卫生事业单位档案安全保管的规范化管理
时间：2021-04-23 00:02:19 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：实现卫生事业单位档案管理规范化，能够有效提高档案的利用率，促进单位的健康持续发展。本文从优化公文制发工作、提高档案管理人员的综合素质、明确立卷归档原则、完善档案管理的保密工作四个角度探讨了实现档案安全保管规范化管理的具体措施，希望这些观点能够有效促进卫生事业单位的长远发展。
关键词：卫生事业单位；档案安全保管；档案管理现代化
卫生事业单位保管了大量的具有经济价值的科研、技术档案，落实档案安全保管的规范化管理，能够有效提高档案质量，促进档案管理现代化，维护国家安全。
一、优化公文制发工作
公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础前提。卫生事业单位的档案大部分是由公文转化过来的，提高公文制发工作的规范化、制度化和科学化，能够为档案的标准化管理奠定基础。首先，公文的内容要符合国家法律法规以及卫生事业单位的规章制度，内容表述清晰明确、结构严谨、条例清除，对于人名、地名、数字以及引文的使用，准确规范，其篇幅尺寸规格要进行标准化设置，排版形式统一为横写横排，左侧装订。其次，要注意检查制发公文的报批流程是否符合相关规定，内容是否与党的路线、政策、方针以及法律法规相一致，是否完整体现了卫生事业单位的决策意图并与现行有关公文相衔接，公文标题是否准确，落款是否与公文一致等。再次，公文字迹要牢固清晰。对于公文文件的签字和批注，要使用不易褪色墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，以便于档案的长久保管利用。最后，要提高文种使用的合理性以及拟制格式的规范性，保障文字精炼，用词准确，杜绝形式主义和繁琐哲学，对于改动多的修订原稿要进行重新打印，从而为今后的数字化档案检索和归档提供便利。
二、提高档案管理人员的综合素质
卫生事业单位的医疗档案和科研档案具有一定的复杂性、保密性和特殊性，发性流行病、传染病、艾滋病及公共卫生事件的频繁发生也加剧了档案管理人员的工作负担。卫生事业的档案管理人员要自觉承担党和和国家赋予的使命，不断提高自身的职业能力和职业修养，强化对存档资料的监管和保密，保障档案资料真实可靠且全面系统，充分发挥其参考和借鉴效用。与此同时，档案管理人员还要强化对相关法律法规的学习，落实对档案资料签字审批层层把关，对于不符合要求的档案，要及时退回相关部门，并要求其重新草拟、修改，直至符合要求，另外，卫生事业单位还要注重引进专业的信息技术的人才，充分利用互联网技术和数据库技术，促进档案管理的信息化和智能化水平，完善电子文件的收集、整理、鉴定、归档，以保障卫生事业单位医疗档案和科研档案的完整性和安全性。
三、明确立卷归档原则
卫生事业单位的管理人员要树立正确的档案管理理念，遵循“以我为主”的立卷归档原则，即在进行档案资料归档的过程中，要以本单位形成的文件为主，避免相近公文的重复与立卷组合的混乱。首先，卫生事业单位档案员明确自己的归档范围，对于不属于归档范围的文件，要妥善进行归类处理，明确其是否留在部门作为资料保存或者销毁，但是无论是采取何种措施，都要接受档案部门的监督。其次，档案部门要积极配合卫生事业单位的战略决策，严格按照归档范围落实对文件的分类和积累，从年度、问题和保管期限三个角度落实档案管理工作规范化、标准化。再次，档案管理人员还要落实对卷宗的管理，以问题为主，兼顾其它特征，同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过100个自然页，保障文件内容和级别联系紧密，类型鲜明，例如，对于会议文件，卫生事业单位可以按会议的届次组合，根据文件的数量，一会一卷、一会数卷；对于非诉讼案件材料，按问题，可以一案一卷或一案数卷[1]。卫生事业单位的档案人员要认真把握抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位之间的联系，强化以我为主”的立卷归档原则，以实现档案保管利用价值的最大化。
四、完善档案管理的保密工作
完善档案管理的保密工作能够有效提高卫生事业单位档案的安全性和规范性。首先，档案管理人员做好档案的保管期限和保密期限的区分工作，确定保管期限的原则是，在正确分析档案内容的现实作用和历史价值的基础上，根据卫生事业单位的工作需要和国家积累历史文化财富的需要，全面衡量档案内容的保存价值，以明确保存期限；确定保密期限的原则是根据医疗档案和科研档案在一定时间内容，如果受到篡改和泄漏，对国家造成安全和利益损失大小来确定的，是具有法律效力的时限[2]。其次，要加强对涉密档案的动态调整，依据国家变化发展和卫生事业单位工作需要，通过建立档案人员和保密管理人员的沟通协作制度，促进档案工作的有效衔接，在法律允许的范围内落实对涉密档案的变化调整，完善涉密档案的规范化建设。最后，加强涉密档案利用中的管理，注意密与非密的文件材料提供，当绝密档案使用完毕后，档案管理人员要及时进行清对检查工作，一旦发现档案泄密问题，要及时采取有效措施查明进行补救。
五、结论
综上所述，卫生事业单位的档案管理人员要积极提升个人素质，发挥“工匠精神”，实现档案管理的标准化，完善涉密档案的管理工作。
参考文献：
[1]耿强.卫生事业单位檔案规范化管理重要环节的探讨[J].山东档案，2018 （02）：52-53.
[2]常艳丽.血站献血者资料规范化归档管理探讨[J].管理观察，2018 （05）：161-163.
