信息技术在学校档案管理中的有效运用
时间：2021-04-22 20:00:05 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：随着时代的进步社会已经步入了信息化的殿堂，各行各业已经广泛的开始运用信息技术，而学校档案管理的发展也不可抑制的受到了信息技术的影响。学校档案管理需要运用信息技术，从而提高工作效率推动学校的发展。但现在学校在档案管理中仍旧存在许多弱点和缺陷。通过信息技术在学校档案管理中的运用，有效的弥补了之前的弱点和缺陷。
关键词：信息技术 档案管理 运用
一、学校档案管理传统方式存在的问题
（一）保密工作不足
学校档案管理的传统方式是利用手动的居多，为了保障工作的效率势必需要的人力就多，人员来来往往导致接触档案的人员过多，且并不是每一个人员都百分之百的拥有良好的职业操守，所以面临的困难就是档案的保密工作可能随时出现问题。不仅保密性差，而且在过程中也很容易丢失或者损坏档案。
（二）管理困难，工作效率低
手动管理和自动管理不同，人不同于机器设定好了之后就不容易出错，人是一种容易受到各个方面影响的生物，所以在工作中不可避免会出错。加之档案管理的数据资料会越来越多，管理时候的更新、维护工作变得更加困难，错误也相伴着会变多。不仅查询利用和管理档案资料困难，而且工作效率很低、易犯错、劳动量大。
二、信息技术在学校档案管理中的优势
和学校传统的档案管理方式不同，在档案管理中运用信息技术不仅能够轻松的避免传统方式中的弱点和缺陷，而且它还存在着许多优势。
（一）节省人力资源
传统的学校档案管理方式因为需要手动的地方比较多，需要团队协作才能完成。运用信息技术不同，它采用的是信息化和自动化功能，只需要少数的人进行操作指挥即可。大大的减少人力资源的浪费，同时长期来看降低了学校档案管理的成本。
（二）提高工作效率
运用信息技术之后的学校档案管理系统具有储存量大、处理迅速、查阅便利等优点。信息技术可以利用各类处理软件，利用表格、图形等方式将档案分门别类的管理。这样做的好处是在查询、更新、修改等方面十分便捷，不仅方便了管理人员更加方便学校随时调用档案。提高了工作效率，也大大减少了出错率。
（三）加强了保密安全工作
信息技术的利用大大减少了管理人员的数量，而且一些比较机密的信息可以通过加密的方式保存在信息库中，显著提高了档案管理工作的保密性。同时因为电脑信息库中存有备份，所以即便纸质资料受损之后也还可以补救，所以相对的更加具有完整性和安全性。
三、信息技术在学校档案管理中的有效运用
信息技术在学校档案管理中的有效运用使管理方法科学化、管理部门高效化、档案工作标准化。推行的时候应当以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导开展工作，切实推动档案管理的信息化、自动化建设。要将信息技术运用到档案管理中就需要做到提高管理人员素质、足够的资金支持、加强信息自动化建设等。
（一）提高管理人员素质
学校档案管理说到底主要依靠的还是管理人员，所以提高管理人员的素质十分关键。因为档案管理工作的一些特性决定了工作人员必须具备一些特性，心思细腻、崇高的职业操守、娴熟的专业技能等。所以要有效的运用信息技术关键的就是先从提高人员素质开始。在具备了一个优秀的档案管理人员特性以后，对于信息技术方面的专业培训也是必不可少的，应当合理定期对其进行培训和提高。
（二）学校的支持
将信息技术运用到学校的档案管理中，学校的支持是必不可少的。在购买相应的设备、邀请高素质技术人员、培训管理人员等都需要学校的支持。所以学校应该在投资上给予全面的支持，改变基础设施、改善管理工作环境，支持信息技术的运用。
（三）转变传统模式，提高服务质量
学校的档案管理正逐渐向信息化和自动化方向转变，所以档案管理的一些老旧方式就需要转变了。传统的档案基本采用纸质档案，造价高且容易损坏。所以信息技术下的档案管理就可以将档案分为纸质档案和电子档案，对于一些非必要非重点的档案可以采用电子档案管理，因此那些必须要有纸质档案的文档则分开保存。对于重要档案可以采用纸质和电子档双保险的策略，且两种类型都要做好保密安全工作。在档案的收集和利用工作的时候，可以直接利用互联网对档案室和学校各个部分进行网上操作，既节省了时间又提高了效率和服务质量。
（四）加强自动化建设，提高工作质量
传统的档案管理往往会因为地域限制使得利用率比较低，工作质量也不高。而利用了信息技术之后不仅打破了地域限制，而且在利用的时候不仅可以有文档信息还能相应的提供图像信息。
（五）加强信息化档案管理的安全意识
虽然信息化的档案管理具有高效、快捷的优势，但和传统模式相比也有诸多不足。例如在进行电子档案的管理的时候，极有可能会因为一些病毒、网络信息窃取等问题而导致档案的安全和保密工作受到影响。也可能会因为计算机系统、软件更新问题影响到管理工作的顺利进行。所以在利用信息技术的时候也要配备相关的技术人员，定期的做一些维护工作和保密设置的工作。
四、结语
信息技术利用在学校的档案管理中已经是必然趋势，现今在信息技术的利用中还存在许多的问题和不足，这就需要学校和档案管理人员不断的努力和改进，最终让学校的档案管理工作走向现代化和信息化。
参考文献：
[1]刘方. 信息技术在学校档案管理中的应用[J]. 实验教学与仪器，2011，04：62-63.
[2]邱戈红. 信息技术在高校档案管理中的有效运用[J]. 办公室业务，2012，03：34-35.
[3]苏友华. 浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J]. 黑龙江档案，2012，03：104.
[4]石咏梅. 信息技术在学校档案管理中的应用[J]. 才智，2009，16：210.
作者简介：王美君 性别：女出生年：1968年籍贯：山东烟台单位全称：山东省烟台市第一职业中专 职务职称：档案管理员 研究方向：档案管理。
