全过程工程咨询企业信息化管理建设难点浅析
时间：2023-06-05 13:50:24 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
赵炎 魏昊博 深圳市深水水务咨询有限公司
2020年10月，党的十九届五中全会在北京召开，会上正式提出，2035年基本完成社会主义现代化的发展前景目标，并明确“基本达成新型工业化、信息化、城镇化、农牧业现代化，建设现代化经济体系”是“十四五发展规划”重要目标之一，信息化成为国家发展的新方向。当前处于信息爆炸时代，为更好地开展相关业务，协助企业管理者做出最佳决策，那么通过先进的信息技术来处理分析企业经营过程中碰到的各类信息和事件则显得尤为重要。以刚刚起步的全过程工程咨询企业为例，信息化的革新带动了项目管理理念创新，在此基础上大力推进信息化系统平台搭建和相关管理制度完善，积极融合信息技术提高企业管理和项目管理水平，依靠信息技术创建应用系统服务平台，使日常管理和项目风险管理的各个阶段透明度、规范性、高效化、系统化，完成人力资源和技术资源的最优分配，进而提高适应市场环境的能力，加强竞争优势，提升核心竞争力。
深圳市兆业工程顾问有限公司（简称“深水兆业”）自2019年成为深圳市深水水务咨询有限公司（简称“深水咨询”）控股的全资子公司，负责深水咨询全过程咨询板块业务，专业从事工程咨询、造价咨询、招标代理、监理、项目管理等服务，2020年公司成为“深圳市第一批全过程工程咨询试点单位”。随着业务的不断深入发展，项目管理模式中一些不足便暴露出来了，笔者以深水兆业信息化建设为例，浅谈推广建设信息化对全过程咨询企业的重要性与战略意义。
全过程工程咨询企业信息化建设的本质是将先进管理思想的信息技术应用于项目管理，提高项目管理人员工作效率和企业效益。
对于实行全过程咨询的项目而言，管理过程中涉及业务内容复杂、同时存在管理周期长、动态管控要求高的特点，具体可实现的目标有：（1）提高工作效率，信息化平台的搭建可大大减少采用人力传输信息，打通不同业务部门/项目组间的壁垒，提高信息处理速度，同时确保信息的时效性和可靠性；
（2）提高信息存储和检索效率，发挥信息化技术的优势，高效归类各类项目信息，智能化存储信息的同时方便后期信息溯源时随用随取，提高信息管理质量。
从全过程工程咨询企业管理者角度而言，具有辅助决策和增强竞争力的意义，具体可实现的目标有：（1）通过信息化制度的建立，规范管理制度和行为，增强了企业管理者对行业市场变化的迅速反应能力，提高管理决策的准确性和前瞻性，提高风险管控的水平；
（2）进一步沉淀项目管理经验，把建设项目施工管理流程中的关键信息，以系统性、结构化的方法储存起来，并建立项目管理信息库，通过进一步积淀项目管理方面的专业知识，为后期同类型工程项目施工管理针对性开展提供经验总结与工作借鉴，为企业争取更多经济效益的同时更能够为同行业的其他公司提供技术支持，推动整个行业进步。
2017年2月，国务院办公厅印发了《关于促进建筑业持续健康发展的意见》首次明确提出“全过程工程咨询”的概念，随着近年来市场开放和国家政策引导，传统的监理企业逐渐从单一监理业务转变以全过程工程咨询为主，对原来独立的咨询业务进行融合的趋势，众多监理企业积极关注并响应国家行业政策，通过整合业务，实现将业务范围从工程监理与项目管理扩大为造价咨询、招标代理与技术服务等综合咨询，整体业务范围趋向广阔，管理理念随之推陈出新。为了快速适应新形势，从容面对新局面，以笔者就职的深水兆业来说，企业管理者通过对业务整合后的工作需求进行深入调研，结合调研成果组织专业系统开发人员和富有经验的工程技术人员着手开发具有实用性、智慧化、规范化的信息化平台，以下笔者就现阶段初步开发的“2021年龙岗区水务工程（水污染治理+内涝整治）全过程咨询项目”信息化平台（见图1）一期建设进程开展具体需求分析。
图1 系统登录界面
系统概述：本系统立足于“1+1+N”服务模式，对工程项目实施全过程的项目管理，覆盖项目决策、勘测设计、施工、竣工及项目评价等多个阶段，协调各个单项工程咨询服务，协助项目管理人员从整体上控制成本、保证进度、降低风险。为进一步提高管理效率及竞争力，建设基于 Web 端的全过程咨询信息化系统，从项目立项、可行性研究、报建报批，到设计、造价、施工、监理等环节进行线上化管理，实现建设、设计、全过程咨询、施工、监理等多单位合作的流程审批，通过智能分析，展示项目看板、管理看板及施工看板，及时有效的反映项目现状，提高管理效力。
3.1 项目协同管理需求——协同性
需求调研：项目建设过程就像一台不断运转的精密机器，每个参建单位就像机器的部件，每个部件的任何动作都可以轻松关联其他相关业务的运转，通过及时更新相关信息，实现业务与业务之间的顺畅衔接，协同管理的意义便是对所有业务环节进行整合和管理。
全过程咨询管理部通过收集、汇总、统计、处理各种项目信息综合对项目安全、质量、投资、进度进行管控，可以说信息是项目建设中最重要的管理抓手和决策数据支撑。建设信息化管理系统，由系统完成对信息简要的收集、汇总、统计、分析，将传统建设中人力工作大大弱化，决策层第一时间即可对信息进行分析处理，对项目管理各方而言，高效率的配合直接决定着项目工程总体目标完成的质量，而良好的信息处理是默契配合的前提条件。
建设思路：2021年龙岗区水务工程（水污染治理+内涝整治）项目总投资38.7亿，呈现业务范围广、参建单位多、建设规模大的特点，为实现信息高效流转与项目协同管理，信息化平台按照项目全生命周期建设，分5个建设阶段（决策、设计、施工、竣工、保修）搭建框架，并配合贯穿项目建设的合同管理、造价咨询、招标管理、报批报建4个业务板块加以支撑（见图2），共设计开发110个业务模块，涉及勘察设计单位、施工单位、监理单位、全过程咨询单位、建设单位常用的68个标准流程、45个标准表单。全流程全覆盖，通过标准化建设、流程化作业，打造全过程咨询信息系统数字化应用。
图2 系统架构：N应用+一张图+一平台
3.2 文档资料管理需求——实用性
需求调研：常规工程项目建设从决策立项、施工到竣工，建设周期长、涉及面广、种类繁多，参与单位众多，信息处理难度大，经常出现资料少归、漏归等现象。同时面对纷繁复杂的项目资料，归档与保存均需要由专人负责，巨大的工作量和千头万绪的条目，对档案管理人员素质要求极高，且现有主要文档资料传递方式为纸质文件，传递过程存在时效性差、保密性差的缺陷，文档被人为篡改或损毁丢失时有发生，以上不利因素都会成为影响项目验收移交的风险隐患。
建设思路：通过建立档案标准化，管理规范化，实现档案从分散到集中的管理过程，大大提升项目档案工作的规范化水平与处理效率。具体建设思路如下：（1）为确保工程文件档案规范、高效管理，实现工程档案100%移交，在本信息化系统平台中设定有针对性的文件模板，形成文件上传、文档分类标准化管理；
（2）设置文件权限管理功能，对工程档案全流程全痕迹管控，做到“修改有痕迹，撤回需申请”，确保档案管理流程化（见图3）；
（3）支持按不同类别进行档案查询，比如收集单位、录入时间、文件类型等；
（4）针对档案后期移交，系统内档案根据移交资料标准清单进行归档，实现归档目录规则规范化（见图4）。
图3 归档审批流程化
图4 项目资料库
3.3 人员培训需求——高效性
需求调研：监理企业员工培养机制一般采用以老带新，老员工的言传身教配合理论学习，往往需要花费很多人力、物力、精力才能培养出合格的监理人员，但监理工作的特殊性决定了人员流动性较强，随着人员流动，项目上优秀的管理经验和技术流失严重，如何形成知识沉淀，快速提升人员能力？从过往的管理经验中可以发现，通过工程原始资料学习相关业务知识，可以加快人才队伍的培养，但其查阅的复杂和不便使人望而却步。
建设思路：为解决此需求，针对阶段业务、申报模块，经开发实现逐项建立申报指引（见图5），将申报流程和要求指引化，帮助新人快速熟悉业务，甚至零基础申报业务，经验数字化沉淀，最终形成监理企业无形资产。
图5 申报指引界面
实行信息化管理完善项目管理案例库、知识库（见图6），将工程建设管理过程的各种信息进行自动保存，更重要的是实现了业务知识和现场管理经验的共享，使得新员工或新介入项目人员处理信息“有迹可循、有规可依”，吸纳消化这些知识和经验变得更为方便可行，长远来看，此举可为企业培养人才创造条件，大大增加人才储备实力。
图6 项目资料自动归档
3.4 信息存储管理需求——安全性
需求调研：项目信息作为一种独立性资源，具有共享性、增值性、可处理性和多效用性，作为项目建设的无形资产，信息安全是务必十分重视的问题，信息安全性的实质就是要保障信息管理系统或互联网信息中的信息资源免受多种类型的伤害、影响和入侵。
建设思路：本系统重点打磨安全设计（见图7），就不同身份与管理等级，根据项目架构图中职位确定职责，对各个部门及岗位工作职责的管理权限进行梳理划分，确立了使用者的职权与责任，确保了系统正常和安全使用及各种信息数据的保密性，最终实现每位员工在自己的职权范围内进行线上协同工作，确保管理顺畅。
图7 系统安全设计
2021年龙岗区水务工程（水污染治理+内涝整治）全过程咨询项目信息化管理平台计划分三期建设完成，其中一期阶段中采用“边调研、边建设、边试用、边完善”的形式，建设中围绕开发深度、应用人群、移动办公等问题，全过程咨询管理部曾多次召开专题会议讨论，在听取了各岗位负责人意见后，笔者对完善信息化建设有如下思考。
4.1 由小及大，逐步建设
现阶段各全过程咨询企业多数由传统的工程咨询企业转型而来，整合业务过程中多数人员不能及时适应，以深水兆业为例，前身为监理企业，人员多是从事监理业务出身，建设信息化平台时可先重点满足监理业务需求，在人员逐步适应平台操作后增加与其他关联业务的功能，采用“先搭建框架，后逐个完善”的开发思路，万丈高楼平地起，培养项目人员对系统平台的熟练度，更有利于后期功能的建设。
4.2 推行移动式办公模式
前期调研中发现诸多项目信息管理平台均采用PC端登录，部分平台出于信息保密原则仅支持特定网络登录，然而在实际工作中涉及全过程工程管理的各阶段工作多数在与外界单位接触，若局限于固定地点或局域网下使用，其实用性则大打折扣。结合当下移动办公软件的兴起，信息化平台应采用PC端为主，手机端为辅的使用模式，针对特定流程开发相应的信息管理软件或小程序，借助移动办公手段提高部门之间的沟通效率、协调效率、指令传递效率。
4.3 详略得当，精准透明
众所周知，企业信息化建设的过程也是对管理流程优化的过程，如今随着全过程工程咨询企业承接的业务扩展，伴随而来的是管理流程趋向复杂和冗长，为确保管理效率的同时，如何优化各项流程，在这个优化的过程中，是否有些人的利益受损，是否有人觉得被束缚到，是否有些工作不能仅靠系统解决，针对这些具体问题，这个时候需要企业信息化建设负责人既能从大局出发，又能触及细节的抽丝剥茧，最后信息化建设才能上一台阶。
就深水兆业“2021年龙岗区水务工程（水污染治理+内涝整治）全过程咨询项目”信息化建设开展情况而言，信息化系统的建设将信息完全打通、将资料共享协同、将消息及时反馈，为项目管理带来的不单单是效率的提升，更是项目思维和工作模式的转变。但需要认识到的是信息化建设从来都不是一蹴而就的，需要统一规划并阶段性有节奏的执行，这对全过程工程咨询企业而言既是考验也是机会，借助信息化技术建立业务标准化，管理规范化，工作流程化，工作指引化，进而实现传统项目管理从分散到集中的管理过程。
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