档案管理工作中复印件的有效控制 档案管理制度
时间：2019-04-04 03:23:19 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要:本文阐述了档案管理工作中复印件的产生原因及解决方法,并结合对档案复印件的有效控制,探讨档案工作中存在的问题。 关键词:档案管理 复印件 控制 复印、扫描技术使得文件能够按照原本模样被复制,一些无法机制或手绘临摹的带个性色彩的文字、图形或符号,也能被轻而易举地复制出来。由于能使文件材料逼真再现且省时省力,因此在现代办公中,复印机被越来越频繁地应用在工作中。复印件自然也是现代办公的一种必然产物。但当越来越多的文件复印件不断地产生,又该怎样加以控制呢？近年来,本单位的复印数量日益增加。除提供必要的档案复制利用外,还有较大的文件复印量,大致有以下几种状况:(1)仅一页或两页的文件除去文件头尾,中间所剩无几,本应笔录几行即可的,复印;(2)文件所指工作未办结,文书部门需要继续传阅并收集文件,而业务部门又需依照文件办事者,复印;(3)认为该文件或许对将来做某项工作有用者,复印备查。
1、为什么复印件会如此频繁地被用到呢
首先是因为复印件的产生有诸多的有利因素:(1)以复印技术替代传统的手抄笔誊,更快速便捷,更能体现现代化。(2)无需归档的复印件,由于随手拿来的方便,有利于在一定程度上提高办公效率。(3)因复印件是原件的翻版,能逼真再现原件的实质内容。在档案利用中,提供档案复制件能起到有效的证明作用,对工作和社会活动也能起到一定的指导和参考价值,能变死档案为活信息。(4)提供复印件或者利用复印件制作的案卷副本,有利于保护原件,使原件免受损害。甚至可以利用复印件抢救一些因受损害而可能流失的档案内容。(5)提供档案资料复制,是满足用户对档案信息实体利用需求的最简单的档案信息服务形式。
其次,复印件之所以频繁产生,还有其具有本单位特色的根源。(1)文件处理不符合正常的工作流程。1999年以前本单位的档案管理工作几乎处于瘫痪状态,一些重要的文件、资料都散落在个人手中,又因为工作、人事调整等原因,致使档案人员在收集散失文件而大费脑筋,如何做好收集工作成为此后的一项重要工作。从上述状况中也可看出,文书部门为收集而收集,过分片面追求文件材料的及时归档而忽视文件是否办结,导致业务部门不得不复印文件,如果文件所指工作涉及几个部门,那么人手一份必然大大增加文件的复印量。(2)执行档案预立卷制度不完善。近年本单位制定了文件材料预立卷制度,即各科室的预立卷人员将本科室在工作活动中形成的、处理完毕的文件材料,按照归档范围和预立卷类目进行组卷的制度。建立这项制度的目的是为了保证文件材料归档齐全、完整,每个科室设立预立卷人员,负责本科室处理完毕文件的收集工作。应该说,这项制度可以防止文书和业务部门之间因为各自职能不同,而使“文件”和“执行文件”分家的状况。这项制度未能真正地落实,应是文件处理不符合正常的工作流程的根源所在。(3)人们对档案工作缺乏信心和了解,档案室提供利用工作做得不够。上述状况表明,很多人仍存在个人拥有文件、档案资料的心理趋势,只是迫于文件要统一归档,以复印件代替似乎是一个好办法。同时也因为对档案工作缺乏了解,不知道其所复印备查的资料都可以在档案室里查到。这抑或涉及到公有与私有的不同心理感受,随手拿来的方便和办各种手续到档案室借阅之间的差距,可能就是档案室今后在做提供利用工作时,所应努力消除和弥补的。
2、那为什么要对复印件加以控制呢
主要还是因为它的存在有一定的弊端:(1)造成资源浪费。由于工作的非正常运行和制度的不完善以及人们主观能动性的流失,而导致产生越来越多的复印件,因为可以通过不断改进工作和提高资源意识来减少复印量,所以在一定程度上,造成了纸张等一系列办公资源的浪费。另一方面,虽然现代办公设备日益普及,为节约资源而提倡的无纸化办公也日益受到人们的推崇,但如果因使用现代办公设备而产生那么多复印件,似乎也有违无纸化办公的原意。(2)不利于保密。虽然复印件拷贝了文件的内容,但在形式上毕竟不象正规的红头文件那么严肃正经,又无需归档,因此它的存在有相当大的随意性。文件、档案的信息资源会给利用者带来正面的效益,同时也会给某些社会主体造成一定的损害,应该在政治、经济、个人声誉名誉等方面实现最大限度档案信息资源价值的同时,尽可能避免各种损害的发生,必须对档案和最终演变为档案的文件,及复制了文件实质内容的复印件加以有效控制。(3)造成档案资源的流失。档案资源流失,是指本来收藏于档案室的档案,由于人们的系统利用,大量复制,从而使馆藏档案资料中相当一部分信息流失,为档案室外的人或机构所藏,并以各种形式非法公布。尽管正常的档案利用包括对档案的阅览、复制和摘录,在档案利用当时也采取了一系列登记、审批等有效管理手段,但是对于利用者出了档案室（馆）的门以后,就无从监控了,档案资料复制件也就会处于失控状态。(4)有碍现代管理制度的推行,影响单位的整体形象。在一个单位中,除文书部门外,如果文件复印件还较大量的充斥于其它的办公空间,那么不管这个单位的文书、档案工作运行得是否流畅,它对文书的管理绝不是有效的。笔者曾就质量标准体系进行调研,并专门了解了受控文件管理体系。它要求对文件确定受控与非受控界限,并对受控文件建立一系列的有效控制程序,控制数量、内容与保存地点。综上所述,可得出必须对复印件加以有效控制的结论。
3、那么怎样加以控制呢
在谈如何控制之前,首先应明确控制的目的,即把复印件控制在合理的范围之内;其次要明确合理的原则,即扬长避短以促进各方面工作的开展。结合复印件的产生缘由、利弊,可从以下几方面着手:(1)改进工作程序,完善制度落实。要正视在文书处理、档案管理中存在的一些内在问题,进一步理顺关系,确立正常的工作流程,使每一环节都畅通无阻。进一步完善制度,对一些容易疏漏的工作要建立相应的制度加以规范、保障,同时对那些光有制度而无落实的工作,应逐步建立操作体系。如前面提到的预立卷制度,必须加强对预立卷人员的业务培训,使其能够真正担当起本科室的预立卷职责,同时也使本单位的文书、档案管理工作真正实现“统一领导、分层管理”的管理体系。(2)增强主观能动性和资源保护意识。人的主观能动性对于社会工作的展开大有裨益,人脑具有创造性,能对事物进行分析总结,能通过现象看本质。对于一个或长或短的文件,由于人脑的思维和人的主观能动性,人们能总结出其内在的精髓,而不是象复印机似的全文搬抄。在不否定复印和更有利于工作开展及节约资源的前提下,提倡对那些适于简短摘抄和总结提炼的文件、资料进行笔记。(3)加强对档案工作的宣传,使人们对档案有更多的认识。介绍档案室的馆藏内容,使人们了解能在档案室中查到的内容。加强宣传,拉近档案室与人们之间的距离,并使人们知道档案室可以为其所用,而不需要费尽心思去保管自己手中的复印件。同时要加强档案的收集管理工作,使归档的内容尽量齐全,有求必应才能逐步确立人们对档案室的信心。(4)把质量标准体系的管理精神融入到档案管理中,尤其要加强对复印件的管理。首先要对文件、档案资料的能否复印进行审批,然后限量复制,对每一份复印件进行编号,并对编号、复印件的持有人进行登记、签名,控制复印件的数量和流向。持有人应对复印件的保管负责。年终,可对复印件的使用情况进行抽查,销毁已失去效用的复印件,其余可作为本科室的资料加以统一装订和保管。(5)完善档案提供利用工作,以新技术替代。前面所述“随手拿来的方便与办各种手续到档案室借阅之间的差距”,可以说是许多问题的症结。那么现如今兴起的数字化档案、文档一体化以及局域网的建设,使信息资源共享,使利用者能在工作中随时查阅,随时享受随手拿来的方便,这将在一定程度上减少了文件的复印量。
4、结语
在以上几点措施指导下,本单位积极开展了对复印件的控制工作,这在一定程度上规范了文档的复制现状。特别是在局域网建立后,文件复印量确比以往有较大量的缩减。但由于受软件、设备以及某些观念的制约,现阶段暂时还无法完全实现文件无纸化运作。另一方面,由于人们对于实物始终有种更浓厚的心理和生理的依赖趋势,就像纸质的书籍永远不会、也不可能消失一样,比起在网上阅读,更多的人会更愿意把他所需的内容打印出来。另一途径的复制件也因此产生。以上几点或许不足以对控制复印件起到多大的作用,只要在今后的工作中循序渐进,不断加以探索,这些问题一定会得到有效解决。
