记录管理程序
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记录管理程序
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核 批
准
修 订 记 录
制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 页次 版本/版次 总页数
1.0 目的 加强对记录的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2.0 适用的范围 适用于本公司对质量管理体系所使用的记录的控制。
3.0 职责 4.1 文控中心是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门； 4.2 各部门均是本程序的配合并实施的单位。
4.0 定义
无 5.0 工作程序 5.1 记录概念 ----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。
----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量管理体系有效运行的证据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量管理体系提供信息。
5.2 记录的控制内容 本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。
----标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用程序文件顺序号或表格的编号作标识，以便于检索、快速查找。
----储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。
----保护：当月的记录由本部门保管，跨月份的记录由公司文控中心建档保管，专业性记录平时可由相关人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。记录应与其他质量管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。
----检索：为便于检索和快速查找，文控中心建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒 、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后应及时收回。
----保存期：一般的质量管理体系运行记录保存 3 年，产品生产记录以及质量检验记录应保存一年，基于产品特点、法规要求及合同有要求的应另外特定保存期限。
与汽车产品有关的产品过程策划的记录应保存 15 年或产品报废期在加上一个日历年，客户有特殊要求时，按客户要求执行。
----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档，销毁记录填写在《文件修订废止申请单》中。
----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经过相关责任人员同意，并作出修改人员的记录。
6.0 相关记录 6.1 《文件修订废止申请单》 7.0 相关文件 7.1《文件与资料管理程序》 8.0 流程图
非
质量记录格式编号 质量记录领用 质量记录流转 质量记录存档 整理过期质量记录 销
毁 长 期 保 存 长期保存 查询 是
