浅谈高校OA办公系统下的公文管理
时间：2021-04-23 00:00:46 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：高等院校OA办公系统是学校行政管理“信息化”与“政务流”的融合，高校行政管理要实现流程更简化、内容更时效、办公处理更及时，必须将公文管理纳入OA办公系统的规划中。本文针对OA办公系统下的公文管理提出了多项建议，并陈诉了我校OA系统中公文管理的情况。
关键词：OA办公系统 公文流转 电子化公文
公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。随着大数据与信息化技术的发展，高校公文管理及公共流转都要以信息数据的方式进行存储与检索。日积月累下的公文数据是高等院校行政管理的重要资产，也是管理层事务决策及师生员工办事的依据。通过OA系统实现公文的电子化存档，存档后的电子公文，无论多少年后都支持查阅，完整的呈现某一项工作在当时情况下的前因后果。因此，管理电子化公文是高校OA办公系统活动中不可忽视的重要环节。本文就从以下几个方面讨论高校OA办公系统下的公文管理问题。
一、高校OA办公系统下公文管理存在的问题
办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。高校使用OA系统初期属于新型事务，每一项新型的事务在出现到普遍被大众接受的过程中都会经历一个过程，同样，高校公文管理从传统的纸质处理向公文电子化转化的过程中，也面临一定程度的挑战。突出表现在：
1.公文处理方式发生了变革，行政管理流程任保留原来的管理框架与模式，旧的公文管理体制并不能确保新型的电子公文产生后能够在很短的时间内得到有效推行，造成新旧两套形式的公文管理，线上线下多种公文版本混淆。
2.在其他行业中OA系统己成为日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，将公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸化办公的重要标志。而OA办公系统在高校的公文流转中不是强行要求，接受程度高的部门走线上，接受程度低的部门依然要求纸质文档。这在公文存储上，使得数据不完整。线上的都得以保存，线下的很多都没有通过扫描电子化存储。如果两种方式并存，又重复地增加管理的工作量，不能提供工作效率。
3.院校在开发使用OA办公系统的时候，没有进行充分的需求分析，很多小的业务流，细节的地方被忽略，造成OA系统上线后不能完全满足各个部门公文流转及管理的业务办理。
4.部分公文管理存在一个保密的要求。通过OA系统的保密设置在原有纸质化的公文基础上保密性可以得到极大的提高。国内很多院校对纸质公文的保密有明确的管理文件或者操作细则，但是对电子化公文的保密缺少明确的规章制度。
5.从公文管理的服务对象上，院校的师生员工更多的只关注到了OA办公系统的是各种公共服务与事务处理的透明度上，忽略了OA系统公文管理给其他领域带来的变化，增加了OA公文管理的难度。
6.OA系统公文管理必须将公文电子后才能进行管理和维护。目前在国内高校，很少有支持这项工作的基础设施。
二、针对这些问题的主要应对措施
1.强化制度建设，将电子化公文管理纳入高校信息化建设中。首先，必须提高高校行政工作人员及师生员工对电子公文重要性与有效性的认识。其次，大力推行通过OA系统进行公文流程。不管发文、请示、报告、通知等各种形式的公文能通过OA的尽量走线上。最后，各业务部门设置专人负责OA系统公文的各种处理，做到信息不停滞，扭转及时。
2.充分了解业务流，完善OA系统公文管理的细节。高校存在着教学单位、科研单位、业务部门、行政部门等等，每个部门在公文管理上有共性也有不同的地方。高校在OA系统开发部署的时候，要充分了解各种部门的需求，不断的完善系统细节，提高工作效率。
3.强化公文保密工作。增补电子化公文保密工作的管理制度和操作流程。同时，OA系统设计上要讲保密的环节及风险控制加强考虑。并在学校重点单位重点宣传，提供大家的保密意识。
4.加强电子公文管理的基础设施。公文管理电子化的基础设施要求OA管理系统达到提高联合工作、信息交换以及部门间协作的效率；保证电子公文的真实与可靠，以支持决策的正确制定；实现各种公文数据的存储与保护；提供强大的公文检索功能。
5.实现OA系统与高校门户数据互通。在OA系统部署的时候，务必将OA的功能提取到高校门户网站中。实现数据的互通，提供师生员工使用的用户体验感。
三、我校目前OA系统下的公文管理情况
从学校整体组织结构的角度来看，可将公文管理划分为如图1所示的工作流程：
从学校OA系统收发文管理流程可以看出公文的管理一部分功能能够自动执行，一部分则是按照一系列过程规则，将文档、信息或任务在不同的部门、执行者之间进行传递。在这种传递过程中，我校每个部门都设置了专职的OA秘书，专人专管，很好有效的保证了OA系统来文能够及时、顺畅的进行各种流转。完全实现了工作人员即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。图2为我校OA系统公文管理的人员权限角色。
我校OA系统主要功能分为个人办公、公文处理、会议管理、日常办公、公共信息、提案平台、历史数据等七大模块，每个模块提供的具体功能见圖3 OA系统功能图。
目前，通过一段时间的推行和宣传，在各个业务部门之间，通过OA系统进行公文管理已经成为大家日常办公的一部分，由于使用频繁，发现问题做完善，使得我校的OA系统跟各个部门之间的业务流越来越契合。
四、结语
公文管理在高校的办公自动化管理中处于主导地位，它是决定办公效率能否提高的关键因素，本文综合分析了高校OA系统下的公文管理存在的问题，有力于高校公文管理信息化发展的推荐，实现规范化、有序化和科学化的公文管理，帮助领导掌握真实情况，做出正确判断，促使高校公文管理人员从被动变主动，提升了高校内部管理水平，推动了高校稳健发展。
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