创新国企人事档案管理提升人力资源管理水平
时间：2023-06-18 13:05:04 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
胡 琳
（兖矿东华重工有限公司煤机装备制造分公司，山东 邹城 273500）
人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。人事档案记录了员工的个人学习经历、工作和就业经历、政治事件、家庭情况、岗位薪资和奖励处罚等方面，是人事部门组织在历史发展过程中形成的具有法律效力的一种动态记录。这些记录在公司的整体审查、选择和雇用以及管理工作组织中起着不可替代的作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状和问题，进一步提升人力资源管理水平的方法，对于更好地发挥人事档案管理的作用尤为重要。
1.1 扩展和反向概念
目前，人事档案管理是非常传统的，很少有改革和创新。同时，一些国有企业的人力资源管理仍然有计划经济的影子，没有建立“以人为本”的理念，而用行政管理代替了人力资源管理。这使一些国有企业认为这档案管理仅仅是收集和分类，他们对“没有损失，没有泄漏，外部传输和可用文件”感到满意，并且他们不关心管理人事档案、审核和管理，仅由兼职档案完成。不论好坏，都是同一回事。工作不付出艰辛只是应付，不求做到精益求精。
1.2 过程麻烦且效率低下
人事档案的整理是档案组织的基础。当前的材料集合有许多类别、繁琐的链接、相反的方法以及更新和补充方面的延迟。纸质档案难以分类、存储和查找，容易损坏且容易弄脏。总体而言，任务保持在“一送一装”和“相互借调”的应对状态和手动模式，甚至减少为“手动任务”。
1.3 材料缺失和变形
首先，很难确保收集和调用的及时性和完整性。实际上，一些新入职员工，在不同职位工作时没有携带人事档案，或者存在固定文件和破坏原始文件等问题。对于已经毕业并工作了10年以上的老员工，个人档案在学生或刚开始工作时仍是固定的。其次，档案变形程度不同。第三是采集源太窄，范围太有限。档案反映情况并不全面，不足以显示个人的整体情况。由于机密性要求，各方没有访问档案的权限，无法知道档案是否完整，也无法及时补充和完善。
1.4 缺乏合并业务
一些国有企业仍然对人力资源拥有“经验+质量”管理模型，而对人事档案管理和使用进行有关该应用程序的查询，如果什么都没有发生，则仓库被锁定。更不用说引入大数据技术的失败和引入大数据技术未能定量分析业务人力资源现状的失败，它充分证明了人事档案资源在培育、选择和利用人力资源方面的合法作用。
2.1 及时更新和保存文件
作为国企全职高管，人事档案管理人员除具有基本专业知识外，还应具有强烈的责任感。档案的更新是档案管理的基本，没有特殊的快捷方式。关键是要依靠档案管理员的职责以及相关部门和员工对文件的了解。确认更改后，将及时写入档案。一种是定期为员工写简历或进行变更，另一种是建立完善的档案提交系统。构成后，必须提交与员工密切相关的所有材料，例如聘免材料、薪资材料、党组材料、奖惩材料等。三是实行人事档案电子化管理。
2.2 改善文件管理环境，实现标准化
首先，提高档案管理工作者的技能水平。要保证档案人员的安置，组织档案管理人员，及时参加专业培训。二是硬件环境和软件设施的改善。最后，要加强档案管理的智能性和信息化程度。在文件管理中，有必要结合传统管理和网络信息管理来创建智能管理模型。
2.3 改进人事档案的全文数据库配置
促进人事档案管理的信息化过程，将文本资料转换为数据影像资料，充分利用计算机和扫描仪等最新设备和现代技术，转换难以保存为PDF文件，电子照片等的纸质文件。计算机执行全面的分类，根据相关的分类进行存储，改善相关的信息，并使用计算机中的“关键字，年份或分类”搜索和查询功能实现查找文件的智能化。通过建立人事档案数据库，可以以相同方式存储、管理和利用人事档案的文档和数据。配备专业的档案管理专家。
2.4 专业化
首先是提供专业的档案管理人员。文件的分类，信息输入和更新是一项需要大量的时间和精力，来进行的精细化、标准化、专业化且连续性的工作，因此必须拥有专业的文件管理人员。第二是提高记录保存者的质量。由于文件管理人员的素质决定了人工文件管理的质量，因此非常有必要提高文件管理人员的专业水平。
“邀请，外出”的方式加强了交流培训，培训提高了业务技能和整体素质，有力地确保了工作的顺利进行。
国有企业人事档案管理需要有关企业高管的积极关注。人事档案管理的重要性不容忽视，因为人事档案管理的实际需求很小，及时引入先进的信息技术管理模式，优化人事档案管理，改善档案管理人事专长确保人事档案信息管理的安全性和准确性，全面提高人力资源管理水平。
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