某份档案更一直是困扰档案工作人员的一件难事。
2.1档案存放空间的数字化（初始化）
即将存放档案的柜架按区、排（层）、号进行数字化分割，并将这些数据存入数据库。可以将某一节柜子设定为一“区”，该柜子的某一层设置为一“排”，每份档案所占据的一个具体位置就是“号”。见图1。
这样，只要知道档案号或者姓名、出生年月、家庭住址等信息，我们就可以很快找到档案，与传统的方法比较，提高档案库房利用率近30%，搜寻档案的速度也提高了很多倍。各地人才中心的在职人员档案的比例一般为70%左右，其它档案（未就业毕业生、离退人员档案等）的比例为30%，每格存放大约60―70份档案。在下表中，系统列出了新派位方法对提高库房效率和提高查找档案的效率。
2.2指定存放属性
库房存放空间初始化成功后，需要设置该存储区域每一排（层）最多存放的档案份数，即存放属性。
因为在实际的情况中，不同类型的档案（如在职人员和毕业生档案）的厚薄程度不尽相同，为最大限度地节省档案存储空间，应该尽量把同一类型的档案存储在相同区域。例如，可以设置某个“区”只存放毕业生档案。在实际操作中，可以设置这么几个存放属性。
2.2.1流动人员。属于有工作经验的档案，比较厚。
2.2.2毕业生或初次就业。档案很薄。
2.2.3临时库。临时档案，不办代理手续。
2.3和档案逻辑关联
人才中心一般都会有自己的档案管理信息系统，可以在系统中将存放在该位置的档案的索引号（一般使用档案号）指向该位置。如图2所示。
数据关联后，只要输入档案号等基本信息，就可根据数据库的相关记录查询到该档案的物理位置：x区y排（层）z号，从而迅速找到这份档案。
2.4打印档案标签
为在库房中视觉找到档案，还需要为每一份档案打印一个标签，标明该档案的主要属性。如图3所示。
2.5分配物理位置流程
物理位置的分配过程是软件自动按照派位规则进行计算的过程，基本原则是，从小到大进行递增检索。其流程如下图所示。
3.难点
经实践检验，这一方法付诸实施后，可以大幅提高档案检索的效率。但在实际的实施过程中，也存在一些需要注意的地方或难点。
3.1历史档案整理问题
如果某中心需要将所有十万份档案全部按本文介绍的方法进行数字化存储，并打印所有档案标签，是否有好的办法呢？答案是肯定的。其实，只要按照老档案老办法，新档案新办法的原则即可。即如果是历史老档案，可以按照原来的排序规则找档案，用完后老档案就按新档案进行重新派位；如果是新档案，则可按存储属性直接进行处理。当然，也可以按原来档案的排列顺序将老数据一次性的按新办法导入到位置库中。
经验表明，十万份档案的转换过程大约在1―3个月之间，整个过程对其业务基本没有影响。
3.2大代理单位对专区的要求
不难发现，如果按照本文的方法，同一单位在不同时间进入库房的档案，其物理位置是不在一起的。而实际的情况是，有的代理单位大户（存档数很多的单位）出于心理感受，往往希望其档案被集中存放在一起。对此，可以在档案的存放属性中增加一项“单位专区”，这样系统在为档案分配物理位置时，一旦发现该单位的名称（或代理号），就将该档案自动派到该专区中。
问题是，设置专区，需要预留一定大小的柜架空间。所以，单位专区设置得越多，空间也就浪费得越多。这种情况，需要尽量避免。
4.结语
使用信息技术辅助人事档案存储的核心，是将档案库房进行数字化分区，并为每一份档案进行物理定位。这一技术首先被应用在南京某人才服务机构的档案管理中，取得了良好的效果。近年来，该技术被迅速推广到全国其它近四十家人才服务机构，通过使用该技术手段，实现了大容量档案库房的有序管理，极大地提高了单位的工作效率和服务质量。
参考文献：
［1］邓泽民.档案管理实务.科学出版社，2010.
注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”
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