数码照片的归档与管理:数码照片归档与管理规范
时间：2019-02-09 03:13:44 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要： 数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件。因此，做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。本文对数码照片的产生、归档要求和管理进行了论述，阐述了数码照片档案管理的必要性和重要性，对数码照片的归档范围进行了界定，介绍了数码照片的收集归档方法和要求。
关键词： 数码照片档案 归档 管理
当前，以信息技术为核心的高新科技迅猛发展，改变了人的生活方式，也引起了管理理念和管理手段的变革。数码照片档案的出现，就是在这一背景下逐步发展起来的新的档案门类。数码照片以其所具有的成像快、处理快、传输快、查阅快的特点和不需冲洗、易存储的优势，很快被人们所接受。照片档案，作为一种新的载体，给照片档案的管理添加了新的课题。从档案管理的角度出发，认识数码照片，研究数码照片档案的特点，准确把握管理的各个环节，是照片档案管理所必须明确的内容，其目的是更好地规范从收集整理到归档利用的管理行为，建立符合自身特点的管理制度，全面提高数码档案管理的水平与质量。
一、数码照片档案的特点
数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。传统照片采用胶片拍摄，产生纸质照片和底片。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生，数据存储在磁性电子载体上，没有底片。
1.数码照片的优点。
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势，除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：
（1）存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。
（2）连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。
2.数码照片的缺点。
但由于数码产品的特性，数码照片往往存在以下几个方面的缺点。
（1）对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。
（2）信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且在一般情况下看不出痕迹。因此，需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。
（3）缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步地开发利用和移交进馆工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。专业设计的数码照片管理系统要求能够将数码照片及目录数据导出系统，转换成标准格式保存。
（4）数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终。它可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间，如果原本照片没有备份就很难辨其真伪。
当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片，方便管理和利用。对丢失底片的传统照片，建议以扫描方式数字化，既方便易行、成本低，又可以最大限度地保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片，也可以生成底片。
二、数码照片档案管理的重要性
数码照片档案的管理主要是对在生产经营过程中产生的数码照片按照其保存和使用价值进行有序的管理。数码照片管理的完善化、规范化，不但可以实现优化地提供查找利用，而且可以促进数码照片管理水平和质量的不断提高，促进企业经营生产的发展。因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件，保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。
三、数码照片档案的收集
1．收集归档范围。
凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围，至少包括以下几方面。
（1）领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的数码照片；
（2）本单位组织或参加的重要外事活动的数码照片；
（3）记录本单位重大事件及异常现象的数码照片；
（4）与本单位其他载体档案有密切联系的数码照片；
（5）本单位其他具有保存价值的数码照片。
以我校为例，我在学校负责数码照片档案的拍摄和保管工作，认为本校数码照片档案的归档范围整理为：
（一）学校大事
1.校庆活动；
2.团代会、学代会、教代会、工代会等会议材料；
3.上级领导和知名人士来校指导工作或访问；
4.校际间交流、合作、互访活动；
5.校友会活动；
6.学校获得的表彰、授奖、奖状等；
7.校其它重大活动。
（二）教学活动
1.开学、毕业典礼；
2.有代表性的课堂教学和实验；
3.有代表性的教学实习和社会实践活动；
4.重要的教育研究活动；
5.教学成果展览；
6.军训；
7.共青团、学生会等组织的有意义的活动。
（三）科学研究活动
1.获奖科研项目奖状、证书；
2.本校主办的学术活动、会议；
3.本校主办或参加的省际学术会议活动；
4.科研成果及其展览；
5.其它科研重大活动。
（四）外事活动
1.校际间往来、合作、签订协议；
2.外校或上级专家来访；
3.本校聘请的外籍教师、专家；
4.在本校任教的外籍教师、专家；
5.本校派遣老师到外地进修学习、参加会议；
6.其它重大外事活动。
（五）人物肖像
1.历任校级领导人照片；
2.本校其他著名学者、专家、骨干老师、学科带头人；
3.本校著名校友；
4.本校历届毕业生合影；
5.本校各类专业函授班、短训班学员合影。
（六）基建景物
1.学校规划图；
2.本校教学、生活区建筑物、校园风光、校容校貌景点；
3.本校各种教学场馆、实训室、会议室、教室等教学设施设备；
4.其它建筑物、景物。
（七）其它
1.校运动会；
2.艺术节、文艺汇演、歌咏比赛等；
3.各种学生社团活动照片；
4.凡有保存、参考价值的照片，均归入其它类。
2.收集归档方法及要求。
数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂，应采取集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合，定期收集与不定期收集相结合。在数码照片形成后，档案管理人员要督促摄影者或承办部门及时整理，向档案管理部门移交，尽快归档。特别值得注意的是，一定要确保数码照片档案有一个完整的文字说明，准确概括出数码照片所反映的全部信息。数码照片档案由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。文字说明以EXCEL电子表格形式，以张为单位，写明照片题名、拍摄者、拍摄时间等。照片题名:简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20070104。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号。
四、数码照片档案的管理
1.完善数码照片档案收集制度，实施前端控制。
数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》的要求，凡是记录本单位重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。
数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。数码照片也可通过网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的重要性、有效性和完整性进行审核。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。
数码照片收集复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码照片导出到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大，因此，档案员要负责数码照片的收集，并采用灵活的方式实行定时收集；强化各科室和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度，完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。
档案室要根据数码照片档案与传统照片档案的不同特点，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。
2.数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化。
数码照片档案整理、编目可以由档案室统一进行，具体按以下步骤操作。
（1）数码照片档案分类与编号。整理前首先要进行筛选。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集1―2张。对有重要保存价值的数码照片，应同时加洗成纸质照片保存于档案室。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。
数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个名称该年度的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间（或重要程度）先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起。编号的过程是对收集来的数码照片进行文件名更名，也就是形成数码照片号（同数码照片文件名）的过程。数码照片号的结构是：全宗号+年度+件号。
（2）编制照片档案文件级目录。永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，进行数码照片档案文件级目录的编制。照片档案文件及目录项目包括全宗号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、备注。
（3）光盘刻录。光盘刻录一式两份，一套档案室保管供查阅利用，一套上交区档案局。光盘保管期限根据盘内数码照片的保管期限产生，从长处理。
（4）数码照片与纸质照片的有机衔接。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准《照片档案管理规范》执行。所有纸质照片、数码照片记录数据著录在同一个数据库中，从而建成完整、统一的照片档案数据库，实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名，浏览检索结果。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式照片，如果该照片有目录号、盘号、数码照片号，表示该照片有数码形式照片，如果两者都有，则表示该照片既有纸质形式的照片又有数码形式的照片。
照片题名简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。纸质照片整理时，仍可以说明反映照片内容，在计算机著录和打印卷内目录时以照片题名反映照片内容。
五、数码照片的保存
为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，数码照片档案保管必须注意以下几点。
1.注意选用品牌较响光盘刻录，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确。
2.光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。
3.光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃―25℃，相对湿度应控制在35％―50％，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生。
4.注意操作规范化。如触摸光盘时应带棉质手套，裸手手指不应触到光盘的反射面。
5.认真做好数码照片档案读取设备的维护和检查。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况、更新情况及时进行登记。如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘一般每满5年转存一次，原盘同时保留时间不少于5年，从而保证数码照片档案信息长期、永久地保存下去。
参考文献：
［1］腾春娥.对1984―2005年家庭档案研究论文的统计分析［J］.兰台世界，2006，（1）.
［2］沙菲.我国家庭建档实践与理论研究综述［J］.档案管理，2008，（3）.
［3］美国F.泰勒著，韩放译.科学管理原理［M］.团结出版社，1999.1.
［4］［8］付正刚，刘治平.家庭档案之电子邮件管理策略［J］.湖北档案，2009，（1-2）.
［5］邓绍兴，陈智为.新编档案管理学［M］.档案出版社，1994.
［6］特里・库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响.第十三届国际档案大会报告.
［7］世界上第一款数字水印数码相机亮相2005年第八届中国北京科技产业博览会，http://www.省略/kbh.htm.
［9］美Eoghan Casey著.陈圣琳等译.数字证据与计算机犯罪第二版［M］.电子工业出版社，2004.9.
