商务英语函电的文体特征_商务英语函电的文体特征分析
时间：2019-02-02 03:24:02 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要： 国际贸易日趋蓬勃发展，作为一种常用的英语应用文体，书面商务英语在对外贸易中日益凸显出它的沟通与协调功能。本文力图从商务英语函电的短语结构、语法特征、篇章结构三个方面分析说明它的语篇特点，望能在商务英语函电的教与学中起到一定的帮助作用。
关键词： 商务英语函电 文体特征 教与学
一、引言
全球国际贸易的蓬勃发展，商务英语语篇指在买卖所商品或服务商务活动中使用的各种正式与非正式文件，是国际商务中经常使用的联系方式之一，也是开展对外贸易业务和进行商务活动的重要工具。我们根据篇章语言学对语篇类型的研究，从实际运用角度把商务英语语篇细分为：商务信函（Business correspondence）、备忘录（Memorandum）、会议纪要（Synopsis of minutes）、广告（Commercials）、报告（Report）、通知（Notice）、说明书（Specification）协议或合同（Agreement or Contract）以及各种相关单据与表格（Bills and Forms）等各种语篇类型。本文主要针对其中之一――商务信函进行文体分析。在商务英语函电的写作教学中，我发现，学生写作中存在格式混乱、口语体大量使用、内容令读者一头雾水、条理不清等问题。因此，本文通过研究商务英语函电的文体特点，旨在研究书面语言的使用策略，帮助学生提高英语函电的写作技能，更好地与外商进行交流洽谈，为成功完成交易打下基础。
二、商务英语函电的文体特点
1.短语结构
与其他英语语体相比，如日常交谈英语、公文英语、科技英语等，商务英语函电作为一种独特的文体，有其自身的特点。首先表现在短语结构上，它使用大量的介词短语、非限定动词短语、连词结构，其中最明显的短语结构有动名词形式、动词不定式短语、过去分词短语和现在分词短语等，使读者对信件内容信息一目了然。下面分别举例说明。
（1）“介词+动名词”短语
“介词+动名词”短语形式在句子中通常出现在被修饰的名词之后，作后置定语，或作为状语频繁使用，这种表达方式更为庄重、严谨，起到节约书面空间的作用，如下例中斜体字部分：
We have learnt that there is a good demand for walnut meat in your market，and take this opportunity of enclosing our Quotation Sheet No.345 for your reference.
（2）动词不定式短语
动词不定式短语往往引出特定对象，或表达陈述者的目的。使用动词不定式向对方表达谢意、歉意或需特别指出对象时，能体现对对方的尊重、礼貌。如：
We are much obliged to you for the prompt execution of this order.
We have arranged for the right goods to be dispatched to you at once.
而当进行询问产品价格、报盘、开立信用证与汇票往来等内容时，动词不定式短语有表达目的，实现陈述者的某种商务目标。例如：
To enable you to have better understanding of our Hardware，we are sending you a selection samples for your scrutiny.
（3）现在分词短语与过去分词短语
在商务函电中使用现在分词短语和过去分词短语作定语、状语或宾语补足语，能使陈述内容具体、清晰，行文结构紧凑，如：
We are sending you undercover a catalog covering the goods available at present.（现在分词）
The captioned goods unloaded here yesterday was short weight 1，120kg.（过去分词）.
2.语法特征
要写好商务英语函电必须遵循以下七项原则，即7 “Cs”简洁（conciseness）、明确（clarity）、得体（courtesy）、正确（correctness）、具体（concreteness）、体谅（consideration）和完整（completeness）。为了实现这些原则，函电的行文就常常使用一些语法手段。
（1）多用陈述句
由于贸易双方地位是平等的，因此，函电的撰写者会尊重对方，在表达自己对另一方的要求时，一般用陈述句代替祈使句，表达自己的愿望，至于是否回应并答应要求，则请对方定夺。陈述句的使用都起到了普通文体中祈使句的功能，但语气却十分委婉，符合礼貌（courtesy）原则的要求。如：
It would be appreciated if this letter could be forwarded to the relative company.
Your early reply would be appreciated.
在书面交际中，礼貌的表达是非常重要的。交际者常采用对方立场（you-attitude），以示对对方的尊重和理解，为的是使对方容易接受自己的建议或要求。即使双方在贸易中就某个细节产生分歧，甚至出现提出索赔的情况，在交际中也要注意语气与表达方式，要有礼貌，为今后合作打下基础。所以商务信函中多用第二人称（you）或第二人称物主代词加名词（your+ n）作主语，使用被动态，省略第一人称（I，we）充当的行为主体，尽量少用第一人称（I，we）作主语。当然，在翻译时也要体现礼貌原则，才能使对方易于接受。
（2）频繁使用复合句句型
语句结构以复合长句为主，从句层次复杂，反而很少使用简单句，从句链屡见不鲜，分词、独立主格结构的频繁使用，经常一连数行才出现一个句号。一是可表达多层次的复杂的逻辑关系，二是又能使内容充分完整，具有相互关联的意义，而短句的使用无法达到这种效果。由于商务函电中某些表达的内容互为条件，或需对某些一连串的具有因果关系的事件进行叙述，因此，复合长句无疑是最佳选择。如：
We regret to learn from your letter of September 8 that your Order No.C426 of 20 cartons of Wool Carpet arrived in poor condition.
（3）套语的大量使用
商务英语函电属于书面语，具有语法结构周密、严谨，语篇表达信息、正确完整的特点。在长期的实践中，形成了一些逐渐被大家普遍接受并使用的固定句式，这是商务英语函电的特色之一。这些约定俗成的套语和习惯表达方式不同于普通表达方式，如用于信函开头部分“Thank you for your letter dated.../We refer to your letter...”和结束部分的常用套语。此外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：“We are making an offer as follows，subject to your reply received by 5：00 p.m.，our time，September 15th.The offer will remain valid/open/available until...The validity of the offer is from...to...”当表达对方价格太高时用：“Your price is found on the high side.Your price is excessive.Your price is too high.”要求延展信用证装运期可用：“Please extend the shipment date of your L/C to...and validity to...”，等等。
类似已被商界广泛接受的习惯表达还很多，需要平时多留意、多积累实用的固定句型和套语，才能得心应手地撰写商务英语信函。
（4）虚拟语气句型的频繁出现
商务英语函电常用虚拟语气来礼貌地表示出自己的希望，但又清楚地表达出自己的要求，语气上显得比较客气委婉。例如：
We would be much thankful if you would inform us of their credit standing.
Should you require any other information about our products，please let us know and we will reply to you immediately.
3.篇章结构
通常，商务英语函电的篇章结构由三或者四部分组成，一般为引言、详情、结束语；在申诉和索赔信中，结构为引言、详情、承转、结束语。承转即就某方面表达不同意见或看法。
信件的开头是引言。开篇常常通过指出事由或提及陈述方与阅读者共知的事情引出正文，在正式的商务英语函电中尤其如此，其中经常使用的开篇语有：
We refer to your Order No.123 and regret to say that...
We were very pleased to receive your L/C...
第二部分是详情，包括具体说明事宜和具体要求。此部分为正文的核心。需注意的是，当涉及几件不同事项时，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，一般是一个段落说明一个事项，叙述时，要注意条理性与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后，一是能让对方心里有所准备，二是引起注意。
第三部分是回复，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表或样品等，也可表示欢迎对方询价或咨询。这一部分内容可根据具体情况来决定是否有必要存在。
第四部分是结束语。通常是以一个结尾敬语短句结束全文，总结全文所谈事项，或者希望对方答复询问，或者表示礼节性的一句客套语。但是需注意的是，结束语须与正文内容吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商在给进口商的信中希望对方对问题处理结果满意，并能继续贸易往来，可以说“We trust that the arrangement we have made will satisfy you and look forward to receiving your further orders.”。
三、结语
综上所述，商务英语函电是对外贸易交流重要联系方式之一，具有非常强的信息功能和社交功能，即为国际商务活动提供信息，促进贸易交流，处处反映商务的特点，包含商务的内容。由于其特殊的文体、语言的专业性及内容的特殊性，提醒教师在教学中引导学生从短语结构、语法特征和篇章结构三方面分析商务英语函电。学生在撰写函电时也可从这三个方面出发，避免表达出错。我期望通过分析商务英语信函文体特征，有助于商务英语信函的写作教学和对外贸易从业者的商务信函写作。
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