事业单位人事档案信息失真现象分析及应对之策——以江苏省扬州市中心血站为例
时间：2023-06-12 16:25:09 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
徐 艳
（扬州市中心血站，江苏扬州， 225000）
人事档案信息失真是一个较为宽泛的概念，系档案管理人员因主观判断、从业经验、档案事项自身不确定性引起的人事档案与人事信息实质的差异，也包括人为造假现象。
1. 人事档案信息不完整
受一些因素影响，其人事档案信息不完整、不准确的现象一直存在。以江苏省扬州市中心血站（以下简称“血站”）为例，部分人员没有学校期间的考核评定，部分人员缺失个人年度工作总结以及年终考核表等。血站干部人事档案十大类中均存在档案材料缺失，主要集中表现为以下情况：一是个人履历材料不完整。往往存在未及时更新填写的情况。二是鉴定、考核材料不完整。个别年度单位员工年度考核登记表收集不及时，全站缺失年度考核表有12人，共计20份。三是学历材料不完整。由于毕业后未及时追踪个人档案，会存在档案遗失的情况。继续教育学历教育如网络教育主要以家庭学习形式为主，与学校接触较少，由于信息不对称，往往存在未及时向学校索要学历档案的情况。四是聘用合同材料缺失。或未及时签订，或由于工作单位变换，存在断档、聘用合同时间不连续的问题。
2. 人事档案信息前后不一致
部分血站员工对自身档案重视不足，在填写信息时粗心大意或笔误，导致填写内容前后不一致。履历表上的出生年月日有的用农历，有的用公历，与身份证信息不符，加之档案管理人员并未对所填写的内容进行严格审核，造成了履历表信息前后不一致。
3. 人事档案信息虚假
由于人事档案管理的规范化程度不高，血站人事档案中年龄造假、履历造假的情形屡见不鲜。如某员工在2005年未参加工作时相关登记表上出生年月填写的是“1988.7”，工作后所有材料的出生年月都改为“1989.7”。
1. 人为因素导致档案信息失真
一是重视程度不够。人事档案工作是一项基础性的工作，也是专业性、保密性很强的工作，但部分领导对此项工作了解不多，重视不够。各方面的不重视使血站人事档案管理工作被边缘化，在资金投入、设施建设、人才配置等方面都存在不足。
二是人为篡改信息。受利益驱使，存在对人事档案信息内容进行伪造，制造对自己升迁有利的材料放入档案的情况。个别人员出于某种目的弄虚作假，或者掺杂个人情感，人为篡改档案内容。
三是专业水平不强。血站档案管理人员来源复杂，大部分是兼职。这些人员基本未经专业、系统的培训，难以胜任人事档案管理工作。
四是档案信息更新不及时。《干部人事档案材料收集归档规定》要求，“在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续”，但很多人都没有形成及时归档的习惯。
2. 管理因素导致档案信息失真
一是管理制度不规范。当前，血站还未建立完善的人事档案管理制度，部分人事档案管理人员在规章落实过程中没有充分认识到制度机制的约束性功能，出现了制度机制落实不全面、“走形式”等问题。
二是审核把关不严。审核把关不到位，人事档案中的错误、疏漏之处未被及时发现。部分人事档案管理人员没有细心审核、严格把关，造成人事档案填写失真。
三是信息化建设滞后。目前，血站依然采用传统的人事档案管理制度与模式，加之有些人事档案管理人员对于信息技术掌握不全面，短时间内难以对大量的人事档案材料进行加工和整理。
1. 从信息源头把控档案质量
加强对血站人事档案管理的重视程度。在血站日常工作中，突出人事档案管理的严肃性和政治性，将人事档案管理作为重点工作，对职工开展人事档案政策法规、知识普及，告知常见进档材料及填写要求，强调其重要性，督促血站领导干部、人事部门、人事档案管理人员认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策。
加强人事档案填写管理与审核管理，将把好人事档案资料“入口关”作为工作重点，严肃认真对待，对相关信息真实、准确填写，任何人不得随意删减和篡改人事档案信息，并严格按照人事档案归档时限进行归档，从源头上切实保障人事档案信息的真实性和完整性。［1］
2. 完善人事档案管理制度
结合本单位实际情况，进一步建立更为科学合理的人事档案管理制度。血站制定了《中心血站人事档案收集制度》，通过建立人事档案材料收集网络，明确收集范围和要求，使人事档案内容更充实、全面地反映个人情况；
制定《中心血站人事档案鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档要求；
制定了《中心血站人事档案保管制度》，采取切实有效的措施减少人为因素破坏，保障人事档案安全，延长使用寿命；
制定《中心血站人事档案利用制度》，明确人事档案利用方式方法，以保证人事档案的安全性和真实性。
深入推动专项审核工作。一是成立血站人事档案专项审核工作领导小组，由主要领导担任组长，明确审核工作的人员、范围、权限、类别等，落实责任，确保审核工作的严谨性、规范性。二是对人事档案专项审核的各项程序进行梳理，制定严谨的工作细则，确保流程具有可操作性，审核工作全程留痕。同时加强培训，使有关员工掌握必要的人事档案审核知识和技能，进一步增强人事档案专项审核的权威性、公正性。三是加大对审核流程的监督，在完成审核数量的同时，进一步提升审核质量，避免因监督不力出现档案信息失真。一旦发现问题，必须及时与相关部门和利害关系人取得联系，对材料内容进行核实，并经过专业化操作形成认定材料，对于新形成的认定材料要加盖公章。［2］
3. 利用专业技术保障信息真实
血站为人事档案管理信息化建设提供了必要的信息设备和基础设施，2021年，实现编制内职工人事档案全部信息化。利用现代计算机设备、数据库、云平台实现对人事档案信息分布式存储，通过数据对比分析，及时发现数据缺失和数据失真问题，保障人事档案信息的真实完整。
事业单位人事档案信息失真对事业单位可持续发展以及相关利益人的合法权益都会造成影响。因此，在推动人事档案管理工作过程中有必要对当前人事档案信息失真存在的具体问题以及成因进行分析，并从制度、机制、人员、资金、教育培训等多个层面入手，构建多层次、立体式的人事档案管理体系，有效杜绝事业单位人事档案信息失真问题，切实保障事业单位人事档案信息安全。
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