浅谈办公室工作应注意事项
时间：2021-04-23 04:02:36 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
作为单位来说，办公室的职责范围十分繁杂，工作特点是标准高，要求严，责任重大，时限性强。结合近几年在办公室各岗位的不断学习交流情况，针对办公室处理日常事务应注意的几个问题进行浅析，与同行共勉、交流。
一、收文注意事项
1.凡是邮寄、交换、外出开会带回来的并署名由本单位所收的公文，应一律交由本单位文书拆阅、登记。
2.机要人员在去所在地机要交换站或某单位文电处交换完文件后，应妥善保管文件。交换后身上带有文件时，要直接返回本单位，办理完文件交接手续并把文件存放安全以后，再办其它事情。严禁私自带着文件回家、探亲、访友，特别是严禁上街购物、去娱乐场所消遣等。
3.任何人在传阅、批阅纸质文件过程中，不得横传文件。
4.在批阅、传阅纸质文件或电子文件过程中，领导同志的批示应该明确（包括请谁阅，请谁办，如果多部门相关，应由哪个部门牵头等），承办部门或承办人的承办结果（意见）也应该清楚明确。这需要办公室的领导或单位的主要领导在一定规模的会议上进行强调，甚至需要下发文件进行强调或约束。
5.急件要立即办理。对普通文件，也要注意办理时限，尽快予以办理。对需要准备文字材料或比较复杂报表的来文，文书人员应在送领导签批意见的同时，把此公文复印一下，送相关部门阅知，让相关部门先做好必要的准备工作，留出相应的公文办理时间。文件传阅或承办完毕后，应及时按程序返还。
6.文书应定期或不定期地对已收到的文件进行清点核对，免得到年底时文件核对不上，想找时又回忆不起来。还应该按上级规定的程序和办法及时退还、销毁文件。
二、发文注意事项
1.本着精简文件的原则，可发可不发的文件坚决控制不发，没有实际内容或指导意义的文件不发，内容相同或相近的文件合并成一个文件发。尽量避免党政联合发文。
2.要把请示与报告分开，请示应一文一事，不能一文数事，报告中不能夹带请示事项（因为报告是可批可不批的）。
3.要按规定程序发文，坚持办公室核稿把关这一关键环节，坚持拟稿人拟稿——部门领导审核——有关部门会签——办公室核稿——单位领导签批的发文程序，坚决抵制先找单位领导签批，后找办公室核稿或不找办公室核稿的不规范做法。
4.公文水平如何，公文是否规范，是一个企业、一个单位综合素质和形象的真实反映，因此，上至单位的领导干部，下至每个工作人员，都应该虚心、认真地学习公文写作基本知识，这是每个经营管理者、每个机关工作人员必须应该具备的基本知识基础。学习的方式是多种多样的，各单位可根据实际情况而决定。
5.公文核稿工作一般由办公室主任、秘书承担，因此办公室主任和秘书的公文写作水平必须过硬，必须胜人一筹，所核出的公文应该让人心服口服。希望办公室主任、秘书要带头学好公文写作。
6.所发的公文在成文前责任人必须反复认真进行校对，以免文件正式下发后存在错误。
7.公文的格式必须符合上级规范要求，印章加盖位置准确。
三、印章的管理使用注意事项
1.印章、介绍信管理使用问题不可轻视。各单位在这方面出问题是存在的，潜在的严重后果很难预测。因此我们必须坚决遵守、执行规范的公章和介绍信管理使用制度，严格按程序办事。
2.各单位办公室必备本单位的用印审批单，管理印章人员要严格执行用印审批制度，不能看情面，不能想当然或照顾关系。
3.应严禁用印人员（来盖章）和批准人员（单位各级领导）用口头承诺的方式、电话通知的方式办理用印手续。特别是不能为其办理委托书、合同书、协议书、财产证明、取款证明、学历证明、职称证明、车辆转籍证明、因私出国证明等一些比较重要的、以后容易引起麻烦的用印手续。一定要首先有符合规定的审批手续，然后再给用印盖章。
四、会议管理注意事项
各类会议均要遵照会议的严肃性、级别性，突出会议召开的目的性，务实高效、力行节俭，发挥会议对开展、推动局各项工作的重要作用。
1.会议通知。发布会议通知应明确召开时间、地点、主题、参会人员等具体事项后，参会人员有固定范围或主题涉及秘密的会议，采取电话直接通知参会人员的方式。
2.会场布置。会场布置围绕会议主题进行，按照严肃、简洁、规范的原则。会议桌签用于同级单位交流会议、年度大型重要会议、上级重要调研检查、会谈等会议和活动的主席台。会场座次安排按照会议要求及确定的参会人员，依据职务级别、部门排序等原则进行安排，尽可能方便参会者，体现合理化、人性化，确保会议现场秩序井然。会议音响视频设备进行调试，视频会议应确保接收及发射信号正常，会议期间音响、视频设备正常，保证会议正常召开。
3.会议资料。会议召开前应准备会议资料。会议资料一般含有会议议程、参会人员名单、分组安排、汇报材料等。所有资料排版应美观、大方，符合各项标准要求。
五、保密工作注意事项
1.各级保密办公室对保密工作都十分重视，国际互联网已成为日常不可缺少的一部分，泄密事件随时都会出现，哪个单位也不能忽视保密工作。保密工作一旦出了问题，除了当事人要受到追究外，单位的各级领导都将受到牵连。
2.各级单位要建立健全保密工作制度，而且要详细、具体、具有可操作性。有以下几个重点：一是涉密文件不能在网上运行、传输，纸质文件不能随意复印、扩大知悉范围。二是凡是工作人员的计算机存有国家秘密、企业商业秘密、单位重要工作秘密的，应该内外网隔离，特别是涉密的要害部门和要害人员的计算机在内外网隔离，应严格遵守相关规定，严禁涉密计算机上国际互联网。三是要加强宣传教育和督促检查，防止领导干部、涉密人员发生办公电话、手提便携电脑、手机、对外宣传讲话、对外提供资料的泄密问题发生。
六、办公自动化方面注意事项
1.当前，各单位基本都使用办公自动化。首先，使用办公自动化的所有员工，特别是办公室的人员，上班工作时必须及时打开办公自动化页面，做到随时刷新，提早处理待办事项，如因此延误就会造成有待办事项不知道，有急件、会议通知不能及时办理或参加会议的状况，使现代化的办公手段不但发挥不了提高办公效率的优势，反而倒人为地耽误工作。
2.实践中我们已深刻体会到推广应用协同办公系统，特别是实现与上级单位在同一个局域网内相互联接，对于实现无纸化办公，缩短公文传递时间，提高现代化管理水平，提高办事效率，好处非常多，其潜在的价值是用金钱难以计算的。而对于不能用局域网联起来的单位应积极主动采取措施，与有关部门加强联系。早日能使用局域网络，尽快上线协同办公系统。
3.近年由于办公自动化系统不断更新，主要功能应做到：一是把实现协同办公系统公文管理模块与档案管理模块实现自动的联接与转换，实现文档一体化。努力解决办公自动化模块与档案管理模块脱节的问题，力争尽快具备文档一体化功能，避免重复立项，重复开发，重复花钱，耽误时间，影响工作。另一方面是不断强大协同办公系统，把各级管理系统融合为一体，不断充实完善各子模块功能，使其在系统单位各层面通用，为实现文档一体化和建立数字化档案馆工作奠定基础。
（作者单位：西安市供电局）
