物资采购管理规定
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广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 1 页 共 14 页 物 资采购管理规定 （二 00 六年版）
第一条
为规范公司的物资采购业务，加强采购过程的监督管理，防止国有资产流失，确保采购物资符合规定要求，满足工程施工需要，特制定本规定。
第二条
本规定适用于公司及下属项目部购买（指国内采购）原材料、燃料、辅料、零部件、设备、配件、行政办公用品、测量试验仪器、劳动保护用品以及其它物资过程中的决策、价格监督、质量检验等活动。
第三条
物资采购部门的划分 3.1
采购原材料、燃料、辅料、五金材料、周转材料的归口部门为各级材料部门； 3.2
采购零部件、配件、设备的归口部门为机械管理部门； 3.3
采购行政办公室用品，由公司行政部门进行归口管理：
3.4
采购劳动保护用品由公司劳动人事部门进行归口管理：
3.5
采购测量试验仪器的归口部门为质安部。
第四条
物资采购机构的职责及业务权限的划分 4.1
公司机材部负责其权限范围内的物资采购业务的实施；负责拓宽采购市场渠道，调查并公开市场信息，进行重要物资的供应商调查、评价（复评）、档案、考评体系的建立；指导、监督检查下级部门的采购活动；针对采购实施情况及有待改进之处定期向公司物资采购竞价小组及主管领导进行工作汇报。
4.2
由公司机材部组织实施采购的物资有：
4.2.1
固定资产类的施工设备（机具）、主要材料、周转材料、大中修机械配件； 4.2.2
使用量较大的物资，如电缆电线等由公司统一签订阶段性协议采购； 4.2.3
新项目的主要电工器材（包括电缆、漏电开关、闸刀开关、电箱等）； 4.2.4
批量采购的同一类物资预期价格在 30 万元以上的物资； 4.2.5
公司机材部规定的其他重要物资。
4.3
项目部采购部门负责其权限范围内或公司机材部委托的物资采购业务的实施；负责业主供应材料的进货、退货业务的实施；协助公司机材部跟踪公司采购物资的执行情况；负责项目部采购物资的供应商调查、评价（复评）、档案及考评体系的建立；每月底针对当月物资采购实施情况及存在的问题向项目部主管领导、项
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 2 页 共 14 页 目部竞价小组和公司机材部进行书面工作汇报。
4.4
除公司机材部直接采购或另有规定的情况下，其余物资均由项目部采购部门负责采购业务的实施。
第五条
物资采购程序及核准权限 5.1
项目部物资采购业务流程 5.2
公司物资采购业务流程（见图二）
5.3
物资竞价（招标）采购程序参见《内部竞价管理办法》的有关规定。
5.4
物资竞价（招标）采购实施要点 5.4.1
竞价文件应全面准确地反映出采购物资的各方面要求及规定，内容包括部门主管审核需用计划设备、主材、周转材料主管领导审批需用计划部门主管审批需用计划仓库核查登记库存数量报项目部物资管理部门落实否项目部直接采购物资物资管理部门编制采购计划物资管理部门主管审核计划执行竞价采购程序报需用计划到公司对口部门交采购员询价、比价竞价采购物资否采购员填写询价资料及建议询价资料报部门主管审核质量价格等满足要求询价价格填入采购计划表中否上报有关领导审核批准公司内部调拨物资满足要求由公司对口部门组织调拨新购 外部租赁按有关物资租赁程序办理否否否交采购员办理签订采购合同供货进度控制及事务联系执行批复意见 批准合同关闭否直接订购 仓库验收合格 办理付款 采购业务总结否（图一、项目部物资采购流程图）物资需用部门编制需用计划采购业务结束合同终结
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 3 页 共 14 页 投标应注意的有关事项、采购物资的详细要求、工程具体概况、合同的主要条款以及一些附加的格式文件。
5.4.2
竞价采购应制定严谨科学的评标办法，确保评标规范化。
5.4.3
物资竞价采购应遵循“公正、公平、公开”的原则以及维护公司利益最大化的原则。邀请的竞价参与人不应少于三家，且应优先考虑生产厂家，其次为代理商，尽量减少零售商参与。
5.4.4
重要物资的竞价采购还应遵循供应商评价原则，具体评价办法参见《物资采购程序》（QP7.4-1）以及公司其他方面的规定。
5.4.5
重要物资的竞价采购应收取投标保证金及合同履约保证金。
内部调拨满足要求相关部门核查库存公司内部调拨或调剂办理租赁或借用手续外部租赁或借用新购物资管理部门编制采购计划物资采购部门主管审核计划项目部或部门上报需用计划交采购员询价、比价否采购员填写询价资料及建议询价资料报部门主管审核质量价格等满足要求询价价格填入采购计划表中否上报有关领导审批交采购员办理签订采购合同采购事务联系及进度控制执行批复意见 批准合同终结否直接订购 仓库验收合格 办理付款 采购业务总结否委托项目部采购按项目采购流程实施到项目经理审核后报公司有关领导审批竞价采购采购计划报主管领导批准启动并执行竞价采购程序竞价结果经相关领导批准采购意见批准执行批复意见否否否否采购业务结束合同关闭（图二、公司物资采购流程图）
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 4 页 共 14 页 5.4.6
评标小组应按优先顺序推荐 2~3 个候选人，由负责采购合同谈判的人员分别就合同细节同这些潜在供应商洽谈，并将谈判结果报主管领导，经批准后才能签订合同。
5.5
议价采购程序依下述顺序执行：采购员发出报价单（或电话询价）→回收报价单→与报价单位再次洽谈→初定采购单位及价格→报部门主管审核→报主管领导批准→采购员负责组织采购业务。
5.6
议价采购程序执行要点 5.6.1
议价采购应遵循“询价、比价、货比三家”原则，并且还应遵循“比质量、比运距”的优化原则，以集中批量采购为主，就近零星采购为辅的原则。
5.6.2
对于单价超过 500 元或总价超过 5000 元的物资采购，必须留下询价、洽谈的书面记录。
5.6.3
对于单价超过 5000 元或总价超过 100000 元的物资采购，必须有两人参与询价、洽谈。
5.7
物资采购审核批准权限（见表一），固定资产类物资还应根据长大公司有关规定报长大公司机材部审批。
第六条
物资采购实施细则 6.1
物资需用计划的编制及审批 6.1.1
主材、周转材料及机械设备（机具）需用计划的编制和审批 项目开工前期，项目部工程技术部必须根据已批准的施工组织设计分别编制项目主要材料、周转材料及机械设备（机具）总体需用计划，作为项目物资供应的基础依据，项目部机材部必须积极协助总体需用计划的编制，总体需用计划由项目主管生产的副经理负责审核，经项目经理批准。
项目开工后，项目部工程技术部必须根据实际生产需要在季末、月末分别编制项目主要材料、周转材料及机械设备（机具）的季度、月度需用计划，作为项目物资供应的实施依据，项目部机材部必须积极协助编制，季度、月度需用计划由项目主管生产的副经理负责审核，经项目经理批准。
6.1.2
项目一般常用物资的需用计划由物资管理部门按月编制，由物资管理部门主管审核，经项目分管领导批准。
6.1.3
临时需用物资的需用计划由物资需用部门（或施工点负责人）根据施工生产（或办公）需要编制，由物资需用部门主管审核，经项目分管领导批准。
6.1.4
物资《需用计划》中品名、规格、数量、需求日期及注意事项等内容应填写清楚、完整。重要的物资在需用计划中应注明技术标准或质量要求等，当需用
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 5 页 共 14 页 的物资没有可套用标准时，由物资管理部门组织工程技术管理部门、物资需用部门与供货商商定技术标准、质量要求。
表一、物资采购核准权限表 采购物资类别 组织实施 采购单位 采购金额（元）
审核批准权限 固定资产类机械设备、机具 公司机材部 5 万元以内 公司机材部长→公司分管领导 5 万元以上 公司分管领导→公司总经理 主要材料 公司机材部 5 万元以内 公司机材部长 5 万元~100 万元 公司机材部长→公司分管领导 100 万元以上 公司分管领导→公司总经理 周转材料 公司机材部 20 万元以内 公司机材部长→公司分管领导 20 万元以上 公司分管领导→公司总经理 小型机具、配件 公司机材部 或项目部 单价 1000 元以内或总价 5000 元以内 项目分管领导→项目经理 单价 1000~3000 元或总价 1 万元以内 项目经理→公司机材部长 1 万元~20 万元 公司机材部长→公司分管领导 20 万元以上 公司分管领导→公司总经理 燃料 项目部 20 万元以内 项目经理 20 万元以上 公司机材部长→公司分管领导 大、中修机械配件 公司机材部 1 万元以内 公司机材部长 1 万元以上 公司机材部长→公司分管领导 其他工程物资 公司机材部 或项目部 单价 1000 元以内或总价 5 万元以内 项目经理 单价 5000 元以内或总价 5 万元以内 项目经理→公司机材部长 总价 50 万元以内 公司机材部长→公司分管领导 总价 50 万元以上 公司分管领导→公司总经理 行政办公用品 公司综合部 参见行政用品采购管理规定 测量试验仪器 公司质安部 参见测量试验仪器采购管理规定 劳保物资 项目人劳部 参见劳保用品采购管理规定
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需用计划一式二份，经批准后计划编制人应及时将需用计划的第一联交付给仓库，由仓管员核查并登记库存后，再报到物资采购部门，而需用计划的第二联则由物资需用部门保存。
6.1.6
对于公司内可调拨的物资（包括各类固定资产、小型机具、周转材料以及公司物资管理部门公布的可调拨物资）或由公司物资管理部门组织采购或租赁的物资，项目部物资采购部门应将需用计划的第一联上报到公司对口部门，由其负责落实；项目部物资采购部门仅保存复印件（应有注明）。
6.2 采购计划的编制审核 6.2.1
物资采购部门负责本部门业务权限内物资采购计划的编制，报本部门主管审核，并视具体采购物资逐级上报有关领导审核；但属业主直接供应的主要材料或已按规定签订采购合同实施分批进货物资的采购计划直接由项目部归口部门编制复核，项目分管领导审核。
6.2.2
物资采购部门收到经批准的需用计划后，应充分结合现有库存量、未来使用量及采购保管成本等因素，科学合理地制定采购计划。采购计划须清楚注明物资的名称、规格、型号、数量、单价、进货时间等，采购计划一式二份，经批准后第一联交仓库，第二联由物资采购部门存查。
6.2.3
报批的采购计划应附经批准的需用计划第二联在后面。
6.2.4
采购计划包括项目主要物资《采购计划》、月度《采购计划》以及临时《采购计划》，三者作用不同，互为补充。具体为：项目主要物资《采购计划》作为组织主要物资竞价并签订采购合同的依据；月度《采购计划》作为实施性的采购计划，主要为合理安排采购资金、保持合适的物资库存之用；临时《采购计划》作为月度采购的调整与补充，应尽量少用。
6.3
物资采购原则及采购方式的选择 6.3.1
物资采购应遵循“公正、公平、公开”原则，自觉接受各级员工的监督。
6.3.2
物资采购必须严格按需用单位所提的品种规格、质量标准、技术要求等进行采购，任何替代或更改均需有关技术人员的签字认可。
6.3.3
物资采购应遵循“批量采购为主、零星采购为辅”的原则，在满足使用要求的情况下，做到性能价格比最大化。为保证物资供应相对稳定，主要材料及常用的数额较大的物资尽可能执行“一次订货，分批进货”的原则；一般常用物资按月采购。
6.3.4
原则上大额重要物资的采购必须签订采购合同。对于以下几种情况物资的采购必须签订合同。
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采购价格超过 2 万元的固定资产类物资（含小型机具）； 6.3.4.2
采购价格超过 5 万元的周转材料； 6.3.4.3
一次性非现金交易采购价格超过 5 万元的同一类物资； 6.3.4.4
对工程质量、人身设备安全有重大影响的物资。
6.3.5
有条件的情况下，应优先选择竞价采购方法；大额物资采购应做到“货比三家”，广泛地比质比价比运距，形成书面资料，必要时索取样品或到货源地考察，并且应有物资需用部门参与。
6.3.6
大型机械设备、主要材料及周转材料等重要物资确定的供应商必须是公司发布的合格供应商。属新工艺或特殊材料不易在合格供应商中采购的物资，经公司机材部长审核，公司分管领导批准后可不受此限制。
6.3.7
必须采用竞价（或招标）采购的物资有：
6.3.7.1
自购的施工用主要材料，包括：钢筋、水泥、粉煤灰、砂石料、混凝土外加剂、商品混凝土、沥青、预应力锚具、预应力钢筋、钢绞线、波纹管等预应力材料、橡胶支座、伸缩缝、土工格栅、土工布、钢纤维、焊条以及直接构成工程实体的其他材料。
6.3.7.2
批量采购的同一类原材料、润滑油、五金材料、小型机具及零配件类物资预期价格超过 10 万元的，超过 30 万元的设备采购。
6. 3.7.3
新项目施工用电组织设计中确定的前期施工用的全部电工器材。
6.3.8
由于付款条件不好无法组织足够数量供应商进行竞价采购的，或者提供该物资的供应商（生产厂商）数量达不到 3 家的，或者时间特别紧迫无法组织竞价采购的，或者市场上难于购买的紧俏物资，或者进行竞价采购的数量太少以至没有3 家以上供应商响应的，应详细阐明原因并书面报告到公司主管领导，经批准后可作为特例不进行竞价（招标）采购，采用议价采购。
6.3.9
机械设备、周转材料的采购分别按《机械设备管理规定》、《周转材料管理办法》中有关条款以及公司其他相关规定执行，属固定资产类物资还应执行《固定资产管理办法》。
6.4
物资供应商的评价、选择及重新评价 6.4.1
供应商分为两类，即 A 类和 B 类。A 类物资包括固定资产类物资、周转材料以及构成永久性工程实体或对工程质量、人身设备安全等有重大影响的物资；B 类物资包括构成永久性工程实体但对工程质量影响较小以及不构成实体的物资。
6.4.2
供应 A 类物资的供应商由公司物资管理部门进行评价、审核，经公司主管领导批准后发布；供应 B类物资的供应商由物资采购单位相关管理部门进行评价、
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6.4.3
A 类物资供应商的评价准则参照《物资采购程序》（QP7.4-1）执行，且应具备下列条件：
6.4.3.1
合法的供应商（含中间供应商及制造商）； 6.4.3.2
具有营业执照、资质证书齐全有效（河砂及碎石的供应商此项可放宽到自然人，但应具有足够的经济实力及较好的信誉）； 6.4.3.3
有良好的信誉和较强的供货能力(可通过相关渠道了解)； 6.4.3.4
通过产品认证或 ISO 质量体系、OSH 认证的供应商优先考虑； 6.4.3.5
样品合格（必要时）； 6.4.3.6
供应商必须提供其对产品的质量保证措施。
6.4.4
A 类物资供应商的选择准则：
6.4.4.1
货比三家,有三家及以上供应商做质量、价格、付款方式以及售后服务方面的对比； 6.4.4.2
有充足的货源及供应能力； 6.4.4.3
供货便利于施工现场； 6.4.4.4
长期供货的供应商优先考虑。
6.4.5
A 类物资供应商的重新评价准则 6.4.5.1
公司物资管理部门每年对 A 类物资供应商进行重新评价一次，合格后列入公司合格供应商名单。
6.4.5.2
重新评价的准则如下：
a．供货及时性，每出现供货一次不及时扣 2 分； b．产品稳定性，进货检验每出现一次不合格扣 3 分； c．每出现一次服务质量不好（指对供货问题处理等）扣 2 分； d．全年扣分超过 12 分的取消合格供应商资格； e．全年扣分超过 6 分的评价周期缩短一半； f．供货能力消失或发生经济纠纷取消合格供应商资格。
6.4.6
B 类物资供应商的评价准则 6.4.6.1
合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉(可通过相关渠道了解)； 6.4.6.2
样品检验合格（必要时）； 6.4.6.3
地方性材料必须通过货源地考察。
6.4.7
B 类物资供应商的选择准则
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 9 页 共 14 页 6.4.7.1
货比三家,有三家及以上供货商做质量、价格及付款方面的对比； 6.4.7.2
供货便利于施工现场。
6.4.8
B 类物资供应商的重新评价准则
6.4.8.1
每出现供货一次不及时扣 2 分； 6.4.8.2
产品稳定性，进货检验每出现一次不合格扣 3 分； 6.4.8.3
每出现一次服务质量不好（指对供货问题处理等）扣 2 分； 6.4.8.4
全年扣分超过 16 分的取消合格供应商资格。
6.4.9
对物资供应商信息调查的方式、评价方式以及控制参照《物资采购程序》（QP7.4-1）执行。
6.4.10
对大中型设备、周转材料、主要材料等重要物资的供应商选择还应严格遵守公司其他相关规定。
6.5
采购计划审批 6.5.1
执行竞价采购的物资，采购计划经部门主管审核，报主管领导批准后，由采购经办人按竞价采购程序执行。
6.5.2
对于由项目业主直接供应的主要材料或已按规定签订采购合同实施分批进货物资的采购计划由项目经理批准实施，但须及时上报复印件到公司归口部门备案。
6.5.3
执行议价采购的物资，采购计划经部门主管审核后，直接交采购员办理询价，采购员应参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，选择数家供应商办理比价或经分析后议价，采购经办人员询价议价完成后，将询价议价资料（包括厂商名称、地址、联系人、电话、提供货物的生产厂家、付款方式、报价及议价结果等）及拟订"订购厂商"、"交货期限"与"报价有效期限"再报给部门主管，由其进行复核后，再逐级上报审批。
6.5.4
采购计划经批准后第一联应及时报给仓库，以供仓库核对收料之用。
6.6
采购实施 6.6.1
采购计划经批准后，采购经办人员应尽快实施采购，需要与供应商签订合同的，优先选用公司范本合同，其次采用国家标准合同，尽量少采用对方合同格式。
6.6.2
采购合同应包括但并不限于以下内容：物资名称、规格、型号、数量、单价、生产厂家、供货时间及方式， 质量、技术标准和验证方法、负责期限， 交（提）货的验收方法、包装标准、运输方式，结算方式及违约责任等。
6.6.3
物资采购合同应由法人代表或其有效授权人签署，否则无效。
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采购经办人员办理完订购手续后，应立即填写一式二联的《订货记录单》，第一联交仓库以供核对验收之用，第二联由物资采购部门存查。若属分批交货者，采购经办人员应于《订货记录单》上备注栏注明"分批交货"字样。
6.6.5
采购经办人员应及时将《订货记录单》编号告知供应商并令其在“送货单”上注明。
6.6.6
采购合同生效后，采购经办人员按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应商支付定金和各期货款。
6.6.7
采购经办人员按双方约定交货进度，及时催促供应商按时发货。需自提货的，在收到提货通知后，即前往提货点，清点货物规格型号、质量、数量或重量等，与订货相符后签收并及时组织运回仓库，办理移交入库手续。
6.7
采购物资的验证 6.7.1
仓库管理员依据合同或订货记录单对物资进行检验，内容包括：产品的规格、型号、数量、外观质量，产品技术说明书、合格证（或质量证明书）是否齐全、有效，质量证明书为复印件的由中间供应商在质量证明书上加盖其公章。需过磅的产品，仓库管理员联系过磅。
6.7.2
对于一般性的物资，只须经仓库验收合格即可，仓库验收员应及时填写《物资验收单（新购）》，并以流水帐的形式记录产品交付时的实际收货状态，作为接收物资的原始台帐。
6.7.3
对于主要材料或者重要物资须进行专业检验的，仓库负责完成初步验收，验收员应即时填写《物资验收单（新购）》中有关内容，并只在点收栏下签名，同时通知质检或技术部门进行质量检验，待质检或技术部门检验合格或委托送检合格后，由负责质检或检验的人员在检验栏下签名。
6.7.4
对于主要材料（半成品）的检验或验证按 QP8.2-4《产品监视和测量控制程序》实施。
6.7.5
设备的验收按 QP7.5-3《施工设备管理程序》以及《机械设备管理规定》中有关条款实施。
6.7.6
需要在供应商货源处实施验证时，在采购合同或协议中明确产品监造或放行的要求。物资采购部门负责安排验证或监造的具体事项。
6.7.7
当施工合同规定顾客对采购产品需验证时，由项目部物资采购部门安排，顾客或其代表参加产品在现场的验证或在供应商处的验证。
6.7.8
对于最终检验发现的问题及时报物资采购员确认处理，并执行《不合格品控制程序》。
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整理付款 6.8.1
仓库完成验收手续后，应将签名后的《物资验收单》（新购）第二联以及供应商的送货单、发票等交与采购经办人，由其负责办理付款事宜。而《物资验收单》的第一联由仓库留底存查，第三联则交与有关业务部门统计人员。
6.8.2
业务部门统计人员根据《物资验收单》（新购）第三联及其他单据及时登记物资分类明细帐，并在发票背面签名。
6.8.3
完成入帐手续后，采购经办人员应将有关单据先后提交给部门主管审核、单位主管领导审批，负责审核或审批的人员应在发票背面签名。
6.8.4
采购经办人员负责将签好名的《物资验收单》（新购）第二联、供应商的送货单连同发票一起送到财务部门办理报销或付款手续。
6.8.5
签订采购合同的，采购经办人员还应按合同约定办理付款手续。
6.8.6
业主供应材料，若施工合同约定直接由工程货款中扣除的，采购人员应及时追索发票，办理签名付款手续。
6.9
特殊情况处理 6.9.1
对于紧急需用的物资，物资采购部门应优先办理，若采购员在外地时，可用电话或传真方式联系事务，采购业务结束后三日内补回有关手续，并在需用计划或采购计划上注明“补办”字样。
6.9.2
需用计划或采购计划的审核或批准人在外或其他原因不能及时进行书面批复时，应委托他人代办或在电话中确认，事后补办签名手续。
6.9.3
需用单位调整需用计划时，必须立即通知物资采购部门进行处置。
6.9.4
若厂商报价的规格与采购计划要求的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应于采购计划上予以注明，经主管复核后，与需用单位沟通确认后方可实施采购。
6.9.5
仓库办理收货时，若实收数量与送货数量对比短缺者，物资采购部门应依照实收数量，进行整理付款；若实收数量与订货记录相比多出者，应经物资采购部门的主管领导核准后才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数量付款。
6.9.6
仓库办理收货时，如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，应及时通知物资采购部门，由采购经办人员通知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜与对方进行谈判。
6.9.7
采购经办人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管或有关领导处置。
6.9.8
采购经办人员对未能按既定要求完成的采购作业应进行书面分析、找出
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 12 页 共 14 页 原因并就"预定完成日期"进行说明，报主管核示后，与物资需用部门共同拟订对策处理。
6.10
其他事项 6.10.1
计划编号的统一规定 6.10.1.1
需用计划编号表示为“XYJH”-项目代号（或部门名称）-年度-月度-三位数的序号；项目总体需用计划编号年度以后不写，月度需用计划编号序号不写，临时需用计划从 01 开始按顺序编号。
6.10.1.2
采购计划编号表示为“CGJH”-项目代号（或部门名称）-年度-月度-三位数的序号；项目总体采购计划编号年度以后不写，月度采购计划编号序号不写，临时采购计划从 01 开始按顺序编号。
6.10.2
物资采购部门应将物资需用计划、采购计划、询价报价资料、订货记录单及竞价采购资料进行分类整理，按先后顺序保存好，每季度装订一册。询价报价资料附于采购计划后，如为传真件，应复印后保存复印件。
6.10.3
签订合同采购的物资，在采购业务完成（双方安合同约定完成了各自的责任义务）后，应及时通知合同管理部门，按有关规定对合同实施关闭。
6.10.4
执行竞价采购的物资，采购合同签订后，采购经办人员应于一周内对竞价过程进行总结，报主管以及公司纪委存查。
6.10.5
项目部物资采购部门应于每月底编制《物资采购月报表》上报到公司机材部。为及时发现物资采购中存在的问题，提高物资采购管理水平，降低采购成本，采购经办人员每月底前应就当月采购活动实施情况、存在的问题以及改进建议进行书面总结，通过书面形式或办公系统报给本部门主管、本单位领导以及上级主管部门领导。
6.10.6
项目部物资采购部门应按月对主要材料的采购合格率、退货率与供货的及时性统计分析，并于每季末填制《主要材料采购合格率季报表》上报到公司机材部。
6.10.7
物资采购部门应对供应商进行跟踪管理，认真填写《供应商履约情况记录卡》，建立供应商的综合评价体系，对供应商的信誉进行评级，同等条件下，应优先向信用等级高的供应商采购。
第七条
物资采购工作制度 7.1
必须加强物资采购的计划管理。对于主要材料、周转材料以及常用的物资每月应编制采购计划，经批准的采购计划作为当月采购实施的依据。
7.2
必须加强物资采购合同的管理。按规定必须签订采购合同的物资采购，无
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 13 页 共 14 页 正当理由不签订合同的财务部可拒绝付款。
7.3
供货周期较长的物资由采购部门根据库存和工程使用情况实行集中采购、分批进货。常用零星物资要根据需求量和库存情况进行分散进货，做到物资无积压，库存量适度。
7.4
物资采购部门应依采购地区、物资特性及市场供需，分类制定物资采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
7.5
物资采购员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“公正、公平、公开”及“货比三家”的原则，询价后报领导核准，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。
7.6
物资采购员应密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，对大额物资的采购成本须进行深入分析，做到采购的物资价格合理。
7.7
物资采购员应积极开拓物资的采购渠道，广泛收集厂商资料，以便从中择优选择。物资采购部门应建立、完善对供应商的综合评价办法，对于信誉差的供应商应坚决予以淘汰。
7.8
物资采购活动必须自觉接受上级部门、领导以及其他员工的监督，物资采购部门应按月在本单位的厂务公开栏公布重要物资或大额物资的采购情况。
7.9
物资采购人员必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
第八条
奖惩规定 8.1
公司将对以下与物资采购活动有关人员进行奖励和表彰。
8.1.1
降低采购成本贡献突出的采购人员； 8.1.2
严格履行职责成绩显著的验收人员； 8.1.3
举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员； 8.1.4
为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。
8.2
有下列行为之一的，公司将视具体情况对物资采购有关人员进行 500~2000元的经济处罚及责任追究，甚至禁止其今后从事该岗位工作；触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。
8.2.1
采购活动中拒绝接受或逃避监督，或在竞价过程中与竞投者相互串通，阻挠、排挤其他竞投者公平竞争的；
广 东 省 长 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 14 页 共 14 页 8.2.2
采购过程中，弄虚作假，以权谋私，向供应商索取好处或接受供应商的回扣、贿赂或其他好处的； 8.2.3
不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的； 8.2.4
挥霍浪费或挪用、贪污、私分物资采购款的； 8.2.5
能集中采购的，利用各种理由把采购物资化整为零进行采购，逃避采购审批权限约束的； 8.2.6
越权采购或其他不按公司物资采购有关规定进行采购活动，给公司带来利益损失的。
第九条
附则 9.1
本规定的解释权、修订权属广东省长大公路工程有限公司第二分公司。
9.2
本规定经公司总经理批准后自 2006 年 1 月 1 日起施行。
广东省长大公路工程有限公司第二分公司
二 00 五年十二月
