利用软件管理延长油田电子文档探讨|延长油田
时间：2019-01-23 03:25:33 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
一、延长油田档案现状 延长油矿是中国四个具有独立勘探开采石油天然气资质的单位之一，具有悠久的历史。中国陆上第一口油井于1905年在延长县七里村完钻，距今已有106年。档案部门主要负责油田各类档案资料的接收、征集、整理、立卷、归档工作。由于油田历史悠久，所以各类档案资料较为繁多，档案工作量较大。
档案部门从1985年成立至今，共形成和保管文书类、科技类、会计类、基建类、设备类、专门类等档案3万余卷。自2000年起用西安创怡科技有限责任公司与档案事业部联合研发的《世纪科怡》档案管理软件。
自2001年以来局域网的建成和OA系统的开发使用，逐步形成积累了一批电子文件。对于电子文件如何收集归档？归档后如何管理？如何保证电子档案的原始性、真实性、完整性？如何开发利用？如何在纸质实体文件和电子文件并列运行的过渡时期内进行综合管理？等等都迫切需要我们提出科学、合理的意见和办法。
二、档案管理软件实施情况
目前档案管理软件能实现电子文档一体化管理，由7个功能模块构成，即文件接收、归档管理、档案管理、档案利用、检索终端、利用终端、系统维护等。
1、文件接收
（1）电子文件接收――提供对本单位办公自动化系统中产生的归档电子文件的接收；
（2）非电子文件接收――提供其他单位来文的纸质文件及本单位产生的纸质文件的接收；
（3）老档案的接收――提供档案室以前年度产生的未进入计算机管理系统的老档案的录入及接收功能。
2、文件归档组卷（件）
归档方案设置：
（1）归档方案表――根据本档案馆藏档案的结构建立无卷归档的方案；
（2）合并同类――提供系统自动组合卷（件）功能；
（3）自动归档――根据分类方案自动提供对归档文件归档时，赋文件档号、转库功能；
（4）临时归档――提供对归档文件的随时接收、随时归档、赋文件档号、转库功能。
3、档案管理
（1）档案检索
综合检索――提供档案库全部著录项目的逻辑组合检索；分类检索――提供实体分类中各分类字段的分类查录、自动排序检索功能；清晰检索――提供档案库著录项目中各字段则清晰检索。简易检索――按检索者日常习惯简单点击就能进行查找检索。
（2）档案鉴定
保管期限表――根据国家规定的档案保管期限表设定每卷（件）档案的保管期限。
（3）档案退库：在已归档库内对不符合要求的档案，作退库处理，或转档案处理库重新处理，符合要求后再入库。
（4）档案接收进库
归档档案接收―接收每年度的新档案并转入进库；各档案的接收一接收以前年度老档案并转入总进库；备份档案的接收―接收从备份库转入进库的档案。
（5）档案的统计
保管期限统计――统计不同保管期限档案的数量；文件类型的统计――分别统计不同分类档案的数量；组织机构档案统计――分别统计各处室每年形成档案的数量；归档年份统计――分别统计不同年度的档案数量。
（6）档案编目
按保管期限编目；按信息类型编目；按各种专题编目。
4、档案利用
（1）档案登记
（2）档案借阅管理
（3）借阅档案管理
（4）档案利用统计
5、系统维护
（1）系统设置表管理――系统全部数据库的用户管理模式；
（2）系统用户管理――系统用户的建立、修改、删除及用户权限的设定；
（3）系统数据备份――提供系统全部数据库的数据备份及恢复。
三、探索与思考
1、首先一定要真正做到无纸化办公、网络上办公，让自动化各流转系统真正运转，这样才能实现电子文件的真实性。我们要以建立数字化油田为契机，从设备、人员培训到工作制度、思想意识等各个方面向这个目标不断努力和靠拢，这样就一定能实现档案工作一体化管理。
2、档案工作人员必须掌握一定的专业知识和软件知识，最好是能参与软件的开发工作，并结合延长油田的实际情况向软件开发人员提出详细具体的文件、档案一体化管理的功能需求，特别是档案管理角度的需求，这样开发出来的软件才是真正实用的。软件要做到简洁、高效、避免资料的重复录入。档案部门最好有专人负责维护服务器和软件的正常运行。
作者单位：延长油田股份有限公司南区采油厂档案室
