高校科研经费财务报销模式优化探索
时间：2023-06-29 11:40:04 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
毛红亚
（作者单位：扬州大学财务处）
科研经费是科研事业单位开展科学研究的重要保障。随着科研经费的迅猛增长，科研经费使用过程中出现报销手续烦琐、流程复杂、报销限制条款过多等突出问题，严重影响了科研活动的高效开展。为了给科研人员“减负松绑”，充分激发其创新活力，党中央、国务院先后出台了一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施。2021 年出台的《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》中明确提出，要扩大自主权、完善拨付机制、减轻科研人员事务性负担等，这对财务管理工作提出了更高的要求。完善高校科研经费管理机制，创新财务部门科研经费报销模式已成为现代高校治理体系的重要组成部分，也是落实国家“放管服”政策的必然要求。
（一）网上预约报销退单率高
目前，大部分高校都实现了网上预约投递式报销，即经费报销人员在网上服务平台填报报销信息，生成预约单，再连同纸质票据及相关附件一起装入财务报销专用袋，自行投递到预约投递箱。财务人员按时收取，审核制单后进行网银支付，完成报销。网上预约报销节省了科研人员的时间，但是退单率较高。因为科研人员并非专业的财务人员，预约时通常会有发票、签字、附件、采购手续等方面不符合财务规定的问题，其中任何一个问题都可能导致退单。如果这些问题单据不及时处理，造成积压，报销周期延长，就会使科研人员在报销过程中产生负面情绪。同时，财会人员沟通处理的时间成本也会大大增加。高校财务报销业务除了科研外，还有其他财政经费预算安排的业务报销，非科研经费的业务报销手续可能会更加严格。极少有高校将科研支出与其他业务的报销流程和审批手续进行单独设置。
（二）凭发票报销存在舞弊风险
科研经费划拨一般为一次性或分批到账，划拨金额少则几万，多则几十万甚至上百万。而项目执行期限一般为2～4 年。科研人员要在项目执行期内，按照预算要求将经费用完，必须通过科研活动中获取的相关发票逐笔支出。财会人员对发票进行审核时会发现许多不合规的情况：一是真发票假业务。发票是经过税务机关认可的，但业务未必是真的。发票有可能是购买或者从别的途径收集来的，财务人员只能辨别发票真伪而无法从主观上判断业务的真伪。二是假发票真业务。有的科研人员发生了相关的经费支出，但得到的却是假发票或者无效发票，报销时在财务部门校验自然是通不过的，但经费已经垫付，为了减少自身损失，不得已找其他发票替代。三是人为拆分发票。同一笔采购业务，分多张开票，规避对公转账或采购竞价手续。
（三）经费执行进度慢
部分科研经费申请下来，项目周期已过大半，但经费仅支出了一小部分或者未发生支出。主观原因是高校许多科研人员教学科研“双肩挑”，工作繁忙，平时无暇顾及报销，也较少关注经费使用进度，到项目临近结题验收时才想起报账事宜，然后找出“积攒”的发票突击报销。客观原因是多渠道列支经费。许多科研人员名下同时承担多个项目，费用支出可以从多个渠道列支，财务人员很难将某项科研支出与科研项目一一对应起来，经费支出难免会出现“张冠李戴”。财务人员难以了解项目经费执行进度，无法将经费使用进度与项目执行进度结合起来管理。此外，有些项目经费下达滞后，科研人员急需用钱时经费尚未下拨，也会导致经费执行进度慢。
（一）科研管理制度不健全
目前，大部分高校的科研管理制度都是参照国家或省里相关制度和文件执行，没有结合本校的实际情况。许多科研人员在项目经费下达后，不清楚具体的经费管理规定，哪些支出可报销，哪些不可报销，从而出现报销乱象。例如，纵向经费不允许列支办公性质的材料费，而科研人员认为这些是做实验必备材料，财务人员认为是办公耗材，审核时从“宽”或者从“严”，完全取决于财务人员的职业判断。因此，在报销过程中会在科研人员和财务人员之间形成诸多矛盾。
（二）信息不对称，报销流程不通畅
许多业务环节存在信息传递不及时，各部门之间缺乏协调与沟通，从而导致报销流程不通畅。例如，退单率较高的采购问题，特别是大宗批量采购必须经过网上竞价程序，且采购物品属于固定资产范畴的还必须在资产管理部门进行固定资产登记，各种采购条款和入库手续使得科研人员苦不堪言。此外，会议类报销手续，除了会议必须是定点单位，还有人数和天数金额限额控制，许多科研人员在会议结束来报销时，才发现不在定点会议场所；
又如，因分管部门不同，科研项目立项、开票、入账时都须提供合同，同一类业务，提供的佐证材料多次重复，造成时间和资源的极大浪费。采购方面，经常出现多位科研人员在同一供应商采购同类货物或者服务，只是支出的经费渠道不一样，财务部门却要向同一供货单位重复多次付款；
还有差旅费报销涉及乘坐交通工具和住宿超标等。采购部门、资产管理部门、财务和科技处等部门各行其是，未实现信息共享。
（三）科研人员规范使用经费意识不强
部分科研人员认为科研经费是个人通过努力申请得来的，只要完成了申报内容，科研经费可自行支配，忽视财务相关规定，从而造成了经费使用的无序性和随意性，甚至出现了在科研经费中列支个人和家庭消费性支出、虚构劳务费和发票套现、虚立合同、伪造成果等套取科研经费的违规情况。因此，科研人员的经费使用观念有待进一步转变，规范意识急需加强。
（四）科研财务助理制度未完全落实
《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》中提到全面落实科研财务助理制度，要确保每个项目配有相对固定的财务助理。实际上，目前大部分高校财务助理都是科研人员临时聘请或者科研团队人员兼任或者外包，再加上高校实行岗位轮换和聘任制，因此财务助理的岗位并不固定，而且关于财务助理的身份定位和工资成本列支学校并没有出台相关文件政策。财务报销政策也并非一成不变，这些变数导致许多网上预约的报销单据不能保证百分之百合规。既懂科研、又懂财务的专业财务助理成本完全在科研项目经费中解决有一定困难，对于科研项目经费较多的高校必将大大增加人力成本。
（一）完善科研经费管理制度
高校应切实贯彻落实《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》精神，并结合学校自身情况制定完善的校内科研经费管理制度。高校科研、人事、财务、设备、审计等各个部门应密切配合，合理划分各自职责，厘清工作任务清单，强化各个部门的主体责任，完善业务流程。深入到科研人员中去了解需求，结合现行财经制度，分学科分类别，制定出与科研规律相符的科研经费管理制度和可操作性强的实施细则；
合并减少重复的审批环节和报销需提供的佐证材料，全面精细的管理办法和实施细则帮助科研人员在实际操作过程中有章可循。
（二）提高科研人员规范使用科研经费意识
加大宣传力度，使项目负责人充分认识到规范科研经费管理的重要性，认识到科研经费是学校经费的重要组成部分，通过学校申请或签署的科研协议，并由学校提供必要条件的科研经费都应归属学校而不是科研负责人个人，都应服从学校管理。国家对科研的“放管服”政策并不是放而不管，而是“放、管、服”的有机结合，坚持服务导向、放管并重，确保科研经费的使用依法合规。
（三）构建诚信科研经费报销管理体系
构建科研人员和科研经费使用与监管之间的信任机制，建立科研经费使用违规和诚信数据库，对科研人员诚信状况进行记录，将科研经费管理使用过程中出现的失信情况纳入信用记录管理，并将其与科研项目及成果申报、职称评审、绩效考核等挂钩，实行一票否决。情节严重的，依法依规追究其行政和刑事责任。通过加强科研活动全流程诚信管理，对科研经费使用签署“科研诚信承诺书”，引导科研人员遵守法律法规，增强自律性，造就科研诚信文化，树立科研人员道德高线，法律底线，有效遏制不端行为发生。充分利用大数据等手段，开展“无感式”监督检查，提高监督检查效率，减少科研人员在这方面的精力消耗。
（四）建立高校科研管理一体化平台
由财务处和科技处牵头，建立一体化的科研管理平台，涵盖从合同立项、来款查询、发票开具、来款认领、财务拨款、科研成果申报、项目结题的完整科研活动过程。科研人员无须奔走于校办、科技处、财务处等各个管理部门，在网上平台按要求上传各种相关附件资料即可。申报项目、结题或者年终进行绩效考核时，直接在科研平台调取相关数据，无须再打印厚厚的佐证材料。建立科学化、规范化、人性化的一体化平台，实现信息互通、数据共享、管理同步，以有效提升科研管理效率和服务水平。
（五）积极推进新型智能财务建设
全力推广采购平台、差旅平台、薪酬系统、网上电子审签等功能，优化费用报销流程，实现科研经费审批报销工作的自动化和智能化。
采购方面，高校应积极推进货物采购平台，简化采购流程。科研过程中需要品种数量繁多的实验耗材以及进行特殊要求的专业性强的测试化验加工。通过搭建实验耗材采购平台，对接财务系统，实现申购、结算、出入库管理各个环节可控，全程信息透明，节省科研人员采购报销时间，同时有效遏制违规风险。
差旅费方面，可以积极推出差旅服务平台。差旅平台涵盖了机票、酒店、火车、用车等差旅消费模块，通过差旅平台，实现高校统一和第三方合作平台月结支付。同时，前期设置好费用标准及超标费用报销流程，并进行相应的管理、审批，兼顾计划性和灵活性，提高预算管控的精细度。科研人员无须再填烦琐的差旅费报销单，粘贴各种出差票据，而财务人员不再为审核交通费、住宿费、行程是否超标而费神。
劳务发放方面，建立薪酬管理系统。通过系统设置，规范各项劳务发放标准和范围，正确计税，使得劳务发放不再随意和无序。
审签方面，推行电子审签功能。无论是经费使用人还是领导，通过短信提示，只要用手机登录财务应用程序，就可进行项目经费签字审批，不再受时间地点限制，真正实现“移动”办公。
（六）建立财务联络员制度
财务部门设立财务联络员，由财务处业务骨干担任，由财务联络员点对点联系学院和各学院已有科研财务助理。这样有两个好处：一是财务处人员固定，对财经政策比较了解；
二是对科研经费使用情况比较清楚。同时制定《财务联络员岗位职责》，明确分工，并由财务联络员对各学院科研助理进行定期业务培训，采取多种方式宣传科研报销政策规定，如有新的政策变化，第一时间通知科研财务助理或者项目负责人，并负责答疑解惑，双方及时沟通报销过程中的问题，提高网上报销成功率，减少退单。
（七）推进无纸化报销
网络信息技术的飞速发展，电子发票也逐渐在市场上占据主导地位。目前，我国市场完全无纸化发展尚不成熟，还存在诸多局限性，会计处理模式还无法完全满足电子发票无纸化的需要。因此，我国目前仍处于纸电混合时期，电子票据和纸质票据并存。如前所述，科研经费凭发票报销，而发票种类品种繁多，大小规格不一。科研人员为了报销，必须粘贴各类发票，如果是电子发票还需打印出来。这样不但造成资源浪费，还增加了财务人员工作量，违背了电子发票使用的初衷。《会计档案管理办法》中明确了会计资料以电子形式存档。符合条件的单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。
通过借助第三方费用管理平台，将OCR 技术引入财务核算系统。允许预约报账时上传发票电子版，借助高效的OCR 技术，可以实现较高的识别率和准确率，获取发票结构化数据，间接实现发票电子化。无纸化报销可以避免打印发票、粘贴凭证、填写付款信息、发票遗失和过期等麻烦，减轻科研人员报销负担。
在“大智移云物”的数字化时代，高校财务要创新思维，利用新技术赋能新财务，开创财务报销模式新局面。从制度完善、信息技术手段创新到人员配备，切实将科研经费“放管服”改革落实、落细、落到位。这些优化的科研经费财务报销模式必将使科研人员不再因报销问题受到困扰，不仅使经费报销更加便捷，更重要的是在科研经费管理方面更加以人为本、遵循规律，为科研人员潜心研究营造了良好的环境，使其腾出更多的时间专注于科学研究，为高校科研事业高质量发展保驾护航。
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