档案信息资源开发的意义 档案信息资源传播者控制角色分析
时间：2019-04-30 03:28:21 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：档案信息资源传播者是施控角色和受控角色的统一体。施控角色表现在档案部门对于档案信息资源质量的三次把关、传播媒介和传播范围的控制。受控角色体现在档案部门的传播活动要受到政治控制、经济控制以及自身控制的制约。通过分析传播者的控制角色，达到弥补现有档案信息资源传播理论研究不足，重视档案部门在传播活动中起到的主动控制、计划控制、规模控制的作用。
关键词：档案信息资源；传播者；控制角色
Abstract：Archival information resources disseminators play both the controlling roles and the controlled roles. The controlling roles are reflected by ensuring the quality of archival information resources at three levels and controlling the media and communication range. The controlled roles are that the communication activity of archival department is limited by politic and economic control as well as self-control. So this paper is aimed to make up the shortage of current theory about archival information and attach importance to the role of archival department in the communication activity.
Keywords： Archival information;The disseminators;Controlling roles
近年来，随着传播学研究的炙手可热，“传播学正成为档案学借鉴的一门重要的理论和方法”[1]。而 2012年6月在巴西里约热内卢举办的第17届国际档案学大会的主题是“保护、利用、传播：21世纪档案机构所面临的挑战”，也表明，传播学作为档案学研究发展的新思维、档案开放的新姿态已得到国际档案学者的广泛关注。本文从传播学的理念出发，借用传播学的控制理论分析档案信息资源传播过程中传播者的控制角色。
“档案信息资源传播，是指档案信息资源凭借一定的载体，经过信息通道最终到达档案信息资源受众，并向档案信息源进行信息反馈的整个信息资源传递过程。”[2]档案信息资源的传播者是集中保管档案的机构、集体甚至是个人，最主要的是档案馆，所以，本文的传播者专指档案馆。传播学中传播者的控制理论体现在：其一，传播者对于信息流通进行的干预和影响、左右和操纵，称为“施控角色”；其二，传播者要受到时代和社会的制约，称为“受控角色”。在档案信息资源传播中，档案馆同样扮演这两种相互制约的角色。
1 档案信息资源传播者的施控角色
1.1 对于档案信息资源质量的控制。广义的档案信息资源是档案信息要素、人员要素、技术要素以及其他档案信息活动要素的系统集合，传播者对于这个庞大集合的控制作用主要体现在三个层次上的把关：
第一次把关，体现在档案馆对于立档单位档案工作的监督、指导与控制。档案馆帮助立档单位建立健全归档制度，推行入馆档案的标准化，初次把关档案信息质量。在内容质量上，要求形成人员本着“实事求是”的原则填写档案信息，防止出现内容和事实不一致的现象，保证档案信息的可信性；档案人员怀着严肃的工作态度投入档案工作中，防止因为主观疏忽导致信息内容不完整、不准确。同时，树立完整归档的理念，将处于同一管理活动的形成于不同环节的档案信息集中收集，以反映管理活动的全过程保证档案信息的集成性。在档案载体质量上，要求文书人员严格遵守行业标准，使用利于档案长期保存的纸张而不能贪图便宜购买不符合规定的纸张。按照电子文件归档与管理办法，采用适宜电子文件长期保存的载体，如只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。同时，根据声像档案管理办法，做好声像档案的载体保护工作。
第二次把关。体现在档案馆收集、整理、鉴定、保管和提供利用等一系列工作环节中。具体表现是：档案馆在收集档案时控制档案、资料的数量和比例，优化馆藏结构。将纸质文件转化为电子文件防止信息遗漏、著录出错、档案信息不清晰、不易识别等问题的出现，发现后及时改正。根据保管期限表鉴定档案的价值，及时将失去价值的档案剔除出去。同时，档案馆负责档案实体的有序整理工作，以便在利用者提出查档要求后能够快速查到档案，提供“你来我查”“被动型”利用服务。在日常的保管工作中，做好“八防”工作，保护档案载体的安全，定期检查磁带、光盘、照片等声像载体，以便在问题出现端倪之前将信息及时转移到新的载体上。现在，电子文件的管理也提上日程，档案信息资源二次把关的重要性更加明显，档案馆承担着电子文件进馆后维护其准确性、真实性、可读性、完整性的任务。
第三次把关，体现在档案馆发挥积极主动性，规模控制档案信息资源的传播。针对社会热点或突出的利用需求，档案馆挑选出能够传播并且具有传播价值的档案信息资源，对档案信息的内容进行加工处理，进而通过报纸、图书、电视、广播等各种媒介传播出去。一方面，展示馆藏特色，满足社会对档案信息的利用需求；另一方面，传播文化知识，引领社会舆论潮流。是一个文化事业机构在信息时代应有的姿态表示，也是档案馆主动控制、规模控制、积极控制角色的集中表现。例如，山东省档案馆开展的“知青”档案信息资源的传播活动。2008年，正值“知识青年”大规模“上山下乡”40周年之际。山东省档案馆敏锐抓住传播独特视角，启动“山东知青史研究”项目，开展“知青”档案的征集工作。利用馆藏档案史料以及征集来的照片、日记、“知青”的口述材料等，撰写了《山东知识青年“上山下乡”概述》、《山东知识青年“上山下乡”大事记》，编纂出版了《山东“知青”档案资料汇编》、《青春印象——山东“知青”图片档案》、《怀望遥远的青春——山东“知青”档案实述》。同时，举办了大型展览“山东‘知青’档案史料展”，利用档案馆新馆建成的契机，邀请了档案部门一些权威人士参加，在报纸、电视和网络上广泛传播。引得济南市民、一批专家学者慕名而来，收到了很好的传播效果。当年健在的“知青”看到以前劳动、休息、娱乐的记录，唏嘘不已，在现场情不自禁地给参观者当起了讲解员，以档案信息形成者的身份直接参与了档案信息资源传播，引起大家对那段非凡岁月的回忆和思考，达到感情上的共鸣。 1.2 对于传播媒介和传播范围的控制。目前，档案信息资源传播媒介主要有“语言媒介”、“文字媒介”（包括档案原件和印刷媒介）、“声像媒介”（照片、广播和电视）和“新媒介”（互联网、手机等）”[3]四种类型。语言媒介具有直接交流、保存时间短的特点；文字媒介具有信息密度大、排列系统性、能够重复阅读的特点；声像媒介具有连续播放、融视觉和听觉于一体、接受信息相对容易的特点；新媒介具有信息储存量大、传播速度快、传受双方能够互动交流的特点。每一种传播媒介都有相对传播优势和劣势，档案馆要根据传播的档案信息资源内容类型、受众情况，立足本馆实力以及所想达到的传播效果，选择传播媒介，制定具体传播策略。
规模小的档案馆，馆藏少、人员配备少、经费少。此类档案馆要发挥馆藏少易于挖掘，管理体制机动灵活的优点，及时将特色馆藏、新进档案、馆内动态等利用博客、微博等网络工具瞬时传播，实现在线交流和广泛快速传播，由此，培养一批具有固定档案信息需求的长期用户。比如，从事研究的学者，或者在工作中求助档案的实践工作者。甚至由于管辖范围小，档案馆在赢得公民的信任后，有时，口口相传也能达到意想不到的传播效果。
至于馆藏丰富、实力大的档案馆也要合理搭配传播媒介的使用，有选择地突出一两种媒介的传播功能。做到传播有点有面，档案信息传播有层次、有重点，才可能获得最佳的传播效果。如果不顾实际情况同时运用各种传播媒介，受众可能会目不暇接不能专心于信息的吸收上，造成档案馆经费和传播媒介的浪费。
此外，档案馆还要控制信息的传播范围。由于档案的机密性、内向性，在一定时期和一定程度上，档案信息资源只能流向特定的人群。所以，档案馆编的某些材料只能在内部发行，档案形成单位的档案信息资源只能在形成者的内网上实现传播和共享。
2 档案信息资源传播者的受控角色
传播者在社会环境下生存和发展，所以，它的传播活动必然受到社会环境和自身的制约，具体而言，传播者受控主要表现在：
2.1 政治控制。我国的档案事业实行集中型的管理体制。档案馆是党和政府的机构，由党和政府统一领导。档案馆传播活动受到的政治控制有：首先，通过法律、行政规章控制档案信息资源的传播。我国形成了以《档案法》为核心及见诸《民法》、《刑法》等条文的档案法律体系。对档案的接收和征集、整理和保管、提供利用和公布档案等各个环节都有明确法律规定。例如，《档案法》第十条“国家规定不准归档的材料，禁止擅自归档”就是对接收和征集工作的制约。同时，各级人民政府部门制定具体的规章制度保障档案工作的标准化和规范化。例如，档案馆的建设要符合《档案馆建筑设计规范》，档案工作的开展要遵守《档案馆工作通则》等。随着计算机和网络的发展给档案工作带来的新变化，又陆续出台相关的法律和行政规章。档案馆在网上传播信息要遵守《信息网络传播权保护条例》、《计算机网络国际互联网安全保护管理办法》；《政府信息公开条例》则要求档案馆进一步开放档案信息资源；新修订的《著作权法》中保障了档案馆的网络信息传播权；《CAD电子文件归档与光盘存储办法》和《电子文件归档与管理规范》是电子文件管理领域的规章制度。其次，行政上偏重某一方面信息资源的传播。政府为了配合一定时期内发展动态和社会形势，以及舆论引导的需要，会突出某一档案信息资源的传播。例如，为纪念“改革开放”30周年，各地档案局纷纷开展“改革开放”以来各种政策性、法律法规性汇编，有关劳动就业、医疗卫生、社会保险等民计民生方面，反映“改革开放”成绩、地区著名人物及其他方面的档案征集活动。将整理加工好的档案资料通过各种方式进行传播，以真实反映“改革开放”的历程。最后，控制档案馆内人员的任职。档案馆是科学文化事业机构，其工作人员列入国家事业编制。人员定制、升迁和安置要遵守政府的规章条例。例如，编制人数应按照《地方各级档案馆人员编制标准》规定，随着馆藏档案数量的增减而相应增减。
2.2 经济控制。经济控制主要体现在对于档案馆经费的控制上。其一，一定时期内档案馆的经费基本上是固定的。档案馆的经费来源“主要有财政拨款、计划投资、创收、接受捐赠等四个方面”[4]。一般情况下，经费主要来自财政拨款。计划投资、创收、接受捐赠等则是档案馆经费的补充（城建档案馆其他渠道补充的经费可能比较多）。而国家的财政拨款是根据馆藏档案的卷数来定，所以，一定时期内，档案馆的经费是一定的。在经费定量的前提下，档案信息资源传播要素投入就存在经济矛盾。如果在传播媒介、受众需求和传播效果上投入过多，必然会影响档案信息资源质量的经费补给。如果将馆内人力、财力重点放在档案信息资源质量上，又必然会削减档案馆主动传播、广泛宣传的经费。二是存在级别不同，档案馆经费也有差异的现象。根据2008年芜湖市档案局的统计，市档案局经费60万元，市各县（区）档案局经费总额为61万元，各级国家综合档案馆经费总额16.4万元，市档案馆无经费。级别决定档案馆的经济实力，档案信息资源传播的一系列过程都是经济作为后盾支持，经费的差异必然会影响档案传播效果的大小。因而，各级档案馆传播活动的规模、所想要达到的认知度必然要受到经费的制约。
2.3 自我控制。政治控制和经济控制都是外部因素对于传播者的制约，自我控制则是传播者对自身主动施加的约束。档案信息资源传播者的自我控制包括档案馆的形象控制和档案人员对于自身素质的控制。
传播效果与档案馆的社会形象有很大关系，具有权威性和公信力的档案馆传播的信息更容易为受众接受认可。所以，档案馆要全面贯彻“数量充分，质量优化，成分充实，结构合理”的馆藏标准，进行档案信息资源的建设开发，达到传播内容真实可靠、齐全完整。同时，摒弃“重收藏轻开发”、“重保管轻利用”、“重保密轻开放”、“重安逸轻竞争”等传统观念，以“服务大众”的观念开放档案，改变过去“封闭”、“刻板”的形象。并且，档案馆要合理制定收费标准，不顾实际情况乱开价，会给利用者造成“唯利是图”的印象，对档案利用有所戒备。档案人员作为档案信息资源传播的实际执行者、同受众直接交流的现实人员，其素质直接影响档案信息资源传播的效果。因此，档案人员要适应时代发展，提高信息处理能力和新技术应用水平，将数据库技术、远程服务、档案馆网络、电子论坛等应用到传播活动中；同时，应该改变知识结构，扩大知识宽度，除了学习档案学的基础知识，还要对传播学、心理学、史学、语言学等有一定程度的了解。成为新时代档案管理的专业者、提供利用的服务者、信息资源传播的导航者，真正在档案信息资源传播活动中发挥应有的作用。
借鉴传播学的控制理念重新诠释传播者在档案信息资源中的重要角色，目的在于提醒档案馆改变过去“坐等”受众上门提供服务的消极等待心理，以“积极主动”的姿态向社会传播档案信息资源。将档案信息资源传播看成一个不断变化发展的系统，宏观把握，协调各因素的运行，以求得最佳的传播效果。
参考文献：
［1］田野,张长海.传播学视野下的档案观念和档案工作[J].档案管理,2001(1):15～16.
［2］范圆圆.档案信息资源传播的阻碍因素探讨[J].云南档案,2009(5):26～27.
［3］徐舒柯.论现代档案信息传播中媒介运用的三大原则[J].湖北档案,2011(7):15～17.
［4］何振.档案馆学新探[M].北京:中国档案出版社,2003:264～275.
（作者单位：中山大学资讯管理学院 来稿日期：2012-04-18）
