数字档案馆利用中的隐私权保护研究
时间：2023-01-17 20:15:07 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
林燕青 福建省泉州第五中学
在数字档案馆建设发展过程中，实现数字档案资源的最大化利用是关键。基于对数字档案馆的认识，着重分析数字档案馆数字档案资源利用中隐私权的保护意义及其主要内容，从加强档案的开放鉴定工作，加强数字化信息处理技术，建立专门利用信息反馈渠道三个方面提出保护对策和建议。
提升档案馆公共服务能力，实现档案资源的社会共享，解决传统档案利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾，是建设数字档案馆的主要目的之一。通过计算机网络数字档案馆，可以实现对档案信息资源的利用，突破时空的限制，改变传统档案的利用方式。但同时，与传统档案馆一样，数字档案馆也面临着如何把控档案资源，在个人隐私风险最小化的情况下实现档案信息资源最大化利用这一挑战。
数字档案馆利用中的隐私权保护的关键部分沿袭了传统档案馆利用过程中的隐私权保护方式。不论是公共档案还是私人档案，其中都会涉及个人隐私。而这些档案往往被限制利用或者拒绝利用，造成了档案信息的极大浪费。因此，本文将着重讨论数字档案馆在利用过程中可能涉及的隐私权问题，并提出相应的对策和建议。
2010年，国家档案局办公室关于发布《数字档案馆建设指南》的通知中指出：“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案资源进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”这强调数字档案馆是在传统档案馆的基础上，对各种档案信息资源进行一系列处理，向用户提供信息服务，代表着一种信息环境和信息基础设施建设，其核心是“通过网络利用档案信息资源，实现共享”。
基于此，笔者认为，数字档案馆的建设必须包含三个方面：数字档案信息资源的建设，基础设施的建设与信息资源共享。数字档案信息资源的建设是核心，失去了这个核心，所谓的数字档案馆便是一个“空壳”，难以为继；
基础设施的建设是支撑，是传统档案馆向数字档案馆发展的必要条件；
信息资源共享是根本和最终目的，实现最大范围内的资源共享是建设数字档案馆的意义。
隐私权保护的意义
档案中的隐私信息，是造成档案信息不对称的原因之一。人们在利用档案时，总是希望档案馆能够为其提供尽可能丰富翔实的档案信息，最好是“我想要的，你都能给”。但由于隐私信息的保密问题，档案馆对含有隐私信息的档案限制利用或者拒绝利用，导致利用者利用档案的“量”和“质”都达不到要求。尤其是在数字档案馆中，人们借助网络利用档案，对档案“量”与“质”的要求更高。在这样的情况下，数字档案馆需要采取一定措施，加强对档案中隐私信息的保护和处理，保障个人隐私权，扩大档案利用的范围，减少档案信息不对称现象的出现。
加强对档案隐私权的保护，有利于档案馆塑造良好形象，推动档案事业的发展。隐私权是自然人享有的人格权，保护个人隐私权，就是维护个人的人格尊严。在数字档案利用过程中，自觉维护个人的人格尊严，不仅体现了档案馆知法守法的良好风尚，还可以赢得社会各界的尊重。当代档案馆以“便于社会各方面的利用”为目的，加强对档案中隐私信息的保护，可以保证可利用档案的质量，在完成档案馆本职工作的同时，也更好地实现了档案馆的价值，推动档案事业的发展。
隐私权的主要内容
档案是人们社会实践活动的原始历史记录，包含大量的个人隐私，主要包括两大部分：一是在公务活动中直接形成的档案，譬如组织人事部门的人事档案、民政部门的婚姻登记档案、教育部门的学籍档案、医疗部门的医疗档案等，它们都含有公民姓名、身份证明、社会关系、家庭住址、健康状况等大量的个人隐私；
二是档案部门通过征集、购买、接收或档案所有者寄存、捐赠等方式保存在档案部门的私人档案，如保存在美国斯坦福大学胡佛研究所的蒋介石日记。
隐私权，它可以保证权利主体对个人隐私所享有的权利，权利主体对他人在何种程度上可以介入自己的生活，自己是否向他人公开隐私以及公开的范围和程度等具有决定权。在数字档案馆中，维护隐私权就是对数字档案资源中的隐私信息进行保护，可以保障档案形成者或隐私主体对相关隐私信息的支配权利，主要包括三个方面，即隐私控制权、隐私利用权、隐私维护权。隐私控制权，是指档案形成者或隐私主体有权决定自己的隐私是否为他人所知晓；
隐私利用权，指其有权利用自己的隐私，但这种利用必须合法合理；
隐私维护权，其有权维护自己的隐私不被非法干涉，当隐私被侵害时有权寻求法律保护。
具体而言，一是纸质档案数字化过程中的隐私权问题。数字化是利用的前提，档案馆应对含有个人隐私信息的档案是否数字化加以鉴定，对档案数字化现场可能存在的隐私泄密问题加以解决。上海档案信息网曾就“婚姻档案上网是否有碍隐私权”问题进行讨论。近年来，福建省档案馆致力于民国档案的数字化工作，为避免数字化过程中可能出现的泄密问题，其形成了专门的制度——《福建省档案馆民国档案数字化加工项目保密制度》。该制度详细地说明了在数字化过程中工作人员有哪些“不可为”，如“秘密文件、资料不得私自翻印、复印、摘录和外传”等。
二是数字档案利用过程中的隐私权问题。作为档案馆，凡“涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案”都应该控制开放。尽管当时利用的是纸质档案，但试想，如果将这些档案数字化后未经任何处理或处理不当被利用，档案馆难辞其咎。
但就此因噎废食显然不可取，放任利用更是不可取。数字档案馆的核心是档案信息资源的共享，如果不能实现档案信息资源的最大化利用，那么数字档案馆的作用就很难充分发挥出来，数字档案馆的建设也就失去了意义。而数字档案中涉及个人隐私信息的问题，如无法加以控制或解决，则会成为限制数字档案馆发展建设的原因之一。
加强数字档案资源的开放鉴定工作
任何档案的开放利用，都要先对其进行开放鉴定。本着对“国家、社会组织和个人的利益”负责任的态度，应加强数字档案资源的开放鉴定工作，明确可开放利用的范围。笔者认为，加强数字档案资源的开放鉴定工作，须着重考虑其形成者或隐私主体的意见，完善开放鉴定的制度规范；
同时，提高档案鉴定小组成员的职业素养，使其自觉做好本职工作，做出正确判断，保证开放档案的质量。
第一，数字档案在开放鉴定时，要尽可能地征求相关档案形成者或隐私主体的意见，明确隐私档案是否可以提供给社会利用以及可开放的范围、程度等相关内容。这是维护个人隐私最有效的手段。从某种程度上来说，是否侵犯隐私权，往往在于档案形成者或隐私主体是否愿意其个人隐私为他人所知晓。倘若档案馆开放的隐私档案，并不是档案形成者或隐私主体不愿意让人知晓的，那么就不构成隐私权的侵犯。在获得档案形成者或隐私主体同意后，档案馆在各个环节中还应保证其更多的知情权。曾有学者对217名患者进行调查显示，在经过深思熟虑后，这些患者集体表示愿意分享他们的医疗档案用以研究。但前提是档案机构应设立相应的程序以便他们对自己的医疗档案如何应用于研究有更多的了解。可见，开放涉及个人隐私信息的档案要想获得档案形成者或隐私主体的理解和支持，关键在于要通过合情合理的方式取得他们的信任以及支持。
第二，提高档案馆工作人员的自身素质，尤其是开放鉴定小组成员的素质。该小组成员在鉴定过程中所接触的是档案原始信息，这就要求小组成员有良好的职业素养和专业技能。良好的职业素养要求小组成员秉持职业道德，认真做好鉴定工作，对各类型档案，做到不宣扬、不私自公布、不销毁。“档案工作者应该遵守利用和隐私两原则，遵守有关的法令法规。”“档案工作者应珍惜所给予的特殊信任，不利用他们的职务为自己和别人谋私利。”同时，“档案工作者应系统地、继续不断地更新自身的档案知识结构，卓有成效地做好本职工作，共享他们的经验和研究成果”，以提升自身的专业和技能，做到有的放矢。
加强数字化信息处理技术
《中华人民共和国档案法实施办法》第二十四条规定：保存在档案馆的，由档案馆公布；
必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布。但是在很多情况下，档案形成单位和隐私主体往往不是同一个客体。譬如，医疗部门的医疗档案，其档案的形成者是医疗部门，而隐私主体则是患者。如此即使征得档案形成单位同意，仍有可能会侵犯隐私主体的隐私权。此外，对医疗档案进行研究时往往会涉及成千上万件档案，加上当时患者填写的地址、联系方式等相关信息可能已经发生了变化，倘若要一一征求隐私主体的同意，是不切实际的。
因此，对数字档案进行加工处理是十分必要的。对于主动开放利用的数字档案资源，应加强数字化信息处理技术，可以对涉及个人隐私信息的部分进行非个性化加工，以保护个人隐私。
数字档案在加工处理时的突出优点就是增、删、改很方便。对于一些必要条件下需要公开的档案，在不影响信息真实性的基础上，可以针对其中某些部分进行非个性化处理。比如，涉及的当事人名称分别以甲、乙、丙、丁等代称，涉及地点的可以用XXX代替等。如此，虽然隐去了能够识别隐私主体的姓名、身份证明等个人信息，但却不影响档案信息的传达，不仅提高了档案信息的可用性，还保证了隐私主体的隐私信息的安全性，避免了一些不必要的麻烦。
为了更好地利用数字档案资源和统一标准，在保护个人隐私的基础上最大限度地提高档案可读性，有必要编写相应的符号使用规范。类似于《档案著录规则》，以国家标准来明确各种符号的名称、形式和用法，让利用者清楚地了解各种符号及其所代表的含义，便于其对档案信息进行解读，获取有用的档案信息。
建立专门的利用信息反馈渠道
档案利用信息反馈是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作诸环节，使其逐步完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。传统的利用信息反馈渠道，主要利用档案利用效果登记表、意见箱、电话和书信。这种反馈渠道存在一定的局限性。比如，采用档案利用效果登记表或意见箱时，利用者嫌麻烦；
而利用电话和书信，又需要一定的成本。信息科学技术的发展，丰富了信息反馈渠道，出现了如微博、网络论坛、群聊等形式。在此契机下，数字档案馆应建立专门服务于个人隐私信息保护的信息反馈渠道。
个人隐私权的保护与档案开放利用的冲突，使得建立关于个人隐私信息保护的专门利用信息反馈渠道十分必要。该渠道主要服务于两种社会主体：一是利用者，二是档案形成者或隐私主体。需特别说明的是，一般情况下，两者存在交叉，利用者也可能是档案的形成者或隐私主体本身。但当涉及隐私权问题时，利用者特指除档案形成者或隐私主体外的组织或个人。因为档案形成者或隐私主体利用自身所形成的档案，不存在侵犯隐私权。
首先这种反馈渠道必须建立在一种广泛的联系上，联系人须包括档案利用者和档案形成者或隐私主体。面向特定的档案利用者、档案形成者或隐私主体，针对特定的档案，建立一个三向反馈交流机制，类似于社交媒体的交流群。它不仅可以记录档案利用者的利用情况，还具备帮助档案利用者提交反馈意见的功能。档案馆可以在此处理反馈意见，也可以和档案形成者或隐私主体一起监督和掌握档案被利用的情况。档案利用者一旦利用特定档案，便会触发相应机制，在此过程中如果发生隐私权被侵犯的情况，档案馆便能及时知晓并加以解决。档案馆作为档案利用者与档案形成者或隐私主体的中间人，须协调好双方的利用关系。
在实际操作过程中，档案馆须占据主导地位。档案利用者对档案馆负责，在利用档案时要及时向档案馆反馈利用情况。档案馆则督促档案利用者的信息反馈行为，收集整理档案利用信息并加以处理，与档案形成者或隐私主体共同监督档案利用者的利用行为。
面对越来越多的数字档案馆，实现数字档案资源的最大化利用是其永恒不变的主题。随着人民群众法治意识的增强，越来越多的人更加重视对隐私权的保护。数字档案馆只有处理好档案隐私权保护与档案利用之间的矛盾问题，才能真正实现数字档案资源的最大化利用，实现档案资源的社会共享。
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