基于动态工作流技术的智能办公自动化系统研究
时间：2022-11-18 19:20:03 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
蒋纯辉
(湖南交通工程学院,湖南 衡阳 421009)
办公事务涉及多个部门的文件处理、收发等内容。日常办公过程任务繁杂,无法使用固定的方式对其进行约束。当前办公自动化系统运营过程中,存在系统解决问题的固定性,无法根据具体情况对系统进行调整。导致软件开发出现重复性工作,影响工作效率。动态工作流也正是基于此出现,继承了原本工作流的工作特点,并在此基础上优化。为了保证企业工作质量,基于动态工作流应用在办公系统中,保证对系统业务进行优化调整,提高办公自动化的灵活性,满足现代化业务的实际需求。
1.1 关键技术
元数据源于计算机,于1960年被提出。元数据代表了资料描述方式,后期信息变为电子格式,其变动性使得元数据再次受到关注。现阶段元数据代表了数据存储形式,对于信息管理发挥着重要作用。元数据能够存在于计算机系统中,对数据内容、结构进行描述,还可以存在于数据内部,与数据包裹在一起。元数据一旦从内容中被提取,便与内容分开,能够单独对其进行操作,简化了实际操作过程。元数据分为不同类型,需要根据实际情况进行选用。办公系统自动化选择的是结构性元数据,选择的原因是借助元数据思想描述系统,从而对办公流程定义。利用元数据能够根据流程实例化操作,从而对活动进行描述,保证根据流程定义,对业务功能进行调整,减少系统重复性工作,保证工作效率。
1.2 Java与JavaBean技术
1.2.1 Java技术
Java是程序语言,能够简化程序管理工作,但是仅适用小型设备运行。运行过程中,需要对出现的问题进行检查,消除错误现象。Java能够对字节码进行解释执行,保证连接过程更加便捷。在不断发展的环境下,Java能够根据系统不断优化升级。
1.2.2 JavaBean技术
JavaBean作为单独存在的软件,能够基于工具对其进行可视化操作。JavaBean具备程序语言的优点,但是需要遵循协议,其自身的技术与Java语言有密切关系。JavaBean更像是黑盒,能够与其他外部接口进行连接,更像是构成系统的组件。JavaBean的存在规定了Bean的特征,能够支持其他属性操作机制,并在设计过程中,进行改变。基于开发工具能够对其接收事件进行改善,因此,采用JavaBean进行技术开发,保证系统能够有效检测到工作状态。
2.1 系统方案设计
基于上述技术分析,本文明确了系统使用的具体技术。对于企业而言,对已有的办公系统进行设计,需要基于动态工作流对系统结构进行全面优化。这样设计影响较大,还会妨碍业务工作开展。为了避免资源过度浪费,保证系统结构设计合理。在保证系统方案不变的基础上,将动态工作流技术引入系统。系统采用B/S结构,由局域网、维护管理与外网等结构构成[1],为局域网、外网等结构配置局部交换机,保证内部通信基于交换机完成。内部局域网能够针对企业不同科室客户端进行分布,保证用户通过端口进行操作;服务网站为工作运行提供服务,保障数据运行得到支撑,实现动态工作流运行。基于系统工作核心,改善以往的办公管理方法,对各项流程重新定义,符合监管系统运行工作环境,并对环境情况作出调整;维护管理员对运行网站服务器维护,并监护系统安全。拥有权限的管理员才能进入,对流程定义进行更改,满足实际需求。
2.2 技术方案设计
根据技术设计实际情况,结合设计标准对动态工作流的功能分析。能够知晓工作流运行,依靠的是引擎定义与运行数据库。定义数据库能够根据工作动态情况,对信息进行存储;运行数据则根据工作进程,驱动系统运行产生的数据。两者定义不同,前者属于定义,后者属于执行,共同结合在一起,便于工作流运行管理。
引擎作为保障方案运行的核心,能够为工作流提供流程定义,保证进程运行环境安全。根据系统需求,将特定活动运送到执行者处,实现办公系统自动化运行过程。引擎定义包含了定义组件、控制组件等部件构成。引擎定义能够根据具体流程和规则管理系统,对系统活动负责。活动定义主要是根据办公系统的各项业务流程,从而引导系统执行任务。将实际业务流程转化为工作流能够识别的内容,保障办公系统工作执行得到保障。规则定义能够对系统运行期间,各项活动流程进行监管,保证定义执行的正确性。基于原本的管理进行调整,实现对用户的管理;流转控制则是对系统每一个进程运行数据加以记录,将流程转化为工作活动实例。根据组件对活动状态进行判断,为后续活动设置状态,保证系统运行的灵活性;动态修改则是保证系统运行环境安全,当监测到外部环境发生变化,会及时对现有工作流进行调整。处理和修改的关键在于通过操作系统对进程产生影响。用户界面与网络服务器,用户界面能够根据用户登录身份,给予不同的权限,为办公自动化业务提供支持。对此,为了保证数据库的稳定性,采用Oracle数据库为工作流运行提供支撑,利用Java,JavaBean技术进行系统引擎开发。
动态工作流引擎目的在于办公系统自动化,从而实现工作流定义与动态执行服务,为系统运行创建良好的运行环境。利用运行环境,保障引擎流程实例化,激活相关程序,对流程实行动态管理。良好的系统运行主要是依靠引擎来实现[2]。
3.1 动态工作流引擎数据结构
动态工作流中,关于角色定义与活动定义的描述,如图1所示。左侧结构代表角色定义;右侧为活动定义。其中description代表角色描述,right负责对权限进行描述,并根据rejectname拒绝活动执行。
图1 角色定义与活动定义结构描述
规则定义与流程定义如图2所示,通过对前后活动定义描述,从而对活动表示的操作进行删除和修改。流程定义根据规则定义判定后,能够根据id对流程定义进行描述,组建活动定义序列,对具体内容和结构进行描述。
图2 规则定义与流程定义结构描述
3.2 引擎工作原理
3.2.1 引擎定义组件
引擎定义组件负责取读系统活动,用户对其定义时,引擎组件负责与用户对接,对用户进行判断。组件根据用户获得新的活动执行角色,取读定义数据库中关于活动的定义。为用户建立规则,确定后存入数据库规则定义。引擎定义组件将活动序列转化,根据活动定义分析具体流程的角色信息,并进行存储。
3.2.2 流程解析组件
流程解析组件负责对流程定义解析,并将其拆分成多个单独活动。组件接收到解析请求时,能够根据流程定义解析出顺序的活动节点,对节点进行判断。并根据活动情况,对活动进行二层分解,直到全部的活动节点都成为单个活动。流程解析组件,能够分解出完整的流程,也可以反过来分解流程,输出结果为单个活动序列。流程定义结构,通常是需要根据流程进行,并由路由和活动标识构成。当前一环的活动完成后,中间活动任意完成一个后就可以转入下一个环节。根据工作原理,进行顺序、并发、选择的过程,采用循环路由,实现路由转化。
3.2.3 流转控制组件
流转控制能够控制路由流转,对活动当前状态进行判断。用户启动新进程时,能够根据流程定义发送申请,等待流程解析后获得解析结果。将生成的新标识分给进程,组成新的活动实例。由于每个活动定义都是单独存在,能够在设定活动后,连同进程一起存储于数据库中,便于出现问题时,对流程定义进行动态修改,完成控制过程。进程开启运行后,普通用户登录,能够根据组件分配对应执行活动。根据活动实际情况,确定返回还是继续执行工作。返回上一活动,流转控制组件调出上一活动,并基于当前进程插入活动实例,增加活动节点。节点能够增加进程数量,不会对信息产生任何影响,还能保留每一步操作的具体信息。将下一活动作为当前活动,等待循环的过程,直到所有进程都执行结束。
3.2.4 动态修改组件
动态组件负责对工作各项流程进行检验,根据实际运行情况作出调整,是区别动态工作流与工作流的关键。修改组件受到请求后,需要对修改进行判断,才能对工作流活动进行定义和优化[3]。
(1)活动修改。
活动定义被修改后,内容发生变化,但是不会影响活动本身,流程定义始终不变,修改内容会对进程运行产生影响。为了保障程序能够正常运行,需要对修改过程进行优化。根据对活动实例的分析,明确活动存在于哪一环节的进程中。分析运行进程的情况,判断进程是否能够被删除和修改。允许修改的情况下,可以先对活动定义关联的进程进行保存,暂停进程运行后,对定义进行修改,保证进程同步更新,恢复进程原状态。
(2)流程修改。
流程修改主要从流程名称等基本信息入手,修改的是动态工作流运行的关键。包含了流程内容中单个活动或者节点,在节点运行前,对其节点进行调整,保证路由关系。删除活动或者增加活动,都需要得到规则定义的允许后进行,并判定活动插入删除是否合法。对于不合规则的活动,严令禁止其操作。流程定义作为进程的模板,一旦对进程进行修改后,就会产生新的运行版本。进程按照何种版本运行,需要基于动态工作流引擎给予指示。引擎根据修改定义分析所有进程,选定修改活动位置后,保留修改后以及修改位置前的进程原有执行命令。对于修改后的进程,需要由用户决定其与修改后流程的同步性,并通过引擎对进程活动进行更新。
(3)进程修改。
进程代表系统实际业务,对其修改也就是对业务流程信息进行修改。在活动实例前后增加、删减实例,保证实例与路由之间的关系。为了保证进程稳定运行,需要判断进程实际情况,根据流程完成情况采取操作。对于不合规则的操作,修改后也只是改变单个进程,不会对流程和活动定义产生影响。
动态工作流引擎设计,是保证办公系统实现自动化运行的关键。针对传统工作流存在的缺陷,通过对引擎进行分析,提升工作流的适应能力。动态工作流引擎设计基于流程定义、监管等功能为一体,应用于企业办公系统中,能够实现协同工作的目的。
在当前企业运行过程中,保证工作效率是促进资源整合,实现可持续发展的重要手段。传统管理方式不再适应新时期工作需求,需要建立更加完善的工作制度与管理方式,完善办公自动化系统,保障企业对业务的处理效率。
针对动态工作流的应用,本文从典型业务流程入手。通常企业办公公文流转,需要通过引擎发动流程,以提交作为起始流程,根据审核确定公文,明确文件返回还是继续下一环节审核,由主管审核完成后,传递到办公室归档打印。无需签字的文件可以直接发送给领导审核,办公室最后将全部的文件整理完成后,编号并打印,保存在档案数据库中。发文定义是根据活动流程,结合审核、执行等按钮推动活动进行。用户登录系统后,可以根据系统界面内的权限,生成用户申请的流程选项,并对文件进行处理,开启下一环节的流程。用户进入执行活动,交给上级领导审核,根据领导的审核判断,进行下一环节工作。运行过程中,管理员能够对所有进程进行监控。根据运行情况,给予程序对应指令,保证系统自动化运行。
使用动态工作流在办公系统中应用,能够满足实际需求,并保障系统自动化运行。同时引擎的存在,能够保证用户根据动态修改流程,保证各节点正常运行,增加系统的适用性。动态工作流改变以往系统固定运行模式,提升系统的灵活性,根据引擎修改后的情况继续运行,符合自动化设计需求,不会对工作造成任何影响。
综上所述,工作流管理实现对结构与非结构流程的管理,在社会诸多行业中得到认可和应用。传统工作流应用缺乏灵活性,难以保障系统动态变动需求。基于现有工作流进行优化,应用动态工作流于办公管理系统中。本文通过分析传统工作流技术,基于办公系统自动化运作,从动态角度出发,提出动态工作流应具备的功能,设计动态工作引擎,满足系统灵活性与适用性需求。
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