石油企业文件流转过程中的保密管理
时间：2021-04-23 04:02:38 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
在石油企业，文件管理与保密工作是同时进行的，它对确保文件的有效运转起着非常重要的作用，有助于提高企业的工作效率。在对文件的日常处理中必然会产生大量的机密文件，这些机密文件资料是企业秘密和工作秘密的载体，有的甚至涉及国家机密，所以对文件进行保密管理工作具有十分重要的意义。因为这些机密文件一旦涉及人事调整等容易诱发不稳定因素，进而影响到文件在流转过程中的保密管理。本文从文件的制定、收发、传阅、借阅、复制、归档以及文件的最终销毁等流转过程中的保密规范化管理工作进行了详细的论述。
一、石油企业加强文件保密管理的重要性及原则
文件的管理与保密工作是石油企业文档管理中的一项重要内容，它在企业的建设中是必不可少的，尤其是涉及重大人事调整及容易诱发不稳定因素的重大文件等，更是需要做好保密工作，以免引起较大的波动而影响到企业的正常运转，所以说在石油企业加强文件的保密管理是保证文件安全和及时有效的一项重要工作内容。
为了更好地保证企业文件在流转过程中的保密性，需要严格遵守文件流转过程中的各项规范制度，比如文件的制作规范、文件的收发规范化、文件的传阅和借阅规范、文件的复印规范、文件的保密与归档规范、文件的销毁规范等几项内容。
二、油田企业文件在流转过程中的保密管理规范
第一，文件的制定规范。
随着办公自动化程度的不断提高，日常办公和信息传递等工作越来越多地在计算机以及网络中进行，并由此产生了对网络的依赖性。但是在油田企业制作需要保密的文件时所用的计算机是必须要进行物理隔离的，也就是制定文件所用的网络不能是公共网络，不能与国际互联网连接，不得使用含有公共信息系统的计算机等。另外，文件的拟稿人必须首先要明确所制定文件的保密级别，这是做好保密工作的前提。在文件制定人提出具体意见后，需要交由本部门的主管领导审核批准，再由相关的业务主管领导审核批准之后方可制定。
第二，文件收发规范。
为了使文件在收发过程中实现保密管理，收取文件时必须有专人进行，认真检查并核对文件的份数、编号、发送的单位及地址，避免错发、漏发。另外，文件在发送时要注意履行一定的签收手续，根据需要保密的级别来确定是否由收件人亲自签收；发送到外地的机密文件一定要通过机要处传送，而不是使用普通邮政，而且要确保所发送的文件包装密封，必要时要标明秘密等级。
在日常工作中，需要随身携带保密文件外出的，必须经过油田企业中的相关部门及单位领导的批准，而且不得转借他人携带，同时，为了切实确保文件在流转过程中的保密性，必要时须两人同行，专车接送等，时刻做到重要文件不离身，严谨在没有任何保密措施的情况下随便携带外出。
第三，文件的传阅和借阅规范。
文件的传阅。
包括批办、承办、催办及传递保管等几个重要环节，油田机密文件在各个环节的流转过程中一定要做到以下几点：
a.做好文件的登记工作，包括收文时间、文件编号、发送单位、文件的秘密级别、文件的主要内容及呈送的批办人等，各项手续必须清楚明了，切忌无登记备案，空传文件等。
b.采用直传的方式进行文件传阅，即当文件由相关领导批示后，要将文件退还给经管文件的部门或人员，不得将文件未经保管人而在领导人之间横向传批文件，更不可将批文直接交给承办单位或承办人员。
c.经管文件的人员，要严格做好文件的各项批办登记工作，严格按领导批示范围阅办，不得自行任意扩大阅读范围或交无关人员阅读。经管秘密文件的人员要抓紧催阅、催办、催传或催退工作。
d.传阅文件时应该严格遵守时间限制，所有阅办人员不得积压、延误或长期私存，并在办公场所阅读，更不能私自带回家中。
文件的借阅。
在油田文件的流转过程中，由于因工作需要而进行的一些保密文件的借阅工作必须有正式的单位申请，并经过相关部门或领导同意后方可借阅。
第四，文件的复制规范。
在企业内部复印秘密文件时，必须遵守严格的审批、登记制度，并由指定的专人进行管理。任何秘密文件不得自行复印，一旦因为工作需要确定需要复印时，必须经相关部门负责人的批准方可复印，但是必须严格遵守复印规范，不得复印超出批准范围的份数。对于复印的文件，应该同原件一样进行严格管理，严谨将复印的秘密文件拿到其他复印场所进行复印。
第五，文件的销毁规范。
在确定需要将文件销毁时，需要对要销毁的文件进行逐一登记，并经过单位主管领导同意后，方可进行销毁工作，严谨任何个人擅自销毁秘密文件。而且销毁文件时需要有两人以上的人执行，以便起到互相监督的作用，必要时进行专人护送，现场监督销毁，不得遗漏。严禁将需要销毁的文件向废品收购站等处出售企业文件或其他需要保密的物品等，而应该送指定的造纸厂进行销毁处理。
三、总结
油田企业内部的文件在流转过程中的保密管理，是油气企业文档管理中的一项重要工作，需要严格遵守各项流转环节中的规范制度，确保文件在流转过程中不遗漏、不流失，更好地做好文件的保密工作，为企业的健康、快速发展奠定良好的基础。
（作者单位：中国石油管道建设项目经理部）
