基于数字化时代的公共图书馆档案管理信息化探究
时间：2023-05-28 17:05:26 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
文/杨军
随着数字化技术的不断成熟和推广应用，社会正式进入了数字化时代，各个领域的生产生活方式发生了巨大改变。公共图书馆要想适应数字化时代发展的需求，就必须积极扭转传统的管理模式，在图书馆档案日常管理中积极推进数字信息化管理模式。这样才能让公共图书馆的整体管理服务水平得到有效提升，才能够满足数字化时代下读者的阅读需求，这也是促进公共图书馆实现可持续发展的必然途径。本文主要对数字化时代下公共图书馆档案管理信息化问题进行了探讨。
在网络信息技术快速发展的形势下，社会生产生活的各个方面都已经逐步被网络渗透。数字化时代是数字技术逐步向人类社会各个领域渗透的全过程。档案的信息化主要指的是将计算机存储和管理技术、现代化信息技术应用到各类档案管理活动中，通过信息技术的方式来实现档案文献资料的存储、开发和利用。
公共图书馆档案资料信息化主要指的是利用计算机技术、多媒体技术、数据库技术、拍摄和压缩技术等将传统的纸质、缩微胶片等档案介质加以转化并形成可被计算机识别的数字化信息数据。[1]而要想实现传统档案介质的转化，公共图书馆就必须对档案文献资料进行严格分类、整理和筛选。在数字转化过程中，公共图书馆应严格遵循以下原则。
（一）先后原则
在进行馆藏档案文献资料数字转化之前，公共图书馆首先应完成各类文献资料的分类和筛选，在此基础上实现数字类别的管理。针对具有馆藏特色、用户急需、企业利用率较高的文献资料，公共图书馆应优先进行转化。而部分馆藏年代久远、以当前技术手段很难完成数字转化的文献资料，公共图书馆应采取暂时搁置的方式，等待后续处理。
（二）安全原则
档案资料在经过数字转化过程中，抑或针对网络共享的信息资源部分要严格按照档案管理的保密原则来进行，并充分利用各类先进数据加密技术或设定有效期等多种方式来保证馆藏档案资料的安全性。[2]
（三）服务性原则
馆藏档案资料数字化转化的最终目的是，要为档案用户提供最优质的档案服务。因此，在针对馆藏档案资料进行数字化和信息化建设的过程中，公共图书馆应该始终遵循以读者为中心的基本原则，只有在全面了解用户不同需求的情况下，才能够为读者提供全方位的服务。
（一）以需求为中心科学选择数字化仪器设备
在图书馆档案管理信息化建设的过程中，数字化仪器设备属于不可或缺的组成部分。各个图书馆的运营模式存在较大差异，因此对仪器设备的要求也会存在一定差别。在选择数字化设备之前，公共图书馆首先要对当前市场进行全面调研，以全面了解各种设备的规格型号、性能价格等信息，同时结合图书馆实际管理需求来合理采购数字化仪器设备。例如：国内不少图书馆采购的M2拍摄机可以将各类档案及文献资料转化为缩微胶片，随后利用胶片扫描仪将其转化成数字文档；
MACHIII高速胶片扫描仪可以直接将缩微胶片转化为数字文档，并在数据库中进行保存。
（二）构建档案信息源库
公共图书馆各类文档资料经过数字化和信息化后形成的硬盘和光盘必须经过严格汇总、整理，同时完成编目后进行分类存储，这样才能为档案信息资源库的建设奠定基础。与此同时，公共图书馆通过构建完善的档案信息资源科，也可以为读者提供查询和检索等服务。[3]公共图书馆档案信息建设工作能否顺利推进，将直接受到资源库建设情况的影响。
（三）平台化建设
图书馆档案文献资料的信息化建设，首先应该实现各类信息资源模块的全面兼容，并以此为基础来完成平台化管理。公共图书馆对当前先进的数据云技术、大数据技术进行全面利用之后，有助于图书馆现有信息资源的全面整合，并能为公共图书馆的未来发展奠定坚实基础。
公共图书馆档案及文献资料的信息化建设属于系统性工程，而且信息化建设过程非常复杂，信息化建设质量将直接影响图书馆各类文献资料的利用效率，也会对档案及文献资料的整体管理水平产生直接影响。如何实现公共图书馆档案管理信息化的高质量建设，直接关系着档案及文献资料信息转化成果。因此，在推进档案管理信息化建设的过程中，公共图书馆应该始终以实用性、安全性和系统性为基本原则，同时有效兼顾馆藏的特色性、共享性以及专业性。
（一）不可忽视纸质档案的重要性
在公共图书馆档案管理信息化转化过程中，档案管理人员需要充分认识到在数字化时代，纸质档案仍然是公共图书馆各类文献资料及档案信息化转化与建设的基础；
而且在推进信息化转化的过程中，绝大部分馆藏资源主要来自纸质档案。[4]由于我国各地区社会及经济发展水平存在不均衡的现象，在各种场合中，纸质档案仍然属于非常重要的一种原始凭据，其具有其他证据不可替代的法律权威性。在公共图书馆档案信息资源的管理过程中，计算机技术、网络技术的最大优势仍然集中于检索和查找方面，其本质是对纸质档案资料的一种完善和补充。因此，公共图书馆工作人员必须正确认识到纸质档案管理的重要性。
（二）正确认识信息化资源
在公共图书馆进行档案管理信息化建设的过程中，经过电子信息化转化形成的各类资料仅仅是对馆藏文献资料及档案的一种补充。也就是说，各类信息化资源是对纸质档案资料的复制、扫描和缩微，最后在硬盘或光盘等载体上以计算机代码形式加以呈现。虽然信息化技术的应用使得传统档案管理方式和管理理念受到巨大冲击，但是目前数字化档案管理资料并未真正实现全面普及，而且整体技术水平也相对较低。因此，在推进数字化建设的初期阶段，公共图书馆管理人员要充分意识到信息数据库仅仅是对馆藏档案管理的一种有力补充。
（三）加强信息化建设
在数字化时代，网络技术在不断发展，公共图书馆馆藏档案及文献资料的信息化建设是未来公共图书馆数字化发展的必然趋势。[5]因此，对于公共图书馆来说，数字资源建设是未来实现信息化管理的重要抓手。在全面推动馆藏档案及文献资料信息化建设的过程中，公共图书馆必须对数字化资源的共享性、专业性以及馆藏特色性给予高度关注，要真正体现图书馆自身的显著特征。另外，公共图书馆还要不断强化馆藏信息化资源建设的专业性，从而针对不同层次的社会群体提供精准的阅读和档案馆藏服务。在全面提升信息化建设共享程度的基础上，公共图书馆还要推动各类馆藏档案及文献资料资源的高效共享和互补，这样才能为社会发展做出更大贡献，真正发挥出启迪民众智慧的作用。
（四）构建完善的档案信息化管理制度
在档案管理信息化建设过程中，公共图书馆必须构建起更加完善的管理制度，以保障各项工作的顺利开展，实现档案管理信息化的规范化发展。只有建立起更加完善的规章制度，才能够让工作人员在实际工作中有章可循，才能够坚定不移地开展档案管理工作。首先，公共图书馆应结合当前的形势变化对档案信息化管理制度加以适当调整，为档案管理工作的有序开展提供保障，从而有效避免在日常管理工作中出现的各类问题，全面提升公共图书馆档案信息化管理效率。另外，为了全面推进档案管理信息化的健康发展，公共图书馆应该构建合理的监管和奖惩制度，通过对工作人员的职责进行合理划分，利用奖惩分明的制度来提升工作效率，保障各类信息化资源存储、调整和调用的规范化。
总而言之，在数字化时代，公共图书馆档案管理信息化已经成为必然的发展趋势，但我国公共图书馆馆藏档案及文献资料的信息化建设仍然处在初期摸索阶段。为了全面提升档案信息化管理水平，公共图书馆管理者应该结合自身的发展状况来清晰划分管理内容，制定完善的管理制度，从而在提升图书档案管理水平的同时，充分发挥公共图书馆在保存人类文化遗产、传递科学知识、开展社会教育等方面的作用。
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