高校艺术系院教学档案数字化的建设现状与对策:美术类设计艺术系最强的高校
时间：2019-02-10 03:23:10 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要: 高校院系级档案信息是高校档案信息的重要组成部分,校园数字档案馆的建设离不开这个重要的支撑。在档案信息数字化的推广中,必备的硬件设施、技术力量支撑、档案信息网络的维护、知识产权保护都是我们有必要探讨的问题。
关键词: 档案信息化策略
21世纪是全球信息化的时代,互联网的普及和各类信息技术的推广给我们的工作和生活带来了便捷。信息资源共享让我们用最小的投入获得资讯利益的最大化,各种科学技术信息资源的传递已由传统纸质方式逐步向数字化信息转换,多年来在公众眼里较为神秘的档案信息资源也不例外,互联网上纷纷出现大量的公共档案数字信息资源。
受大环境的影响,高校传统的档案管理也在悄然发生着可喜的变化,与其它信息资源相比,档案信息具保密性、政治性,这就使得高校档案数字化信息的开发受到一定的限制,院系级档案的数字化信息建设也受到一定的影响。
一、高校艺术系院数字档案建设的必要性
近几年,随着高校艺术专业的招生规模不断扩大,艺术院系的各类档案数量迅速增加,有限的存储空间已经不能适应当前的需要,把现有的档案信息资源转化为数字信息即可解决这个日渐突出的矛盾。
院系级的档案信息除了文书档案信息外,还有教学档案信息。院系级的档案管理能直接反映出院系的教学管理、教学活动等情况。由于艺术专业的独特性,大量的档案信息是在师生的教学实践过程中直接产生形成的,用传统的存储方式会丢掉许多有价值的教学信息,而数字档案信息的开发改变了这个窘况,在教学过程中师生可采用摄像、录音等技术手段对原始材料进行及时有效的存储。
与艺术专业院系相比,其它学科专业院系的教学档案管理相对容易,艺术院系的特殊性决定了艺术院系教学档案载体的多样性,我们有时必须用不同的储存介质(图片、磁带、CD、VCD)来保存同一个教学档案,因为这样教学档案信息才会更加详实、可靠,同时档案保存的时间较过去也有所延长。
以美术系为例,各个专业方向的教学效果完全可以通过学生平时作业和考试试卷来衡量,用传统方式来保存这些极具价值的教学档案除了需要大量的人力对此进行整理外,还需要大量的存放空间,纸张的吸湿特性更增加了档案管理的难度,因此数字档案建设势在必行。
以音乐系为例,《声乐》这门课程的教学档案,如用传统的方式,我们只能通过教学目标要求、考试评分标准及成绩册上面的分数来衡量教学效果。如此一来,该门课程的教学档案信息显得过于简单。但是如果通过采用录音、录像等科技手段真实记录考试过程,就能让我们把“声音”这一看不见、摸不着却又确实存在的原始教学档案有效的保存起来。当学生对教师是否严格按评分标准做出相应的成绩评定产生质疑时,声像档案的详实性、可靠性就会有效发挥重要作用。
二、高校艺术系院教学档案数字化的开发与建设
凡是利用价值较大的教学纸质档案都应尽早转化为数字档案。对于办学规模较早的高校艺术系院来说,专业方向越多,教学档案的数量就越大,学生试卷、学生名册、学生各项过级率统计、学生成绩册、学生的专业实践等,都是纸质档案居多,保管成本较高、易磨损、检索和利用效率较低,这给档案资源共享造成了相对的障碍。通过教学档案的数字化建设,可将学生名册、学生成绩甚至教师的教学课件都挂上网,既能提高教学档案的有效利用率,同时又能为校园档案的数字化建设提供最为基础、详实的数字信息数据。
如若原始的纸质教学档案数量较大,便可通过图文软件,对纸质教学档案进行扫描,实现数字信息的转换。这样做除了准确率高,便于管理之外,还比人工录入要快了许多,更重要的就是档案信息的利用者还可以看到档案最为原始的特征,比如美术系的专业课试卷,试卷原始的纸张颜色、教师批改的成绩等,这些都能更加有效的说明教学数字档案的原始性、真实性和可靠性。
三、高校艺术系院教学档案数字化面临的问题及对策
高校艺术系院教学档案数字化档案建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。它的重点是整个数字化系统,该系统的各个环节都应保持一定水平,通过局域网络进行各环节的联系,这样才能发挥整体优势,提高数字系统的综合能力。某个环节出现问题,将可能导致整个系统无法正常使用。
在档案进行数字化转换工作之前,相关部门应该进行精心地组织准备工作。首先对教学档案管理工作人员进行必要的技术培训,数字化转换工作不仅技术要求高、操作有一定难度,并且还需要资金、时间投入,通过对教学档案管理人员的技术培训可提高档案数字化转换的工作效率;其次,对要进行数字化转换的非数字化档案,进行数字化之前的认定,并提出明确的转换意见,经部门领导和学校主管部门领导同意后,方可进行数字转换工作,这样才能保证教学档案数字化转换工作能够取得预期的效果。
高校艺术系院传统的教学档案数字化转换成功后,档案查询者通过互网络就可利用这些档案信息,这就对档案信息网络管理提出了更高的要求,在提供远程服务时,档案管理软件方面要做到有入侵预警机制,采取防火墙、身份鉴定一系列的措施确保教学数字档案的安全,同时采用现在流行的Fair fox网页浏览器,提供远程利用,有效防止病毒软件入侵。
教学课件是教学档案中的重要的组成部分,如此一来,知识产权的保护也就成为高校艺术系院教学档案数字化所面临的一个重要问题。笔者认为,在教学档案数字化的过程中,我们可通过技术加密,建立内、外网两个管理系统,通过网页访问权限等设置,对一些重要的教学档案进行知识产权保护。
高校艺术院系的教学档案数字化建设是一个复杂而庞大的工程,它需要技术、资金支撑,我们只有从档案的利用率出发,合理分出轻重缓急,才能完全做好教学档案数字化的转换工作。
参考文献:
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