【中小学网络办公自动化的再建设】办公自动化学哪些内容
时间：2018-12-28 03:35:28 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要： 目前办公网络硬件平台已经基本建成，电脑的应用水平逐步提高，但是网络化的应用却没有提高到相当水平，而对于中小学来说，办公自动化水平是网络应用的一个重要层面。现代化的OA软件是实现办公自动化的重要途径。
关键词： 中小学 网络办公自动化 应用 产品 实施
引言
信息化、网络化是发展的大趋势，网络硬件平台建设是重要的，然而更重要的是网络化的应用。本质上，网络平台只是信息化的“路”，网络应用才是“路”上的“车”，仅仅有路而没有车，所建设的高速网络系统就只能成为摆设。
网络应用是一个很广泛的概念，像金融、邮电等行业，离开网络就无法生存。我们认为对于中小学而言，第一步是为教学服务，第二步是实现办公自动化，第三步是实现信息化管理，这三个步骤一方面逐步推进、逐渐深化，另一方面相互促进、相辅相成。多数中小学第一步已经基本实现，第二步的实施只是刚刚起步。那么究竟什么是办公自动化，如何实现办公自动化呢？
一、网络办公自动化的概念
虽然诸如Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化（OA）不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。
现代的办公自动化就是采用网络技术，基于工作流的概念，方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去低效的个人办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，并进一步为管理决策服务。
办公自动化的发展可以分为三个阶段：
第一阶段，计算机应用早期，简单的文字处理软件就构成了“办公自动化”。一般是指使用Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
第二阶段，计算机网络建成，实现网络共享文件、电子文档存储，形成网络办公自动化的新概念，极大地改变传统的办公模式，提供更高效的办公手段，实现有限的协同工作。
第三阶段，有了完善的网络平台；使用综合的办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；实现科学的管理和决策。
二、网络办公自动化的应用
网络在办公过程中，可在以下几个方面对办公起到强力的支持作用：①文件和打印共享；②电子邮件和网络传真；③远程访问及Internet的利用；④公文和报表制作与传送；⑤文件全文检索；⑥人事管理；⑦财务管理；⑧各部门之间资源协同管理；⑨相关协作单位之间资源的管理；⑩信息发布查询。
限于篇幅，本文只对其中主要功用作一下简要说明。
（一）文件共享。它是网络应用中最基本的应用方式。办公网络建成后，联网计算机之间的文件传递无需再依靠软盘、U盘等存储介质，通过网络线路直接就可以更加方便地发送文件。
（二）电子邮件。它是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一，也是办公自动化系统的一个基础性设施。有人认为电子邮件主要用于互联网上远距离发送文件，单位内部使用的价值不大。其实不然。往往在一份办公文件的形成过程中，需要多次报送领导审阅，直到最后满意成为正式文件；对于协同工作中的讨论、意见、建议等内容，需要反复修改，这些都可以完全依靠电子邮件系统。
（三）文件全文检索。就是存放的所有电子文件，不是按文件的名称查询，而是完全按文件的内容查询。计算机软件能够根据文件的内容建立索引库，当你需要查找某个文件时，你只需要通过某个关键词，就能够快速便捷地找到这个文件。日常工作中，我们在完成一个电子文件后，只需要将这个文件存放到支持全文检索功能的服务器中，就能够在日后进行有效的全文检索。
各部门之间资源协同管理，过去除办公系统外，还可能有财务、人事等业务管理系统，这些系统之间很少能够紧密协调起来，往往形成多个信息孤岛。随着延展和深化OA的应用，可以对各种分散存在或被分隔的资源进行整合，把管理真正提升到一个新的层面。
三、网络办公自动化的产品
作为网络办公的软件产品，OA软件被誉为继单机办公应用软件Office之后新一轮的办公革命，成为软件产业一个新的亮点，是国内增长速度最快的软件产品之一，目前我国协同OA软件厂商已逾500家。
但是，国内OA市场尚未建立统一的OA技术标准和规范，缺乏统一的办公自动化技术指导，各个OA开发商各行其是，使得各个单位的OA系统五花八门，低水平地重复设计、重复开发，自开发手段较为单一，平台依赖性严重。这样就给选择OA产品带来很大的不便。因此不建议盲目跟进，要充分考虑自己的需求，先从最基本的开始，有计划有步骤地实施。一方面建设好自己本身的网络平台，提高应用能力和管理能力，另一方面借鉴其他单位的经验，选择相对成熟的产品。
四、网络办公自动化的实施
正确选择相关产品，仅仅是实现办公自动化的第一步，要真正体现它的价值，还要做很多工作。
（一）组建团队。团队的成立包括两个方面的内容：一是以最高领导及各部门领导组成的“领导小组”，二是以各部门业务骨干和IT部门技术人员组成的“实施小组”。领导小组负责人、财、物的支持，以及协调实施过程中的矛盾；实施小组负责配合实施厂商进行项目的推动工作。
（二）实施培训。培训工作必须贯穿项目的始终。需要进行培训的人员有三类：①实施小组人员，他们是项目实施的核心人员，要进行全面的培训。②管理人员，目的是让企业管理层接受管理思想，了解项目功能，并且掌握一定的操作方法。③最终用户，是指所有直接面对系统、使用系统的用户，对他们的培训主要是具体的操作过程。
（三）全面实施。在实施过程中，按阶段分步走，切不可急于求成。在实施中，要注意不断与各部门沟通，对问题要及时解决，不要让一个小问题成为整个项目实施的瓶颈。
（四）项目验收及绩效评估。评价一个项目是否成功，不是看所有的软件功能是否都已经实现，而是这个项目有没有达到实施前我们既定的目标，有没有使管理效率和办公效率得到有效的提高。
参考文献：
［1］张锐昕.办公自动化概论.清华大学出版社，2004.
［2］张成洪.高校信息化的规划与评价.复旦大学出版社，2006.12.
［3］阳东山.学校OA系统需求分析.广西师范学院学报(哲学社会科学版)，2007年第S1期.
