【高校科技档案归档工作中存在的问题及对策研究】 档案归档
时间：2019-05-21 03:21:29 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要： 随着建设创新型国家战略的稳步推进，高校科研工作队伍正在迅速壮大，科研资金投入也在快速增长，科研成果在规模和层次上呈现出前所未有的良好发展态势。但是科研人员重视科研成果的申报、发表与获奖，轻视科研档案积累的情况普遍存在。这一现象严重制约了高校科研工作的可持续发展。本文在分析高校科技管理工作中档案归档方面存在问题的基础上提出了相应对策，以期引起高校科技工作者的重视，从而推动高校科研的可持续发展。
Abstract: With the steady enforcement of the strategy of building an innovative country, the university research staff is growing rapidly with remarkable increase in financial input. Research achievements present unprecedented promising outlook in both scale and quality. However, it is commonly seen that research people stress the publishing and applying for award for their research results more than filing related documents, which serious hinders the sustainable growth of university research. This paper offers some solutions on the basis of an analysis of relevant problems for the purpose of catching more attention from the university research staff so as to foster the sustainable development of scientific research in higher educational institutions.
关键词： 高校；科技档案；归档；管理
Key words: university；research archives；filing；management
中图分类号：TP399 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0150-02
0 引言
科技档案是科研机构或个人在从事科学研究过程中所取得的具有保存价值的科研成果的历史记录，是科学技术成果储备的形式之一，被视为科学研究的宝贵财富。完整、准确、系统的科技档案既可作为各类科技人员考核、评审、奖励的重要依据，又是继续进行科学研究的必要条件，同时也关系到科研管理工作的效率和质量。科技档案的应用与管理在高校科研、教学等方面发挥着重要的作用，具有重要的保存和利用价值。科技档案管理的最终目的就是最大限度地开发和利用档案信息资源。在建设教学研究型大学的过程中，科技档案为高校相关工作提供不可替代的服务。高校的科技档案对高校的发展起着重要作用，科技档案归档工作是科技档案管理工作的重要基础，如何完整、系统、科学地收集科研材料并及时科学归档，对学校和科技工作者高效利用科技档案具有重要意义。
1 高校科技档案管理存在的问题
1.1 归档意识淡薄 科研档案收集归档是高校科研档案管理工作中存在的老大难问题。在科研过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖项申报，轻视科研档案资料的积累。他们认为，科技档案归档是学校档案部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了个人荣誉和个人利益，甚至将科研资料当作个人资源。认为自己的科研成果是自己历经艰难才取得的，担心自己的科研成果泄密，造成经济损失，寻找各种借口拒绝归档。这给高校科技档案的收集和归档工作带来很大困难。
1.2 归档材料不完整 高校科技档案是高校科研实践活动的历史记录，其第一属性就是完整性。部分科研人员由于担心自己的科研成果被泄密或受经济利益驱动等原因寻找各种理由拒绝归档或将核心技术档案据为已有，造成归档难；在课题成果鉴定验收后，在申报评奖或成果推广转化中形成的档案材料由于形成周期长、不定期，造成归档不及时，材料不完整。有些科研工作者过分重视个人荣誉和个人利益，将部分科研资料当作个人资源长期占有或不及时归档，造成高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，致使归档材料中，鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少。有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取的原件，不予归还，造成作为科研成果完成单位的高校科研档案不能完整归档。
1.3 归档材料缺乏系统性 高校科研管理工作包括对项目的准备过程、研究阶段、鉴定阶段的管理，还包括对科技成果转化的后续实验、开发、应用、推广等方面的管理。全过程的高校科研管理工作，使得高校科技档案的归档范围不断延展。
高校科研管理的深度延展、范围扩大，影响了高校科技档案形成的系统性。部分科技档案归档人员缺乏高度的责任心和敬业精神，更谈不上全心全意为科研人员服务的奉献精神。归档人员的专业素质及与科研项目相关的专业知识不足，也造成了高校科技档案的归档材料缺乏系统性。
2 相应对策
2.1 健全科技档案管理制度 制度建设是科技档案工作走向规范、科学化的重要保障。高校档案部门应在上级主管部门及校档案工作主管校长的领导下，依据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合本校实际，制定相应的《科研档案管理实施办法》及《科研档案管理细则》，明确科技档案的归档范围、归档时间、归档要求。 科研管理部门应建章立制，坚持部门领导负责制，指定专门人员负责全校范围的科研档案的具体归档工作。为确保科研项目材料完整归档，项目课题组和档案管理部门应各负其责，建立并完善科技档案的收集制度。实行课题组归档责任制，课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集工作，按照科研工作程序，确保科研准备阶段的立项材料、研究实验阶段的过程材料、研究验收阶段的成果材料的完整性。科研管理部门负责档案归档工作的人员，应严格按照学校制定的管理制度认真履行岗位职责，加强项目跟踪管理，确保各课题组分散形成的信息完整地移交档案部门。
2.2 认真学习科技档案管理知识，增强档案人员服务意识 学校档案部门应采取多种形式对科技档案管理人员进行业务培训。培训内容应顺应时代要求。随着现代数字信息技术及网络技术的快速发展和普及，档案人员必须具备现代化计算机应用能力，通过多种形式，实行多层次的培训，提高科技档案管理人员的专业技能、专业素质，不断更新知识结构，学会科学、系统地管理和保存科研成果档案，逐步提高科技档案的管理水平。
学校科技档案归档人员应充分认识归档工作的重要性，在实际工作中应具有高度的责任心和使命感，与科研人员密切联系，对科研项目进行全面跟踪，耐心指导，协助科研工作者将科研项目归档所需的材料完整、系统地整理成册，以备归档。
2.3 加大科技档案的开发和利用，提高全体科研人员的归档意识 科技档案的开发利用是科研档案的最终目的。开发和利用作为高新科技信息和科技知识主要载体的科技档案应该受到高校科研管理工作者的高度重视。目前高校档案部门对科技档案“重保管、轻利用”的观念做法还普遍存在，而且绝大多数高校科技档案利用状况令人堪忧。一般利用者只是通过利用科研档案中的获奖证书或鉴定证书的凭证作用，达到评定职称、申报课题或编写本单位科研史等目的。利用方式单一，利用人次低，利用效果不良的问题十分突出。
科技档案的开发利用是科研活动中的重要环节，必须依靠科研工作者、科研管理部门和档案部门共同努力来实现。随着科技成果转让机制和技术市场的形成，科技档案所有权转让成为科研成果开发利用的新途径。但是，科技成果转让转化首先应由科研成果所有权人和科研管理部门来推动，在此活动中档案部门着力点不多，这也是形成高校档案部门对科研档案“重保管、轻利用”观念做法的原因之一。
基于以上几方面原因的考虑，科技档案开发和利用工作的关键，一是科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科技档案检索工具越完整、越科学，用户查询档案时间就越短，正确率就越高，就能更好的服务于学校科研工作；二是开展科技档案的编研工作。可以根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，形成相对集中、系统的信息资料，把静态档案集合成动态的活信息。
高校科技档案管理人员应提供多种服务途径以加大对科技档案的利用率，把“被动查询”变为“主动服务”，如为有关方面提供科技档案原件、复印件，提供有关目录和各种参考资料，提供相关咨询服务，如提供计算机检索等，举办形式多样的科研成果、新技术成果展览，主动向社会传递高校科技信息。
充分发挥互联网等先进通信技术和渠道，将学校科研机构所具有的大型仪器、设备等社会公示，实现资源共享，节约科研投入资金，使科研工作者充分体会到科技档案的所能提供的服务和能发挥的作用，不仅能促进科研工作，而且会带来经济效益和社会效益。
参考文献：
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