高校招生档案的保密与利用
时间：2021-04-23 08:02:32 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
招生档案是指在高校招生工作中形成的具有保密价值的文件汇编、招生计划、数值参数、报表图册、电子文档、音像制品、宣传专刊等材料。招生档案是招生工作的真实记录,是录取结果的重要依据,也是存档凭据的有效证明。但在实际工作中,高校招生档案管理还存在着“重保密,轻利用”或“重利用,轻保密”两种极端现象,影响了档案管理工作的正常进行,正确处理好档案的保密和利用关系,在充分保密的前提下做到有效利用,是高校招生事业健康发展、招生工作顺利推进的必然要求。
高校招生档案保管过程中的保密工作
适时调整档案密级程度。招生档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,是随着时间的推移和招生工作开展情况而变化的。招生档案管理人员要积极贯彻落实《保密法》,在提高认识、大力协调的基础上,严格执行涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠;主动接受上级保密部门的监督指导,搞好招生档案的清查鉴定,确定招生档案开放利用程度,切实做好招生档案的规范化和标准化管理。
建立法规制度的新秩序。根据国家有关档案法规和招生工作实际,制定和调整招生涉密档案的各项管理制度,如阅览制度、外界制度、复制制度、保密制度、销毁制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,任何人都无权擅自调阅;由上而下建立起严密的层层监督机制,明确岗位责任制,及时掌握,适时变动,从根本上保障招生涉密档案管理的有效性、准确性和完整性。
加强库房硬件设施管理。高校各类档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是招生部门大多不具备库房保管条件,往往随意将任何一间办公室腾作招生档案库房。从档案保密的角度来看,绝密档案应与非绝密档案分别保管,要设保险柜、保险锁、防盗器,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,库房应与办公室分开,招生涉密档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员严禁入内,从硬件设施等保管条件上确保招生涉密档案的安全。
提高档案管理者的综合素质。招生档案保密内容在不断更新拓展,这就要求档案管理人员应具有坚定的政治素质和高尚的职业操守,必须以高度的政治思想素质为基础,树立服务意识,忠于职守,保持端正的工作态度,坚持原则,秉公办事,严守机密;必须具有高度的保密意识和严谨的工作作风,经手的招生档案材料件件有头有尾,手续清楚。
高校招生档案利用过程中的保密工作
完善档案利用中的监督机制。档案利用监督,是招生档案利用过程中保密工作的重要措施。在利用中,要根据不同利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。还要做到及时宣传利用档案的制度与规定,多与利用者进行交谈和沟通,掌握其利用目的与动机;做到及时观察动态,置每个利用者于视觉之中;做到及时分析利用者的情况和利用效果,经常检查被利用的案卷,不断完善利用登记的监督制度,对于损毁招生档案的违法行为,应及时报告以便及时查处,挽回损失。
科学制定涉密档案管理办法。在不断调整档案密级程度时,针对以往把纸质文件或考生电子档案混合组卷和保管,造成扩散机密漏洞等问题,可以采取分段治理的办法,对以前大量混订在卷内的涉密文件可原封不动,在一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;对密级文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题。同时,要按招生档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台账和存放地点索引,进行科学管理,准确掌握,有效保密,及时做好档案利用过程中的保密工作。
准确区分档案保管期限与保密期限。根据招生工作的需要,准确地区分招生档案的保管期限和保密期限。正确分析和鉴别招生档案内容的现实作用和历史作用,全面确定招生档案的保存价值,有效地判定档案的保管期限。
进一步做好招生档案开放中的保密工作
正确处理安全保密和开放利用的关系。招生档案管理部门要改变“重保轻用、利用不足”等传统保密观念,要坚持“保、放”结合的指导思想,正确处理利用与保密的关系,积极做好对社会和考生公布、开放档案的社会化举措,充分发挥招生档案的潜在价值,在保证学校利益和考生合法权益不受侵害的情况下公布开放档案;在档案利用需要服务时,既要积极热情,又要坚持保密原则,凡对涉及招生工作中具有保密性质的档案(如招生计划等),要严格把关,避免造成失密和损失。
做好档案开放前的审查工作。审查工作是开放招生档案前的重要环节,其主要任务是科学而准确地判定招生档案的开放与控制使用范围。指派业务骨干根据标准,对开放期限内的招生档案逐件进行重点审查,判定开放与控制使用范围,再由有关领导根据审查情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准,适时、适量开放招生涉密档案。
做好档案开放前的整理工作。提高开放招生档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求;建立健全档号,要适应开放后检索与管理的要求;编制各类检索工具,使开放招生档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化;对珍贵、重要的招生档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,保存好档案副本。
维护招生档案的完整与安全。在做好招生档案开放中的保密工作的同时,又要坚持做到招生档案保管得完好无损,不致因温度、湿度、虫蛀等各种不利因素而使档案损坏,对已经破损的档案,要及时抢救;坚持保证档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,既要保证档案实体的安全,又要保证档案内容的安全;坚持档案开放利用中的工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。
(作者单位:郑州大学招生办公室)
编校:施 宇
