浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作
时间：2021-04-23 08:01:53 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：为了增强档案保密效果，进一步发挥档案管理组织职责，拓宽大数据资源推广范畴，围绕大数据时代档案管理模式的变化，应从搭建电子档案数据体系，加大投入力度，完善档案基础设备建设、强化培训，提高工作人员综合素质，提高大数据应用技术等方面优化档案管理工作。
关键词：电子信息档案管理；保密；防范工作
1 引言
随着现代计算机技术、信息技术的蓬勃发展，在促进我国经济增长的同时，推动了现代档案电子化的建设，从而适应现代社会发展的需求。信息档案的建设是以现有档案为依据，在保证档案内容不变的基础上，对档案进行信息化转变，从而实现档案资料的共享。
2 电子档案的概念
电子档案是以数字编码的形式按照一定格式存储在磁盘、磁带、光介质上，并能够被计算机识别或加以处理，可以以数字代码序列的形式进行网络传输。当信息被记录于存储的载体之后，信息被数字化，非直读性、机读性较强，存储信息的密度较高。
3 电子档案存在的安全隐患
3.1 在“软件”方面的安全隐患
电子档案具有一定的重写性，往往通过计算机或者网络进行录入、查看，修改、变动都不会留下痕迹，具有可变性；传输时很容易造成丢失，真实性和可靠性也很难保证。目前，网络技术应用于各行各业，一旦电子档案的信息被篡改或丢失，会造成无法估量的损失。同时，计算机“软件”的更新也会给电子档案带来安全隐患。
3.2 在“硬件”方面的安全隐患
电子档案往往存储在磁盘、磁带、光介质上，这些载体成分复杂，稳定性弱，磁电潮湿、意外事故等都可能导致电子档案的丢失。这些载体很容易受外界环境影响，温度、湿度、机械损坏等等，保存年限比较低。另外，存贮介质的读取设备也在不断更新，该“硬件”设备也会对电子档案存储介质构成安全隐患。
4 电子信息档案管理的保密和防范工作
4.1 进一步加强档案信息化管理的安全保密意识
作为档案管理的相关人员和相关部门要进一步完善现有的档案保密制度和规范，坚持把制度建设放在首位，根据工作实际制定具有针对性、可操作性强的保密规定。狠抓制度建设和落实，及时发现档案保密工作在信息化过程中存在的泄密隐患，堵塞管理漏洞，不断补充完善。日常工作中还要定期开展保密宣传教育、加强保密检查等，做到警钟长鸣，不断提高信息化时代档案保密工作的防范意识。
4.2 搭建电子档案数据体系
大数据时代环境中，档案管理一定要在利用信息平台的基础上进行，同时将现代化管理观念和科学技术融入档案管理工作中，完完全全地展开转变，这时便需要搭建电子档案数据体系。要想让组织或者部门的档案通过电子的方式存留，必须要建设电子信息数据库，以此确保相关文件具有保密性和可靠性，形成标准化、合理化的管理模式。与此同时，在利用档案或者搜索过程中也能在电子档案数据库的支持下变得比传统管理模式更加迅速和方便。因此，档案管理现代化构建是否成功是受电子档案数据库的质量所影响的。在互联网相关平台、发达的高科技技术以及计算机的共同努力下，建造电子档案数据库，制作数据库的储存盘，这样方能让档案处于合理的搜索、整合和存放，同时能促进档案管理趋于现代化、信息化、程序化发展。
4.3 增强档案管理数据的安全性
基于大数据社会背景下的档案管理，需充分发挥网络平台的巨大优势，建立便于档案管理相关工作人员操作的管理软件平台。主要可从三方面入手：其一，健全档案管理信息化方面的水平，建立大数据网络平台；其二，需将大数据这个平台的优势进行最大化发挥，整合其相关业务，改进其工作流程；其三，基于大数据社会环境，严格把控档案管理相关部门的制度要求，确保档案信息的安全性。
4.4 强化企业档案信息化与涉密档案的融合管理
企业涉密档案分为国家秘密档案、企业秘密档案。国家秘密文件本就通过机要通道纸质传递、签收、登记、人工流转传阅，流转完毕签字移交归档。国家秘密档案解禁前严禁数字化处理，在国家未出台政策、安全保密技术不允许的前提下，文件题名与文号、文件内容等相关信息严禁录入企业内部档案信息管理系统，只允许涉密单机录入或手工登记检索条目，工作查询严格规范审批手续，最大限度的保证国家秘密安全。公司的企业秘密档案，按类分为商业秘密、工作秘密档案，按重要程度分为核心商密、普通商密、内部事项档案。按照公司文档一体化要求，把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步推進。公司各业务在办公系统中产生的企业涉密信息，归档后如何进行保护和利用，在信息化技术飞速发展的今天如何保证公司商业秘密和敏感信息档案的安全，是企业档案工作者不能忽略的重要问题。首先，制度约束是保障企业秘密档案保密安全的防护网。公司总部制定了《档案管理办法》《保密工作管理办法》《保护商业秘密规定》《保密工作奖惩办法》《领导人员保密工作责任追究管理办法》《涉密办公自动化设备保密管理规定》《商业秘密安全保护技术规范》等通用制度，下发了《关于进一步加强档案数字化外包安全管理工作的通知》《关于强化信息内网办公计算机电子文档安全保护的通知》《关于切实加强涉密文件定密和流转管理的通知》《进一步加强数据安全工作的通知》《企业涉密事项目录》等文件，对企业秘密从产生到归档、借阅作出明确的规范要求。其次，网络安全是保障企业秘密档案保密安全的基石。通过加强与信息系统管理部门沟通与联系，强化档案信息管理系统保密安全措施，及时反馈档案信息系统中存在的安全漏洞并加以解决，如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新的杀毒软件、设置访问权限、身份识别、管理和利用日志追溯、档案海量数据库数据定时备份等。第三，规范管理是保障企业秘密档案保密安全的根本。在公司自动化办公系统中生成的企业秘密资料通过技术手段控制严禁电子流转。归档的企业秘密资料在电子利用过程中严格进行权限设置，仅对涉密事项产生流程人员和业务分管领导开放查询利用权限，员工通过档案管理信息系统看查询相关事项电子条目，涉密和敏感档案全文电子信息予以屏蔽，绝不擅自扩大知悉范围，确因工作需要利用调阅的办理规范的审批手续。第四，考核约束是保障企业秘密档案保密安全的手段。公司将信息管理、保密失泄密、保密违规违纪、档案管理明确纳入员工绩效管理、企业负责人考核中的减分项指标中，层层落实，拧紧维护企业秘密安全绳，切实保障企业经济和社会效益。
4.5 明确人员责任分工，确保责任到人
在电子档案的形成、收集、整理、分类存储、处理等环节，需要分配专人去负责它的录入、审核、审批、发布、传输等等工作。分工明确，责任分明，每项工作过程有记录和操作者签名，环节可追溯。确保操作正确，从源头确保电子档案的安全。
4.6 有效运用现代先进防范技术
（1）备份技术。电子档案的备份可以从硬件、软件和人工备份出发，这种多层次的备份才能够减少档案丢失造成的影响。（2）防火墙技术。当今社会中的防火墙技术正朝着病毒预防、避免黑客入侵等方面努力。在电子档案管理系统和机房安装防火墙产品。从而控制访问的安全，避免黑客的入侵。
5 结语
综上所述，大数据时代的到来，促进了社会各界的现代信息化构建。各企事业单位要结合实际情况和自身特点，依照相关制度规范，全面实行更加科学合理、符合现代社会发展需求的信息化档案管理模式。
参考文献：
[1] 张群.大数据时代档案管理模式变化研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017，33（17）：105～106.
[2] 王程程，穆佳桐.大数据背景下档案管理价值提升策略研究[J].兰台世界，2015（5）：81～82.
