照片档案工作初探_个人档案存放在哪里
时间：2020-03-05 07:27:06 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
[摘 要] 照片档案工作已滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强照片档案管理工作刻不容缓。本文从提高意识，争取领导重视；制定办法，狠抓制度落实；分类指导，注重业务培训；创造条件，力求妥善保管四个方面进行阐述。
[关键词] 照片 档案 初探
照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片，并辅以文字说明的历史记录。是国家档案的重要门类和载体,具有重要的保管和利用价值。笔者这几年在工作中发现，照片档案普遍存在着档案形成的数量少、收集不齐全、整理不规范、说明文字填写不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和照片档案的保管及利用。照片档案工作滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强照片档案管理工作刻不容缓。
一、照片档案存在的问题
（一）照片档案管理混乱，问题复杂。
１、管理制度不健全，照片档案没有集中统一管理。
有很多单位制定了相应的照片档案管理制度，有些单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，照片档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，二是各科室一年一次移交档案室，三是由科室分散保管或个人保存。由此表明照片档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、照片意识不强，照片档案难以及时完整归档。
照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有很多的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对照片档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，照片档案难以长久保存。
照片档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而只有少数单位设置了照片档案室或配备了照片档案专柜，有些单位都将照片档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，不利于照片档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、收集渠道不畅，照片档案馆、室藏匮乏。
档案馆是永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏照片档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的照片档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室照片档案不齐全，档案馆的照片档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
5、重大活动档案失控，照片档案流失严重。
众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄影，形成了许多有价值的照片档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，照片（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成照片档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的照片档案不归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成照片档案的流失。
(二）摄影人员的现状和两种误区。
摄影人员在各自单位中直接从事着产生照片档案的工作，并决定着照片档案的数量和质量。很多摄影人员有专职的，兼职的，平均年龄比较轻，大专以上文化程度的占多数。队伍强大、年龄适中、文化程度较高。但专业工龄比较短。经过专业培训的少，专业知识及技能普遍较低。
在很多摄影人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是照片档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片，认为拍完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些照片档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分照片档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成照片档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了照片档案的长久保护和开发利用。造成了照片档案管理上的不规范。
二、 加强照片档案管理工作的对策及建议
（一） 加强宣传，提高意识，争取领导重视。
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二） 加强管理，制定办法，狠抓制度落实。
要改变照片档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的照片从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对照片档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保照片档案归档质量。
（三） 加强监督，分类指导，注重业务培训。
针对照片档案管理现状，档案行政管理部门要加大对照片档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，还要注重业务培训，全面加强对摄影人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好照片档案奠定良好的基础。
（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑，照片档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前照片档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或专室又不现实。笔者认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，照片档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，尽量延长照片档案的寿命。
（五） 全面出击，形式多样，疏通收集渠道。
要实现照片档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。各立档单位、档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对重点单位、重点科室产生照片档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。使照片档案得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
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