云办公软件尚待成熟:云成熟
时间：2019-04-13 04:25:05 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
纽约现代艺术博物馆从去年6月开始采用谷歌的电子邮件系统Gmail和日历。随着员工逐步熟悉和习惯了云版的办公软件，员工们也开始使用其他云办公软件和一些云应用软件。不过，纽约现代艺术博物馆CTO Juan Montes表示，尽管一些博物馆的工作人员开始使用某些云办公软件，但并不意味着它们可以完全替代桌面办公软件，他对这些软件的兼容性和安全性仍然持怀疑态度。
实际上，像纽约现代艺术博物馆这样已经或者正在考虑采用云办公软件的企业并不在少数，特别是一些中小型企业，要不要云办公软件已经成为他们必须回答的一个问题。
要不要云办公软件？
对于大多数知识性员工而言，微软的Word、Excel和PowerPoint是他们工作中必不可少的也是他们最为熟悉的办公软件。根据Forrester 2009年的一份研究报告，当时部署Microsoft Office的企业用户达到89％。但随着云计算的流行，越来越多的IT高管发现他们面临着一个决策：是否要部署云办公软件。
Forrester公司2011年针对150名 IT决策者的一份调查报告则显示，虽然所有150人都支持继续使用Microsoft Office，但其中的72％正考虑云办公软件。更具体地说，3％正在准备采用或已经采用了谷歌Docs或Zoho，15％正在试点或试验，44％的人表示他们有兴趣。其中的原因包括节约成本、提高可用性和可扩展性等。
以洛杉矶市为例，该市两年前把电子邮件系统换成了Gmail，仅此就帮助该市在软件、硬件和支持成本上每年节约了约100万美元。目前，洛杉矶市约1.7万名公务员使用Gmail。洛杉矶市首席技术官Randi Levin说，洛杉矶市选择Gmail是因为节约成本，而不是仅仅因为赶“云”这个时髦。
不过，她说，无论是IT部门还是用户都感受到云办公软件的诸多好处。比如，他们现在可以通过自己的设备查收电子邮件，可以是智能手机、平板电脑也可以是传统PC。而让IT部门高兴的是，系统的灾难恢复能力也得到了改进。同时，IT部门可以把原来支持邮件系统的资源用来做其他的工作，因为Gmail几乎不需要任何技术支持。
Montes也表示，纽约现代艺术博物馆采用云办公软件的原因在于云应用更便宜、更容易维护，同时提供了更多可扩展性、更多存储空间和冗余，员工很容易使用。所有这些好处，再加上员工们越来越熟悉云应用，让Montes开始考虑是否应采用更多的云应用，如微软的Office 365和Google Apps。
全面评估云办公软件
在正式决定采用更多云应用之前，纽约现代艺术博物馆还要对公司网络进行全面评估，以确保有足够的带宽来支持这些基于云的应用，确保延迟不影响使用。更重要的是，Montes还对云办公套件是否能像桌面版办公套件那样满足他们的需求有些担心。事实上，这也是很多企业决定采用云办公软件时普遍的担心。
“在我们的职业生涯中，早就习惯了Microsoft Office。实际上，我们不仅习惯于它，并且它已经成为办公软件事实上的标准，而对云办公软件，我们还不知道该如何用好它。”一位分析师表示。
因此，培训必不可少。比如，IT部门应该告诉员工，不要通过来回发电子邮件来对文件进行修改，而是应该学习如何同时对同一个文档进行修改以协同工作——这是一种更加高效的协作方式，而高效协作正是云计算所带来的主要好处之一。但这种流程上的改变往往是采用云办公软件最大的挑战之一。
实际上，CIO们一定会把提高协作效率作为云办公软件的主要卖点之一，但他们还要看到“云”更具成本效益，也更易于管理，因为此时软件的升级完全由供应商来负责，另外，只要有能上网的设备、能上网就能使用也是云办公软件的优势之一。
同样，云办公软件也有一些局限，必须予以重视。例如，如果在Excel采用了很多宏，并且有很多表格，其中还嵌入了大量复杂的公式，此时切换到云版电子表格工具，就会遇到问题。这一点也是很多业内人士的共识，因为托管的PowerPoint和Excel目前还不具备桌面版同类软件的功能水平。
“我认为现在还不能完全不用微软的Office，比如财务人员常常会用到非常复杂的电子表格，云办公软件就满足不了需求。另外，对非常频繁地使用PowerPoint的公司也不能一下子全面采用云办公软件。”一位分析人士表示。
另外，用户是否接受也是一个问题。云软件过于频繁的更新和改变（大多数云产品都是如此）常常让用户备感挫折。还有，一些用户对云的安全性和隐私问题也很关注。不过，值得高兴的是，一些大型云服务提供商已经能够提供更多的安全专家和安全功能。
但就长期发展来看，不少人看好云办公软件，认为只要所有这些办公软件都有了可替代的云版本，取代只是一个时间问题。云计算的好处再加上基于Web的办公软件本身的不断改进，最终可能会使得各种个人使用的办公软件都迁往云中。
当然，也有反对者。洛杉矶的Levin就表示，自从全面部署Gmail后，越来越多的员工开始使用谷歌提供的云应用套件，如Google Docs，并体验到云计算的好处。但她仍然认为，暂时不会完全切换到云办公软件，因为有很多员工会抵制这一举动，他们中大部分是因为不太熟悉谷歌的这些云产品，而有一些是因为谷歌现有的云办公套件无法提供像微软的桌面办公软件那么强大的功能。
