企业人力资源信息系统应用研究
时间：2023-05-30 14:00:18 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
牛玲
中国劳动关系学院
人力资源信息系统是在信息技术发展的基础之上，为了提升管理效率而形成的一整套管理体系，依托于计算机和网络，让人力资源管理工作的质量得到提升。经过近几年的实践和探索，人力资源信息系统的应用越发成熟。然而，在很多企业内部，这套系统的实际应用存在各种各样的问题，严重的不光不能凭借系统来提升效率，还会成为企业管理的阻碍。要想更加充分地发挥这套系统的作用，企业管理人员首先应当作出表率，深入研究系统应用的问题，为系统应用创造良好条件，这样才能让企业在激烈的市场竞争中占据优势。
（一）人力资源管理信息系统的内容
所谓人力资源，主要是指那些可以促进整体经济与社会发展的劳动者的能力，也就是那些已经进入劳动年龄并已经开始直接投入建设和尚未投入建设的人群的能力。而人力资源管理信息系统则是通过搜集、加工、运用这些信息数据来开展企业的人力资源规划与预测，协助企业主管进行人力资源的发展和人事决策[1]。从理论上或是目前软件的分类管理上来讲， 人力资源信息管理系统的范畴非常广泛，包括薪资管理、人事管理、招聘管理、考勤管理、保险福利管理、绩效管理等等诸多方面，任何一个商品软件不会把这些东西集合在一起, 他们大多是按其具体功能分模块来实现人力资源管理的需要。
（二）人力资源管理信息系统的各阶段发展
最早一代的人力资源管理信息系统诞生于20世纪60年代末期，当时西方发达国家已经进入信息管理的阶段，企业在人力资源管理方面也积累了足够的经验，亟须一种更为有效的信息管理方法。在这种情况下，人力资源管理信息系统应运而生。这种信息系统对于规模较大的企业来说非常有效，能够对数量非常庞大的数据进行计算机运算，相较于传统的人工处理来说效率更高，而且错误率更低。不过第一代人力资源管理信息系统只能计算薪资，不能包含非财务信息，而且也不能对过往的薪资信息进行保存，总的来说只是一种提高薪资计算效率的软件。
第二代人力资源管理信息系统相较于第一代有了显著的提升，出现在20世纪70年代末。因为在这一时间段内，数据库的发展越来越完善，而有了数据库就能够对体量较大的数据进行保存。第二代人力资源信息系统填补了第一代的空白，不仅能够记录员工的薪资、对薪资进行处理，还能够针对一些非财务数据进行处理，在人力资源管理工作中占据了更大的比重。
第三代人力资源信息系统出现于20世纪90年代，由于这一代使用了HRMS数据库，使得系统具备了生成报表、数据分析、资源共享等多种功能，极大程度上提升了人力资源管理工作的效率，对于企业控制人力资源管理成本来说也具有重要的现实意义。而且在这一阶段，企业管理人员对于人力资本的认识更加全面，知道人力资本不仅局限于工时，还在于员工知识和能力的应用和发挥，在这种情况下，使用计算机进行人力资源信息管理就变得必不可少。
第四代人力资源信息系统发生了革命性的改变，由于互联网的快速发展，在21世纪初，人力资源信息系统实现了网络接入，将企业内部和企业外部进行连接，让人力资源相关信息变得更加容易共享。在第四大人力资源系统的基础之上，企业的管理人员和相关领域的专家积极将各种计算模型加入其中，使得系统的总体功能变得越发强大，不仅能够计算原本无法计算的海量数据，还能够对复杂的模型进行处理和分析，为企业进行数据方面的更加全面的保障。
（一）系统兼容性不高
顾名思义，人力资源信息系统主要的职能是对人力资源的相关信息加以处理，对除人力资源相关信息以外的其他信息处理能力有着一定的局限性，通常只负责将人力资源信息的处理结果传送到其他系统模块中[2]。这就要求系统具有足够高的兼容性，能够以较高的效率运行人力资源信息模块和其他模块，让模块之间的运行互相协调，信息传送更加有效和快速。可是在很多企业内部，由于整个系统在最初设计时就不够严谨，原本处理能力就不高的人力资源信息模块和系统内部的其他模块不能良好兼容。在对其中某一模块进行升级之后，模块之间的协调产生问题，许多系统的整体运行效率大幅下降。尤其对于规模比较庞大的企业来说，系统需要处理的信息较多，一旦系统数据冗余，影响流畅性，会造成系统运行效率下降，严重的情况下还会造成系统崩溃，数据丢失。
（二）企业管理人员对系统应用不够重视
企业管理人员在企业经营的过程中发挥着重要作用，对于企业管理的认知不仅能够指引企业的发展方向，还能够让各个部门之间的协作更加顺利。他们对于企业人力资源信息系统的应用来说也是如此，如果企业管理人员对系统不够重视，系统现存的问题就很有可能不能得到及时的纠正[3]。比如，企业内部的业务发生变更，需要在系统内部通过对相应模块进行升级加以体现，如果这一问题被忽视，业务发生的变更就不能及时地体现在系统中，轻则造成系统内数据延迟，重则造成数据丢失，给企业带来损失。而且在很多情况下，人力资源信息系统的升级需要投入相应的资金，而且这种投入的回报通常难以立刻体现出来，对于很多企业管理人员来说并不愿意投入对应的资金。
（三）系统和企业内部的业务流程匹配程度不高
企业在发展的过程中不可避免地要进行业务的调整，尤其一些核心业务和企业内部的多个部门有联系，在企业的系统中也占据着十足的分量。几乎任何一种业务发生调整之后，都会因为和人力资源或多或少的联系而使双方发生改变。这种改变需要在系统中得到对应的体现，比如对数据库中的数据进行修改，对相应的UI界面进行修改，甚至对人力资源系统和其他系统的对接模块接口进行修改。可是很多企业在这一方面不够重视，业务的调整速度远远超过系统的升级速度，久而久之，系统将不再能够和业务进行匹配，最严重的情况会造成人力资源系统在企业内部边缘化，使企业进入原始的人工处理人力资源信息的阶段，严重影响企业的正常经营。
（四）管理结构和信息渠道优化程度不高
在很多企业内部，人力资源工作虽然不是核心的管理工作，但具有相当的不可取代性。在信息化程度越来越高的今天，企业的信息管理基本会不可逆转地朝着信息化的方向发展，这样不仅能够提升各项工作的效率，还能够避免传统工作模式数据容易遗失的问题。可是除了企业内部业务的调整之外，在经营的过程中，管理结构也会随之发生改变。比如企业在经过一段时间的经营之后，有可能对管理结构进行精简，在遇到这种问题时，人力资源信息系统也要进行对应的调整，不便让系统中的管理结构和实际企业内部的管理结构进行适配。除了管理结构进行调整之外，对信息渠道进行优化也是必不可少的。企业在经营的过程中会产生海量数据，只有对数据进行初步的分类处理，将不同数据准确的归入不同渠道，再对数据进行后续处理才有可能得出理想的处理结果[4]。可是有些企业的人力资源信息系统在接收相应的数据时，不能做好分门别类地筛选，这是信息渠道的问题凸显，影响了整个系统的运行效率。
（一）提升系统的兼容性
要想让人力资源信息系统在企业经营的过程中充分发挥作用，提升管理工作的效率和质量，先应当提升系统的兼容性。因为人力资源信息系统只是企业庞大系统中的一部分，这一部分在结构上处于相对核心的位置，和各个其他系统都可能产生或多或少的关联。在这种情况下，人力资源信息系统能否正常运行对整个系统都会产生非常严重的影响。所以，企业的管理人员一定要通过组建系统维护团队，让专业的技术人员来提升系统的兼容性。要想让系统的兼容性最大化，最好的方法是在系统设计之初就预留好相应的升级空间，做好不同模块的架构，让后续升级更加容易。企业可以面向社会招聘有经验的技术人员，给予相应的福利待遇，让他们主要负责对系统进行维护。在这一过程中，可以开展技术方面的培训和业务方面的培训。技术方面的培训主要集中在系统上，而业务方面的培训主要集中在系统之外企业的相关业务内容上，想培养出来的技术人员，不光对系统有充分的了解，对企业的具体经营和业务流程也会有所认识，长久来说对企业发展会有非常积极的作用。
（二）提升对系统的重视
管理人员作为企业发展的主要推动者，在经营中发挥的作用是无可取代的。要想让人力资源信息系统充分发挥作用，首先应当提高管理人员的重视。尤其对于人力资源管理人员来说，对于这一期的接触是最为密切的，无论是处理员工的工资，还是岗位调动和人员招聘，都会借助系统的功能。管理人员应当对系统有明确的认识，能够将其真正作为工具，提升工作效率。而要想达到这样的效果，企业就必须通过完善的管理制度来制定相应的培训体系，通过培训让管理人员对系统的应用更加熟练，人力资源信息系统发生功能性和结构性变更的时候，及时通过培训让管理人员知晓。领导还可以将好的学习任务分派给不同部门，由人力资源部门带头，检验各部门的学习情况。
（三）提升业务和系统的匹配度
人力资源信息系统应当随着业务的调整而进行升级，然而，为了避免频繁升级给相关人员造成使用困难，企业应当尽量避免业务频繁调整。如果规范地管理，可以减少人为因素对业务的干扰，而减少的干扰就会体现为系统升级频率的降低[5]。由于参与人力资源管理的各方都具有各自的模块，这些模块在一个企业内部的平台上进行互相协作，如果能制定完善的管理机制，让模块进行协调，通过一个完整的数据流来实现数据处理的高效化。这就要求系统具有足够的业务匹配性，需要根据业务的实际情况来对应架构系统，整合或者拆分系统的功能。而这种匹配是双方的，业务应当制定一个总体的方向，尽量避免发生变动，而系统也要通过足够的弹性来为后续的升级或者调整预留空间。
（四）优化信息渠道
在信息时代，企业内部的信息需要经过集中处理才能够体现系统的优势。而在接受海量数据的过程中，对渠道进行严格把控是必不可少的。尤其对于人力资源信息系统来说，员工的工资信息、合同信息、考核信息、名册信息等多方面信息都会在传回的数据中加以体现。而不同种类的数据需要进行系统识别，并将其传输到对应的模块中加以处理。而且处理数据还要根据操作人员的权限和需求等加以限制，权限不够的人员不能对相应数据进行处理。系统需要对任何处理信息的操作加以记录，人为对系统进行操作，也属于对信息渠道施加了影响。所以，管理人员应当认识到，人力资源信息系统虽然功能越来越强大，能够处理的信息越来越多，精确度越来越高，但在某些环节上仍然离不开人为操作，而人为操作就会对信息的来源产生影响。为了解决这一问题，企业可以针对不同渠道的信息设立不同的系统监管，当数据归类到对应渠道之后，由这一系统监管机制对数据进行检查[6]。比如，当员工的薪资信息传回到系统中时，通过监管对信息进行识别，确认信息准确无误之后，将其传入不可进行人为操作的渠道，这样能够确保信息的准确性。人力资源信息系统中的信息渠道来源多样，而且随着企业的发展，渠道的种类和数目有可能进行增减。对渠道进行维护的任务应当交给企业内部的技术人员，同时明确责任，设立对应的惩罚机制。由于数据在系统中的传输是可以追踪的，数据在不同模块中出现的不同问题，可以由对应的技术人员承担责任。同样，如果数据能够在对应的渠道中处理得当，长时间不出现问题，不会因为数据冗余、数据残留等影响系统的运行速度，也可以对相应的技术人员进行奖励。
信息技术对于企业的影响越来越显著，越来越深远，企业对于信息系统的依赖程度也越来越高。尤其人力资源信息系统在企业中的作用不可取代，不光可以提升人力资源管理工作的效率，还能够作为信息传输的重要中转，将有效的信息传输到企业内部的其他部门，实现整个系统平台的协调运转。然而在实际应用的过程中，由于各种各样的原因，使得很多企业实际的应用效果不够理想。文章对这些问题进行简单分析，并提出相应的解决对策，希望相关人员能够给予重视，结合企业经营的实际情况灵活加以应用。
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