浅谈文秘人员的基本素质
时间：2021-04-22 20:01:59 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要 文秘人员要具备扎实的文字功底和领悟力;要具备政治、理论等五种头脑：第一，要具备敏锐的政治头脑。第二，要具备扎实丰厚的理论头脑。第三，要具备辩证的思维头脑。第四，要具备求实的科学头脑。第五，要具备精明的效益头脑。在平时工作中做好保密工作。
关键词 文秘 素质
随着改革的深化和企业的发展，企业文秘工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。身为文秘人员必须要做到与时俱进，不断充电学习提高业务能力，同时在工作中要保持“精干、严谨、细心、守纪”的工作作风，并不断创新办公室工作的方式方法，进一步提高工作效率，确保自己在新形势下胜任文秘工作的要求。
本人从事文秘工作多年，现就如何做好文秘工作，谈一谈自己的感受。
一、要有扎实的文字功底和领悟能力
身为文秘人员，必须要练就成为领导助手和参谋的能力;同时还要做到细心、严谨。首先是要具备扎实的文字功底：一是记录和抄写。二是起草文稿。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等;抄写，即对一些文稿或领导撰写的讲话、材料及笔记等进行完善，通常会遇到字迹潦草或语句不符合文法等问题，必须要在完善过程中反复推敲、多次修改和征求领导意见后，才能进行誊写打印。另外，为领导撰写报告、发言材料等，是文秘人员的主要工作，这样可以使领导能够腾出时间去做其他工作，身为文秘人员必须要主动同领导接触，了解领导对报告、发言材料的主题、定调和其语言风格，然后细加领会并收集相关材料进行执笔撰写，写稿时要站在领导高度，具有全局性和深刻性;起草和审核文稿，则是文秘工作的另一项重要工作，也是检验文秘人员驾驭文字能力的体现。在文稿起草前要注意收集材料、推敲领导和相关人员观点，检查是否有跑题或外行话等，最后形成文字。审核稿时，要对文稿的主要内容有所了解，重点是在文字和文种上把关，但是，也要主动与拟稿单位沟通，防止出现内容表达不准确的错误。特别需要指出的是，在起草文稿和审核文稿的时候，文秘人员不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导和相关单位参考，而且可以在起草时直接把自己的理解写上去，形成初稿，让领导决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达企业的决策、方针、意图等，并使之成为指导性的文件。
二、要具备政治、理论等五种头脑
第一，要具备敏锐的政治头脑。文秘工作涉及企业的每一个方面，对国家的大政方针必须要有所了解，尤其是近期党和国家的路线、方针、政策必须要有所掌握，所以政治性很强。在很大程度上，企业的文件材料等代表着本企业的主张，反映着本企业的形象，连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题，要善于从政治上观察、分析和消化。特别是在大是大非面前，文秘人员必须头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流，人云亦云。第二，要具备扎实丰厚的理论头脑。文秘人员的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强，起草的文件材料水平也就越高。所以，身为文秘人员必须要勤于学习，始终把学习放在第一位，要博览群书，既要学习政治理论和路线方针政策，又要学习法律法规和企业管理，还要学习企业文化和人文知识。需要指出的是要对企业的生产流程经营状况必须有所了解。只有这样写出的文件材料才能既有水平又接地气。第三，要具备辩证的思维头脑。随着改革的深入和企业发展的变化，人们的思维方式和价值取向也正在经历一场变革，办公室文秘工作应该在这场变革中走在前面，所以要求文秘人员练就观察问题要多视角、研究问题多方位、解决问题多方法的能力。并且要学会超前思维和对问题的把握具有预见性，只有这样才能为企业领导当好智囊和参谋。第四，要具备求实的科学头脑。实事求是，是我们党倡导的一大优良传统和工作作风，也是职业道德，工作纪律。办公室文秘人员想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目。第五，要具备精明的效益头脑。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品。
三、要做好保密工作
文秘人员与领导接触的，掌握的资料多，看到的事情多，必须要具备良好的保密素养。一个企业有人事机密、科技机密、商业机密、财务机密等等，对于一般管理人员和普通员工来说未必能够接触得到，但是，文秘人员具有得天独厚的条件，且有时候还需要使用相关机密拟定文件材料。另外，文秘人员会参加一些涉及机密性的会议。因此，保密工作尤为重要，一旦口风不紧，将会议中的内容或所看到的机密文件泄漏出去，极有可能造成领导工作的被动或企业受损，尤其是人事机密和商业机密等，更会形成不稳定因素和给企业造成经济损失。学习保密守则，是要求文秘人员懂得如何坚持保密原则，但是，在日常工作中，文秘人员必须要养成保密的良好习惯，无论是什么人，在何种场合，只要涉及保密规定的，就要提醒自己坚决不能泄密。有时候虽然在特定的场合碍于情面，仍然要坚守住底线，只有这样才是一名称职的文秘人员。另外，在日常工作中，要根据文件的等级，做到发放时不滥发、不乱发，该收回的文件要及时收回，该销毁的文件要按照有关规定及时销毁，确保文件材料不外传、不遗漏。
（作者单位为铜陵有色集团股份有限公司安庆铜矿）
