4.1.3资料管理程序
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文件类别 实业有限责任公司 文件资料管理程序 文件编号 2-ZH-02 程序文件 版本 A.0 页码: 1/2
1、 目的 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文管理的有关规定，结合我公司实际，特制定本程序。
2、 适用范围：
外来文件（含上级下发文件、相关部门审核批复的文件等）、本单位上报的文件、本单位工作中形成的文件（含技术文件）及各种技术资料。
3、 职责 3.1
总经理负责相关文件的审核批准。
3.1
办公室负责相关文件的起草、审核、报批及管理工作。
3.2
各部门负责职责范围内的文件起草、审核、报批及归档工作 4、 管理程序 4.1
文件分类 4.1.1
上级针对本公司批发的文件 4.1.2
本公司上报并得到批复的文件 4.1.3
本公司从管理制度出发形成的各种文件 4.1.4
本公司与客户往来形成的经营性文件如合同等 4.1.5
本公司形成的各种技术文件 4.1.6
为生产经营技术服务的各种资料 4.2
文件资料统一由办公室归口管理 4.3
文件的编写、批准与发放 4.3.1
文件的编写根据需要由相关部门人员进行编写，并逐级审核，最后报总经理批准，文件发放或上报根据需要由办公室统一发放并存档。
4.3.2
管理手册、程序文件由办公室负责起草，部门负责人审核，总经理负责批准；作业文件由各部门负责起草，部门负责人审核批准；文件发放由办公室统一发放并存档。
4.4
文件发放方法 根据需要向各部门发放有关文件，由办公室在文件上盖“受控” 章，发放时各部门负责人或代收人应在文件发放表上签字，并负责保管。
4.5
文件的使用 各部门要妥善保管好所发文件，在文件夹中不能有无效文件，不允许涂改、折损，如有缺失应报办公室，及时完善。
4.6
文件的更改、替换与借阅 4.6.1
文件的更改 4.6.1.1
文件在使用过程中根据需要进行更改，更改时应填写《文件、图纸更改申请单》，并按改原则是谁起草谁更改，按原审批程序进行报批，更改后文件应有更改标记。
4.6.1.2
文件更改不超过页面的 1/3 应变动版号状态，如：A1 变 A2 或 A3；若文件中重要环节内容或超过页面的 1/3 时，应变更版号，如：A 变 B 或 C。
4.6.2
文件更改后交由办公室，由办公室负责文件发放，并收回旧文件。
文件类别 实业有限责任公司 文件资料管理 程序 文件编号 2-ZH-02 程序文件 版本 A.0 页码: 2/2
4.6.3
文件的借阅 对有需要借阅的，要办理借阅手续，以防止丢失泄密，文件阅完后，应交回，切忌横传；公司文件原则上不允许外借，如需外借需得到总经理批准。
4.7
年终进行一次清查核对工作，确保不丢不损；资料管理人员工作变动时，要进行清点和移交，要双方签字，手续完备。
4.8
文件的注销 对收回的文件要登记并批准后作报废处理。相关表格也是文件要统一由办公室管理，使用表格要由办公室统一复印，更改表格也要执行文件更改程序。
5.相关表格 文件发放/回收记录表 文件、图纸更改申请单 文件销毁记录在表
