浅谈社会保险业务档案电子化管理
时间：2021-02-19 04:02:25 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要 在社会保险经办机构各项业务管理过程中，业务档案管理是其中非常重要的一环。业务档案管理工作能否做好，是社会保险经办工作能否落到实处的重要保障。2009年，人社部、国家档案局联合颁布《社会保险业务档案管理规定（试行）》（第3号令），在新规实施近十年来，各地社会保险业务档案工作呈现出了较好的发展势头。但是随着信息技术的发展，目前档案管理也逐步朝着电子化方向发展，本文围绕这一趋势，对社会保险业务档案电子化管理进行了探讨。
关键词 社会保险业务；档案电子化管理；发展
社会保险业务档案是社会保险经办机构办理各项业务过程中形成的原始凭证，是对参保主体社会保险权益的真实记录，是确保参保主体享受社会保险待遇的重要依据，同时也是国家档案资源的重要组成部分。重视并做好社会保险业务档案工作，积极促进业务档案管理的规范化、标准化、信息化，不仅有利于保障广大参保人的切身利益，还有利于社会保险工作理念、制度、管理、服务等全方位的深层次改革和创新。但是随着社会保险事业的发展，业务经办量不断增加，所形成的档案材料也日渐增多，这给很多社会保险经办机构业务档案管理的物理空间带来很大压力，也给档案的调阅带来了很多不便。而另一方面，随着信息技术的发展，目前档案管理也逐步朝着电子化方向发展，社会保险经办机构如果能够围绕这一目标进行探索和投入，将极大推动社会保险业务档案管理的有序化和高效化[1]。
1 社会保险业务档案电子化管理的优势
目前在一些社会保险经办机构，随着社会保险业务与档案信息系统一体化进程的推进，已初步构建起社会保险业务档案电子化管理模式。从实际运用角度来看，电子档案有很大的优势，主要表现在管理效率、利用效率、档案维护等方面。
首先是提高了管理效率。电子档案是将原有的纸质文档进行扫描或拍照，再将相应的电子档案信息和文件影像传入到计算机，并通过计算机程序进行自动归档。这样一来，不仅归档速度大大提高，立卷准确性也能有所保障，不再需要用人工方式进行烦琐费力的归档编排。而在档案呈现的时候，也能够清晰直观地在电脑屏幕进行显现，业务档案的查阅、下载、打印全部可以在电脑上完成，不再需要档案管理人员去档案库房调阅纸质档案，极大减少了档案管理的工作量。
其次是提高了利用效率。一方面，由于电子档案的电子化、信息化属性，能够实现档案信息的快速传输和充分共享，使得对业务档案内容的查找变得十分快捷；另一方面，依靠目前的智能技术手段，电子档案可以根据要求，在分类、检索、编排等方面更加快捷和人性化，有利于管理者的调取和利用[2]。
三是便于档案的保存和维护。在社会保险经办机构对业务档案以纸质档案形式进行保存的时候，往往需要占用大量的物理空间，而且随着温度湿度的变化，可能会出现发霉受损，不利于长期保存；在调阅的过程中，也有可能因为经常翻阅或者操作不当出现档案页掉落、破损、丢失等情况。而电子档案是通过电子存储系统进行保存，占用空间可以忽略不计，档案的日常管理和调阅也全部在计算机上完成，不仅提高了业务档案的安全性，也极大降低了档案管理成本。
2 社会保险业务档案电子化管理的思路
2.1 加强重视，积极投入
所谓档案电子化管理，就是将原有的纸质档案通过扫描或拍照，使其能够被整合归并到相应的档案管理系统中，并且在系统中实现对档案的检索、查阅和下载。有该类需求的社会保险经办机构需要提高对业务档案电子化管理的重视程度，并加大相关软硬件设施的投入。一是积极和相关的科技公司开展合作，依靠科技公司的专业技术，基于社会保险经办机构业务档案管理的实际需求，合作开发相应的电子化管理系统。在合作方的选择上，应当选择同业内合作较多，有一定口碑的科技公司，以确保合作质量和合作效果。二是配置相关的硬件配套设施，包括电子档案数据库服务器用于存储各类型电子档案；扫描仪、二维码扫码枪、激光打印机等归档终端设备；用于电子档案管理的电子签章以及配套的电子签章服务器[3]。
2.2 修订完善相关制度
在业务档案电子化管理系统上线运行后，社会保险经办机构需要针对业务档案管理的新形势、新要求，修订完善相关制度。一方面，要规范完善业务档案管理制度，须结合社会保险经办工作实际，对电子档案的收集、整理、立卷、归档、查询等方面制定规范的管理制度，用于指导具体的业务档案管理工作；另一方面，要对电子档案系统各管理层级的权限进行合理设置，并采用身份验证、防火墙、数据备份、防写技术等安全措施，确保电子档案数据库和档案信息网络传输的安全，有效防止失密、泄密以及其他意外情况的发生[4]。
2.3 开展相关培训工作
由于社会保险经办机构的业务档案管理人員原先所面对的都是纸质档案，因此当业务档案电子管理系统上线以后，应当重点做好对这部分人的培训工作。可以邀请合作开发系统的科技公司相关技术人员，对档案管理人员在系统的日常运用和维护等方面进行技能培训，确保其能够正确有效地运用业务档案电子管理系统。同时，还要做好社会保险业务经办人员的培训，确保其能够熟练地进行电子档案的检索和查阅，并且遵守电子档案系统运用过程中的相关规定。总而言之，不仅要掌握电子档案运用的技能，还要建立起档案电子化管理思维，从而有效推动业务档案电子化管理工作常态化、长效化[5]。
综上所述，社会保险业务档案电子化管理虽然是新生事物，但是对提升社会保险经办全流程信息化水平发挥着重要作用，是社会保险适应“大数据”时代的必然产物。社会保险经办机构要在推动电子档案运用的基础上，进一步规范电子档案的管理，利用好业务档案电子化管理系统，使其在社会保险经办工作中发挥更大的作用。
参考文献
[1] 徐红霞.档案管理电子化的思考[J].中国管理信息化，2012，（15）： 99-100.
[2] 李宜红.浅析档案管理电子化的问题及对策[J].改革与开放，2013， （3X）：169.
[3] 李瑛.档案管理电子化的多维度思辨[J].办公室业务，2013， （17）：140.
[4] 王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善[J].科技创业家，2011， （1）：317.
[5] 曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横，2011，（20）：108.
